A gestão de processos de uma empresa pode ser complicada, frustrante ou um verdadeiro bicho de sete cabeças dentro da companhia. São tantos processos, agentes, e-mails, planilhas, reuniões, acompanhamentos e planejamentos que a empresa pode perder um tempo precioso e valioso apenas por uma questão de desorganização.
Por isso, a automatização de processos tem se tornado uma prática FUNDAMENTAL nas organizações modernas, e automatizar algumas dessas funções faz parte da gestão inteligente da Pipefy, plataforma de organização online e personalizada.
A seguir, confira tudo sobre como funciona a Pipefy, o que é a ferramenta, e como fazer o Pipefy login.
Automatização de processos com a Pipefy
Em resumo, a plataforma Pipefy foi criada e desenvolvida pelo brasileiro Alessio Alionço, em meados de 2013. Quando a ideia surgiu, Alionço organizou o briefing e pediu o feedback de 40 clientes em potencial. Em geral, donos de empresas de pequeno a médio porte, de cinco a 100 colaboradores. Para a sua surpresa, a resposta foi positiva e todos disseram que se o sistema de gestão inteligente estivesse funcionando, eles contratariam os serviços. Destes, 17 compraram pacotes antes mesmo do projeto ir ao ar.
Atualmente, a empresa de Alessio Alionço atende aproximadamente 15 mil companhias espalhadas por 140 países, como Volvo, Kraft Heinz, IBM, Toyota e Santander. Afinal, qual é o motivo de tanto sucesso? O principal item é a gestão por processos. Inclusive, foi o ponto-chave para a criação da plataforma.
Ou seja, inconformado com a falta de organização em diversas etapas do mercado profissional, o CEO da Pipefy projetou a marca com intuito de solucionar um problema que ele e diversos profissionais sentiam no dia a dia.
Pipefy: como funciona
A ferramenta Pipefy funciona como um etapa de gestão por processos capaz de agilizar e aperfeiçoar fluxos de entrega de trabalho. E, melhor, tudo isso com autonomia e configurações personalizadas. Com esse recurso, é possível:
- facilitar a criação de demanda e execução de trabalho;
- agilizar relatórios para análise de resultados;
- aumentar a eficiência na organização e gestão da empresa, como a área de RH, por exemplo;
- além disso, efetuar o onboarding de clientes – socialização organizacional.
Mas, para o que serve o Pipefy? O principal intuito da plataforma é oferecer um workflow automatizado. Este, basicamente, corresponde a uma rotina de trabalho fluida e de gestão inteligente. A implementação é feita com facilidade e segurança. Dentre as vantagens, oferece:
- Campos, formulários e portais compartilháveis;
- Formulários internos;
- E-mail para endereços eletrônicos específicos;
- Conexão entre processos;
- Integração com ferramentas variadas;
- Configurações personalizadas;
- Automatização de tarefas;
- Construções de fluxos de aprovação;
- Comunicação rápida e eficaz;
- Bem como, otimização e análise de resultados.
Outra vantagem da ferramenta Pipefy é o passo a passo que utiliza para a gestão por processos. Em suma, um processo corresponde a uma sequência de etapas que é utilizada por uma equipe de trabalho ou por uma pessoa para atingir o resultado esperado. Na plataforma, cada um define o seu projeto e quantas fases ele terá. A partir daí, será possível definir cada meta por meio de cards (cartões) e, assim, definir datas e confirmar cada uma conforme a finalização.
Quanto custa o acesso à plataforma Pipefy?
A plataforma Pipefy oferece quatro opções de planos para gestão inteligente:
- Starter: gratuito, para equipes pequenas, freelancers e estudantes. Também é possível utilizar nos primeiros dias de teste.
- Business: custa US$ 18 anuais ou US$ 22 mensais, para empresas de pequeno a médio porte.
- Enterprise: custa US$ 30 anuais ou US$ 36 mensais, para organizações maiores que necessitam de mais segurança, controle e suporte.
- Unlimited: por fim, essa opção é customizável e não possui um preço definido. Pois, varia de acordo com as necessidades de cada cliente.
Como fazer Pipefy login?
Em primeiro lugar, para começar a utilizar a plataforma, o primeiro passo é fazer o Pipefy login na página principal do site. Para fazer isso, vá até o canto superior direito da tela e clique em “entrar”. Em seguida, acesse “crie uma conta grátis”, preencha todas as informações do formulário e finalize o processo. Uma confirmação chegará ao seu e-mail. Por fim, é só começar a usar a ferramenta da forma que desejar.
Como mexer no Pipefy?
1. Escolha um template
A plataforma Pipefy possui uma interface intuitiva e simples de usar. Para utilizá-la, primeiramente, escolha um template pronto. Para fazer isso, acesse a galeria de templates, escolha a opção que mais lhe agrada e customize-a da maneira que desejar. Se você preferir começar um layout do zero, vá até o final da página e eleja o ícone “criar um pipe customizado”.
2. Eleja o pipe
Em segundo lugar, dentro da ferramenta, a gestão por processos é chamada de pipe. Este acompanha o fluxo de trabalho desde o início até o fim. Para obter uma gestão inteligente, é importante criar cartões com pipe, ou seja, com cada fase do projeto até a finalização.
3. Crie cards
Em terceiro lugar, os cards que indicam “em processo de aprovação” ou “aprovado” são exemplos utilizados no dia a dia. Cabe ao profissional ou à equipe decidir e acompanhar cada etapa. O ponto positivo da plataforma é que todos podem acompanhar cada ciclo e saber como anda o planejamento individual e coletivo. Assim, quando algo for urgente, todos verão o alerta na respectiva atividade. Esse é um dos principais recursos, pois pode ser aplicado para diferentes tarefas, tais como:
- leads;
- pedidos;
- produtos;
- tarefas e muito mais.
4. Faça um formulário inicial
O formulário inicial é fundamental para delimitar o propósito e as etapas de cada tarefa ou projeto. Essa etapa corresponde ao fluxo inicial de trabalho e à utilização dos cards. Essa área é personalizada e varia de acordo com cada objetivo.
5. Organize um painel de relatórios
Por fim, essa etapa é muito importante no dia a dia da empresa. Pois, permite a criação de um painel de relatórios para consultas. Basicamente, funciona como um banco de dados. Dessa forma, é possível utilizar o Pipefy para centralizar as informações em um só local, analisar gargalos e obter ideias novas ou soluções.
Como automatizar processos com a ferramenta Pipefy?
Automatizar a gestão por processos é essencial para manter a organização de uma empresa. Sendo assim, com a plataforma Pipefy, é possível fazer uma gestão inteligente e acompanhar os resultados do trabalho em equipe. Entretanto, além da ferramenta adequada, é fundamental obter o conhecimento necessário para ter sucesso na área em que atua.
Por isso, o curso de organização de processos, oferecido pela Organize na Prática, é uma boa alternativa para facilitar as etapas do seu trabalho, melhorar os resultados, bem como adquirir um controle eficiente.
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