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Aprenda na prática Como Usar o Evernote em situações da rotina e aumente a produtividade.

[COMO SCANNEAR] Digitalizar Documentos Pessoais com o Evernote

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No artigo de hoje quero falar sobre como digitalizar documentos pessoais.

Nossa vida anda cada vez mais corrida, são inúmeras as tarefas no cotidiano, e o esquecimento acaba sendo algo rotineiro para muitos. Esquecermos onde guardamos nossos documentos pessoais, nossos compromissos e principalmente os arquivos e informações que recebemos de diferentes fontes (email, whatsapp, pen drive, etc).

Uma ótima solução que me ajudou a ter mais agilidade foi guardar praticamente todas as informações no Evernote.

O Evernote é um ótimo app pois suporta diferentes tipos de arquivos. Tudo fica salvo em notas facilitando a consulta e principalmente a organização. Eu gosto muito de classificar as informações por projetos, assim em uma simples busca pelo nome do projeto, encontro em segundos tudo relacionado (emails, arquivos, atas, anotações, etc).

Mostro em detalhes nesse artigo como usar o Evernote para Gerenciar Projetos.

Atualmente tenho digitalizado no meu Evernote praticamente todos os documentos pessoais (CNH, passaporte, reservista, título de eleitor, carteira do convênio, etc).

Você talvez nunca tenha pensado nisso, mas a simples digitalização e armazenamento dos documentos pessoais no Evernote pode te salvar de inúmeras situações de sufoco.

Isso mesmo, documentos de uso diário podem ficar armazenados no Evernote e estarem sempre acessíveis de qualquer dispositivo.

Mesmo sem uma conexão à Internet é possível acessá-los, para isso, basta colocar o caderno que armazenou os documentos em modo off-line (será necessário uma assinatura Evernote Plus ou Premium para ativar esse recurso).

 

Praticidade e facilidade em digitalizar documentos pessoais no Evernote

Você já lidou com a situação de chegar em um hospital ou à algum evento, e perceber que esqueceu um documento importante?

Bate aquele desespero e logo o estresse de pensar no transtorno que passará devido ao esquecimento do documento.

Agora imagine se toda essa preocupação sumir com a ajuda do Evernote.

Você só precisa abrir o aplicativo, clicar na caixa de pesquisa e digitar pelo tipo de documento. Por exemplo “cartão de assistência”, e em segundos você terá em suas mãos o documento desejado.

Digitalizar Documentos - Digitalizando a carteirinha do convênio médico
Digitalizar Documentos – Digitalizando a carteirinha do convênio médico

A mesma coisa serve para qualquer outro documento, caso queira procurar sua certidão de nascimento, basta procurar pelo nome.

Uma dica valiosa: você pode usar as etiquetas do Evernote para ajudar na organização dos documentos. Quando você utiliza as etiquetas, essas aparecerão no resultado nas buscas  facilitando muito o filtro de informações e ajudando a trazer o que necessita de forma assertiva.

Digitalizar Documentos - Digitalizando a certidão de nascimento dos filhos
Digitalizar Documentos – Digitalizando a certidão de nascimento dos filhos

Relembrando o processo para encontrar os documentos pessoais

  1. Abra o seu Evernote
  2. Clica na caixa de pesquisa ou no ícone de lupa para escrever o que deseja procurar
    1. Você pode se preferir, fazer uma busca por etiquetas também.
  3. Digite o nome do documento
  4. Pronto

E como digitalizar seus documentos pessoais?

Para digitalizar você vai utilizar a câmera do seu smartphone, basta criar uma nota, clicar no ícone da câmera e apontar para o documento desejado. O arquivo será capturado automaticamente para você. Você pode aprender a utilizar o scanner do Evernote neste artigo.

Depois que digitalizou, salve o documento em uma nota e adicione uma etiqueta.

Para facilitar, crie etiquetas com o nome do documento. Exemplo: “Certidão de Nascimento” ou “Título de Eleitor”

Enfim, as possibilidades para organizar as informações são imensas. Que tal organizar seus documentos importantes como: diplomas, certificados, documentos de compras, senhas, notas fiscais…

Nesse artigo descrevo como o Evernote é perfeito para salvar de apuros com a documentação do carro.

O mais interessante é que tudo estará disponível de qualquer dispositivo/computador com acesso à Internet.

 

Considerações Finais

Vale muito a pena usar a tecnologia para agilizar nossa rotina, ainda mais aplicado à situações práticas sem exigir muito esforço.

Nosso smartphone é um poderoso scanner, qualquer informação que deseje recuperar no futuro, pode ser capturado para o Evernote com a câmera.

Pare de se preocupar com documentos perdidos ou esquecidos, ou melhor, nunca mais seja pego desprevenido.

Qualquer dúvida, temos nossos contatos e ainda nosso canal para auxílio, baixe nosso ebook gratuito para aprender mais sobre o Evernote e não deixe de seguir as notificações para ter mais conhecimento dos próximos assuntos.

Veja o vídeo na prática do processo de digitalização e consulta de documentos pessoais.

Como criar anotações em PDF com o Evernote

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A dica de hoje é para quem gosta de fazer anotações, sejam elas de livros, de apostilas e anotações em PDF através do celular. Muitos gostam de sublinhar, marcar, grifar para estudar melhor, no entanto, como fazer isso com materiais digitais?

Na vida acadêmica ou mesmo em nosso dia a dia, coletamos muitos materiais digitais. Como artigos, pesquisas, e diversos outros materiais eletrônicos. Deste modo, o Evernote, mais uma vez, vem contribuir para essa finalidade e facilitar as anotações em PDF.

A vantagem é proporcionar anotações em PDF e armazenamento em um local organizado. Também temos a possibilidade de guardar as anotações no Adobe Acrobat e como iremos melhor demonstrar neste artigo, pelo aplicativo Evernote.

Como criar anotações em PDF

Antes de mais nada, você pode organizar o livro digital em etiquetas e utilizar estas para procurar de forma eficiente.

Suas anotações ficam salvas diretamente no PDF porém de forma editável, ou seja, a qualquer momento você poderá abrir e editar as anotações sempre que precisar.

Para salvar um o e-book no Evernote, basta clicar no ícone de um clip no canto direito superior. Dessa forma você anexa o arquivo dentro da própria nota do Evernote.

Depois de feito isso, você irá clicar com o botão direito na imagem do e-book e clicar em anotar para este PDF. Ou também pode anotar em uma cópia deste PDF, que no caso será mantido o original e será disponibilizado uma cópia de suas anotações.

Deste modo, o Evernote irá abrir uma outra interface para fazer as suas anotações diretamente no PDF. No canto esquerdo, você terá as ferramentas como: setas, letras, figuras, marcações, borracha, pincel, carimbo e formatos de cores. Todas essas ferramentas servem para auxiliar as anotações de forma mais clara.

Outras possibilidades dentro do Evernote

Há muitas possibilidades dentro das anotações em PDF. Você poderá ir marcando as frases mais interessantes, fazer carimbos específicos, figuras para anexar, bem como ferramentas para desfazer o que você fez, caso tenha errado em algo.

Ao fechar o documento, automaticamente serão salvas as anotações que você fez. Além disso, também será criado um pequeno resumo na parte superior, indicando todas as modificações que foram feitas.

A possibilidade de impressão também está ao seu dispor. Basta sincronizar para o documento estar integrado em todos os outros dispositivos.

O mais legal, é que, você pode ir nos três pontinhos da sua nota e clicar em abrir. Depois basta clicar em continuando anotação, e assim, irá continuar de onde parou seu trabalho de pesquisa, ou o que quer que estava fazendo.

Ao achar que alguma coisa estava errada, basta clicar na opção anotada e irá aparecer a figura de uma lixeira, onde ao clicar nela será possível desfazer qualquer tipo de anotação sua. A praticidade está a seu dispor. Ao clicar em concluído, as atualizações serão feitas e basta confirmar para o arquivo ser salvo.

PDF e Evernote

Se você tem um perfil de uma pessoa que gosta de fazer anotações em PDFs, e que vai coletando informações neste formato ao longo do tempo para pesquisas e outras funcionalidades, estas instruções são propícias para você.

O mais interessante, é a capacidade de atualização e de deixar tudo salvo de onde você parou, facilitando o trabalho em equipe também, pois as correções podem ser feitas em determinadas partes de acordo com suas marcações e divisões. O Evernote permite a operacionalização das anotações feitas em PDFs de modo fácil e interativo.

Esta ferramenta proporciona muita versatilidade, com capacidade de interação entre o original e o que foi anotado. As interações são importantes e podem ser refeitas para constante aprendizado.

Considerações Finais

Claro que o livro em mãos sempre é muito bom e proporciona contato direto. Mas quando você se depara com documentos que vai coletando e quer anotar algo de alguma forma, nada melhor do que a ferramenta Evernote.

A capacidade de deixar as anotações disponíveis de modo intuitivo é propícia para o aprendizado e captação de informações instantâneas.

É muito comum se deparar com perdas de papéis ou se confundir com marcadores reais. Entretanto, a ferramenta Evernote permite uma organização com o documento original e com suas próprias anotações passadas, pois ao abrir novamente, você pode interagir com seus erros ou com algo que esqueceu e ir incrementando ainda mais.

Explore esta possibilidade dentro do aplicativo Evernote. Se você gosta de interagir com e-books e PDFs, não perca esta oportunidade de anotação digital, fácil, intuitiva e muito competente para qualquer pessoa, seja estudante ou quem tenha aptidão com conteúdo na internet.

Veja esse artigo onde mostramos como usar o Evernote para aprimorar os estudos.

Explore esta possibilidade e ganhe mais eficiência na hora de estudar.

Se você precisa organizar a vida e quer mais produtividade, conheça nossos cursos.

Aprenda passo a passo nesse vídeo tutorial

Como Criar uma Base de Conhecimento com o Evernote

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A busca por informação e conhecimento faz parte dos seres humanos, e muitas vezes permanecemos desorganizados diante de tanta informação. E o Evernote surge como um grande aliado para a criação de uma Base de Conhecimento.

Estamos constantemente prontos para receber nos diversos contextos materiais de interesses, vídeos, artigos e vários imputs de aprendizados. Mas como organizar tudo que aprendemos?

O Evernote é um ótimo aplicativo para armazenar e guardar todos esses materiais. O conceito dessas funções nós chamamos de Base de Conhecimento.

Para isto existe as funcionalidades do Evernote, um aplicativo que permite criar uma Base de Conhecimento. Você pode reunir todas informações recebidas: anotações, áudios, e diversas mídias num só lugar e de modo organizado.

No entanto, se você gostaria de organizar de maneira melhor os materiais que você encontra na internet, ou que recebe por e-mail, que acumula em suas aulas, reuniões e qualquer outro evento, é hora de criar uma Base de Conhecimento.

O que são Notas?

Ao interagir com o aplicativo, você pode ir criando os conteúdos de seu interesse, de acordo com o contexto que você estiver e assim, ir elaborando sua Base de Conhecimento facilmente.

As notas são armazenamentos de diferentes modalidades de arquivos, da qual podem ficar tudo em um mesmo lugar. Portanto, textos, formatações de textos, fotos, listas de tarefas, listas de compras, tabelas, arquivos PDFs, áudios, links para outros sites, anotações.

Qualquer outra informação pode ser armazenada, e ao ser salvo, você pode utilizar em qualquer outro dispositivo acessando sua conta. Para aprender mais, veja o tutorial para utilizar o Evernote passo a passo.

base de conhecimento

Portanto, as notas são sua memória auxiliar.

Facilidades de Organização

Depois de tudo arquivado, os benefícios estão na capacidade de buscas internas que o dispositivo apresenta, você pode escrever o que deseja procurar em inúmeras notas que você tiver já registrada.

Ao querer buscar, por exemplo, por “produtividade”, vou me deparar com os diferentes arquivos, anotações, até palavras dentro de textos também.

Outra possibilidade ainda melhor, é que você pode filtrar pelo que está buscando exatamente, eu poderia escrever produtividade tag:ebooks. Assim, iria obter os e-books relacionados com a minha pesquisa. Isto seria a capacidade de filtro do dispositivo.

A Base de Conhecimento serve para armazenar tudo que você quiser realmente, as possibilidades são inúmeras de armazenamentos de arquivos com a ferramenta Evernote. Tudo envolve o segmento que você deseja pesquisar.

Etiquetas como Auxílio na Base de Conhecimentos

Para estruturar e criar da melhor forma sua Base de Conhecimento com Evernote, como resultado você pode estabelecer etiquetas, na qual serve para poder ir colocando futuramente qualquer item relacionado aos seus assuntos específicos. Todo processo vai se dando por link de temas e suas especificidades.

As etiquetas servem como agrupamentos de suas pesquisas. Podem estar atrelados aos temas gerais com os temas específicos relacionados, aonde quer que você for encontrando em determinados contextos.

Você pode utilizar a ferramenta de WebClipper do Evernote para salvar qualquer informação encontrada que esteja relacionada ao seu tema.

Além de tudo, você pode criar no momento a sua etiqueta específica, para depois ficar armazenada todas informações de acordo com suas divisões.

Ao criar um caderno com seu tema geral, todos assuntos específicos podem ser colocados como etiquetas daquele tema. Tudo isto pode ser feito com vídeos também, selecionando links e sua melhor formatação. Podemos usar com arquivos como TCCs também, e qualquer outro documento.

Depois, ao abrir novamente seu Evernote, apenas basta sincronizar e arrastar o arquivo salvo na sua Base de Conhecimento criada. Você pode ir organizando e relacionando os temas. Assim como pensar o melhor para seu aprendizado, e para sua busca de informação.

Considerações Finais

O conceito de Base de Conhecimento juntamente com o aplicativo Evernote, está demonstrando de modo particular uma propiciação para pesquisas rápidas.

É possível encontrar em questão de pouco tempo tudo que queremos e ainda mais. É possível salvar e organizar tudo o que queremos, de modo instintivo e rápido. Usando etiquetas (tags) do Evernote, também podemos ter uma rica e completa base de conhecimentos.

Você pode fazer caminhos de conhecimentos com diversos temas de interesses e construir uma enorme pesquisa de inúmeros conteúdos e temas de modo organizado.

Sua aplicação permite guardar de modo efetivo manuais, e-books, anotações estudos, aulas, palestras, áudio, fotos, digitalizações, anotações, post its, e muitos outros benefícios.

Vídeo: Passo a Passo para criação de uma Base de Conhecimento

 

[EVERNOTE] Ferramenta para Gestão de Projetos Online e Offiline

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gestor de projetos e evernote

Evernote como Ferramenta para Gestão de Projetos.

Não é preciso trabalhar em uma grande empresa para ser gestor de projetos. Ver as suas empreitadas como projetos ajuda bastante a gerenciar, identificar riscos e, principalmente, realizar os seus anseios.

Um dos grandes desafios do gestor de projetos atual é a centralização das informações. Claro, existem outros fatores bem complicados, como a gestão do tempo, dos custos e do escopo. Mas as informações são fundamentais para executar alguma ação com maestria.

Já parou para pensar quanto tempo você já investiu procurando algum dado durante um projeto? Reunindo comprovantes de uma viagem a trabalho? Buscando trocas de e-mails com o seu cliente sobre o projeto em questão?

Pois bem – algumas ferramentas digitais podem ajudar bastante a centralizar e organizar informações. No artigo de hoje, quero trazer um pouco da aplicabilidade do Evernote para gestor de projetos. Podemos usar como uma boa ferramenta para gestão de Projetos, permitindo armazenar, gerenciar e encontrar dados relevantes em segundos.

O artigo de hoje está dividido em três partes:

  • Vou começar falando, de forma geral, sobre gestão de projetos dentro do Evernote para Macs.
  • Depois, vou mostrar algumas funcionalidades exclusivas para Windows. Afinal, os principais softwares que um gestor de projetos usa, como o Microsoft Project, ainda são exclusivos de Windows.
  • Por fim, quero discutir um pouco a mobilidade em gestão de projetos, mostrando como funciona na prática com o Evernote para Android.

Como o gestor de projetos organiza dados com o Evernote?

Eu tenho uma estrutura muito particular para gerenciar os meus projetos no Evernote. O aplicativo tem três formas, entre várias outras, de organizar os seus dados:

  • A unidade básica do Evernote é a nota. Pense nela como um arquivo do Word ou como uma pasta do seu computador. Dentro de uma nota você pode armazenar textos, áudios, vídeos, imagens e arquivos em geral.
  • Para organizar as suas notas, o Evernote permite a criação de cadernos. Cada caderno é a junção de várias notas.
  • E, por fim, para ajudar a catalogar suas notas, você também pode criar etiquetas (ou tags).

Costumo usar essa estrutura a meu favor da seguinte maneira:

  • Tenho um caderno específico para meus projetos. Chamo ele de “Projetos”, para ajudar a encontrar com facilidade no meio das outras notas.
  • Para cada projeto que crio, faço uma nova etiqueta. Para exemplificar nesse artigo, vou usar a etiqueta “Projeto Demo”.
  • Por fim, crio as notas com minhas informações dentro do caderno “Projetos”, com a etiqueta “Projeto Demo”.

No GIF abaixo eu mostro como isso fica organizado no Evernote para Mac. No canto direito está a tag “Projeto Demo”. Na esquerda, mostro todas as notas ligadas a essa etiqueta.

gestor de projetos

Perceba que consigo armazenar diversos tipos de informação dentro de uma tag de projeto:

  • Arquivos em PDF, como e-books e documentos;
  • Comprovantes de pagamento ou depósito. Posso fotografar um comprovante e subir instantaneamente para o Evernote;
  • Artigos relevantes da Web que capturei com o Evernote Web Clipper;
  • Imagens ilustrativas ou fotos relevantes para o projeto, entre outras informações.

Para guardar esses projetos dentro do Evernote, basta criar uma nota. Posso colocar o título que eu preferir. No caso abaixo, vamos supor que quero fazer uma análise de comprovantes de pagamento. Para isso, joguei os comprovantes dentro da nota e dei um título.

gestor de projeto

Agora vem uma etapa importante. Coloquei a nota dentro do caderno “Projetos” e coloquei a etiqueta “Projeto Demo”. A organização só dará certo se você seguir esses passos!

gerente de projetos

Uma vez criada a nota, ele estará disponível dentro da página da etiqueta “Projeto Demo”, junto das outras anotações e documentos. Veja como fica:

gestor de projetos

Outra vantagem do Evernote é o trabalho com múltiplos projetos. Como uso uma etiqueta para cada projeto, consigo alternar com facilidade entre vários. No exemplo abaixo mostro isso na prática. No campo de pesquisa, procuro pelo projeto CBG. Ali estarão todas as 86 notas relacionadas. Para voltar ao “Projeto Demo”, basta pesquisar pelo termo e pronto – consigo voltar às anotações anteriores. Dica bastante prática para o gestor de projetos que lida com múltiplas frentes (ou que gerencia portfólios e programas).

gestor de projeto

Evernote no Windows traz facilidade ao gestor de projetos.

Como citei anteriormente, a gestão de projetos corporativa costuma trabalhar mais com PCs, por conta do software Microsoft Project – uma marca fortíssima entre os gerentes profissionais.

A versão de PC do Evernote traz recursos bastante interessantes ao gestor de projetos. A interface dele é bastante parecida com a da versão Mac. Ela possui alguns recursos adicionais interessantes, como a marcação de notas com cores.

Outro recurso bem prático (disponível em todas as plataformas) é a inserção das tags dos seus projetos entre os atalhos do Evernote. Essa dica será muito útil para uso no seu smartphone. É bem fácil colocar as notas ou etiquetas entre seus atalhos. Basta clicar com o botão direito e clicar em “Adicionar a atalhos”. Fazendo isso, sua etiqueta estará entre os atalhos – levando consigo a cor que escolhemos anteriormente.

gestor de projetos evernote windows

Evernote no celular para o gestor de projetos: informações em um clique

Se você colocar as suas anotações ou etiquetas entre seus atalhos, elas também aparecerão nos atalhos do seu celular. Isso pode ser bastante útil para o gestor de projetos: se você precisa de uma informação rapidamente, basta abrir o seu Evernote mobile e as informações estarão no campo de atalhos.

Além de te ajudar a armazenar dados com rapidez, o Evernote deixa suas informações, literalmente, na palma da mão. Muito útil para reuniões rápidas ou informais, ou até para ter seus dados por perto ao conversar com um gestor ou diretor.

Antes de contar com as suas notas entre os atalhos, recomendo fortemente sincronizar seu Evernote no celular. Isso garantirá a presença dos seus dados no celular:

gestor de projetos evernote mobile

Depois de sincronizar, basta clicar no menu (no canto esquerdo da tela) e selecionar “Atalhos”. Nosso “Projeto Demo” estará lá, entre os outros dados importantes.

gestor de projetos evernote atalhos

Que tal gerenciar seus projetos com Evernote? Uma ótima ferramenta para Gestão de Projetos

Um gestor de projetos profissional precisa ter seus dados organizados e fáceis de serem encontrados. Espero que, com essas dicas, você consiga armazenar melhor os dados durante seus projetos.

Se você tem alguma prática diferenciada, ou se você deseja compartilhar sua experiência no gerenciamento digital de projetos, deixe seu comentário aqui abaixo.

Obrigado pela leitura e até a próxima!

Foto do topo: FirmBee / CC

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???? Como ter uma secretária sem contratar uma secretária?

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Secretária para ajudar

Você já pensou em contratar uma secretária para te ajudar nos compromissos?

Sabe quando você perde um tempo danado tentando encontrar um buraco na sua agenda?

Aliás, falando em agenda. Como está a sua agenda? Preenchida de reuniões?

Li uma pesquisa falando sobre o tempo que perdemos com agendamento de reuniões.

Manja aquelas trocas de email intermináveis para achar o melhor horário para ambos?

 

Pessoa A: Eu posso na quinta a tarde ou na sexta pela manhã…

Pessoa B: Ah.. eu só posso na segunda pela manhã…

Pessoa A: Mas segunda estou de férias, pode ser na outra semana…

E Vai e vem… vai e vem…

 

Repetimos isso a cada compromisso e, é uma atividade que não agrega valor algum ao cliente e ao negócio. Dependendo da quantidade de compromissos, horas são desperdiçadas semanalmente.

Pior ainda… se forem reuniões que dependem da presença de mais pessoas da equipe na mesma reunião. Tipo aquelas reuniões técnicas de apresentação de produto.

É por isso que muitos terceirizam essa tarefa para uma secretária, assim focam em atividades mais relevantes para o negócio.

Já pensou se você pudesse ter uma secretária (sem precisar contratar efetivamente uma secretária)?

Como assim?

Eu digo, automatizar essa parte de agendamentos e ganhar 4.8 horas semanais?

Se você vive em reuniões, com certeza qualquer ganho de tempo é precioso para você.

Mostro nesse vídeo como você pode automatizar seus agendamentos de forma prática e rápida.

Tudo com apenas 1 link e pronto!

Clique para assistir.

Assista o vídeo até o fim para entender como. Prometo que será útil para a sua rotina.

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