Todas as pessoas que possuem uma conta no Google, ou uma conta no Gmail possuem também uma conta no Google Agenda: um software incrível criado por uma empresa inovadora e detentora de diversas ferramentas úteis para o seu dia a dia. O Google agenda é uma dessas ferramentas incríveis que podem te ajudar a ser mais produtivo nas suas tarefas pessoais e profissionais.

Quer aprender como usar e organizar melhor o Google Agenda? Continue lendo este artigo.

Benefícios em utilizar o Google Agenda para se organizar

organização com Google Agenda

As agendas de papel estão ficando cada vez mais para trás, dando espaço para os aplicativos e softwares online. Dessa forma você consegue ter a sua agenda em seu celular e poderá carregá-la com você para qualquer lugar, sem correr o risco de esquecê-la em casa.

Afinal, uma coisa é certa: você pode até esquecer a carteira em casa, mas o celular está sempre com você.

Portanto, confira abaixo os benefícios pessoais e profissionais em utilizar Google Agenda para se organizar.

Benefícios pessoais

  • O primeiro e um dos recursos mais interessantes é que você pode adicionar quantas agendas você quiser dentro do aplicativo. Sendo assim é possível criar uma agenda para os compromissos e as tarefas de seus filhos, faculdade, tarefas domésticas entre outros.
  • O seu dia fica ainda mais produtivo e você pode compartilhar a sua agenda com o e-mail para nunca se esquecer de seus compromissos.
  • Outra ferramenta interessante é que você consegue gerenciar eventos e tarefas por cores, facilitando a visualização e a organização.
  • Por fim, e um recurso essencial: ele está disponível para ser acessado em diferentes dispositivos, ou seja, não importa se você levará para a reunião um tablet, um computador ou apenas o seu celular. Por ele estar vinculado a sua conta Google, você pode acessar a sua agenda em qualquer lugar.

Benefícios profissionais

  • Com Google Agenda você consegue compartilhar a sua agenda com as pessoas do trabalho, com sócios ou até mesmo com a sua secretária. Assim você consegue verificar a disponibilidade dos envolvidos ao criar um evento e convidá-los.
  • Caso você trabalhe com agendamento de horários, você pode sincronizar a sua Google Agenda com o seu site/blog, logo os clientes poderão escolher um horário que sirva para eles, de acordo com a sua disponibilidade na agenda.
  • É possível adicionar anexos aos seus compromissos, ou seja, adicione uma ata de reunião junto ao horário agendado, e você não precisará se preocupar em buscar o arquivo no momento em que precisará dele.
  • Em conclusão, com Google Agenda você se torna ainda mais produtivo no trabalho.

Como usar o Google Agenda

Google Agenda como usar

Agora que você já sabe os benefícios principais, você irá perceber que o Google Agenda é muito simples de usar. Basta seguir o passo a passo a seguir:

  1. No seu computador, tablet ou celular acesse o Google Agenda (em alguns celulares o aplicativo já vem instalado dentro do pacote de aplicativos do Google).
  2. Para você ter acesso, basta você possuir uma conta pessoal ou profissional no Google. Se você já estiver logado, o calendário já irá aparecer para você. Caso você não tenha uma conta, basta criar. É muito simples.
  3. Para alterar as configurações de modo que fique mais fácil e do seu jeito, no computador clique na engrenagem no canto superior direito e depois em “Configurações”. No celular basta clicar nos três pontinhos primeiro e depois em configurações. Ainda nessa opção é possível adicionar suplementos, como por exemplo, o aplicativo Zoom.
  4. Crie eventos e compromissos, altere cores e gerencie suas tarefas. Use todos os recursos do aplicativo e torne a sua vida cada vez mais produtiva e eficaz.

Dicas para se organizar com o Google Agenda

Google agenda como usar e organizar

A busca por produtividade é algo constante entre estudantes, empresários e pessoas que possuem os dias atarefados e que estão sempre procurando recursos para economizar tempo e tornar as tarefas mais práticas.

E o Calendar é um aplicativo simples de usar e é o escolhido por muitas pessoas na hora da organização.

Dessa forma, confira abaixo as cinco melhores dicas para organizar a sua vida pessoal e profissional com o Google Agenda.

1 – Separe os calendários

Caso você seja o tipo de pessoa que prefere ter uma agenda pessoal separada da agenda de trabalho ou de estudos, como dito acima, é possível criar mais de uma agenda dentro do seu Google Agenda.

Para isso, no computador, basta ir “Outras agendas +” no canto esquerdo da tela e depois “criar nova agenda”. Você consegue adicionar um nome, uma descrição para agenda e até consegue alterar o fuso horário.

2 – Agendamento rápido e automático para clientes

Se você é um profissional que trabalha com agendamento de clientes, é possível tornar os agendamentos mais ágeis através do Google Agenda.

Mas como isso é possível?

Além de você conseguir sincronizar o Google Agenda com o seu site ou o seu blog, é possível programar um horário de disponibilidade em sua agenda para que os seus clientes possam verificar e agendar um horário com você. Basta tornar o bloco na sua agenda público.

Você pode oferecer um bloco da sua agenda para os clientes reservarem um horário, é possível disponibilizar duas horas para reuniões de 30 minutos para cada cliente. Prático, não é mesmo?

3 – Adicione anexo aos seus compromissos

Com o Google Agenda é possível adicionar anexos aos seus compromissos. Como por exemplo, você tem uma reunião com o cliente “XYZ” e precisa arquivar a apresentação e a ata da reunião. É possível fazer tudo isso em um só lugar e de maneira mais prática.

Para isso, no computador, basta você adicionar um evento em “+ Criar”, depois clicar em “mais opções”, e irá aparecer um campo para adicionar uma descrição. Depois clique no clipe e adicione um ou mais de um anexo importante para aquele evento em questão.

4 – Crie eventos privados e faça videoconferências

Em uma empresa é muito comum compartilhar com a sua equipe a sua agenda e informações importantes que só podem ser vistar por um grupo específico.

Por isso, você pode criar um evento privado e agendar horário para videoconferência. Assim você deixa outros colaboradores cientes de sua disponibilidade para acertar questões importantes sobre a empresa.

Para isso você precisa convidar pessoas, mas é muito simples, siga o passo a passo a seguir: crie um evento e marque a opção “ocupado” e defina o compromisso como “particular”.

Fazendo dessa forma, você evita que um cliente ou outras pessoas marquem um evento no mesmo horário. E os dados do compromisso tais como: local, integrantes e anexos não poderão ser vistos por mais ninguém, exceto por aquelas pessoas que foram convidadas para o evento.

5 – Aprenda a utilizar o Google agenda de maneira prática

Por fim, a última dica, e não menos importante: quer aprender a utilizar o Google agenda, a se organizar e se tornar mais produtivo? Basta clicar aqui!

O que você achou dessas dicas? Deixe nos comentários as suas dúvidas!

Materiais de referência

  1. ► Google Agenda –https://organizenapratica.com.br/google-agenda
  2. ►Evernote na Prática – http://organizenapratica.com.br/organize-sua-vida
  3. ► Páginas de treinamentos –https://organizenapratica.com.br/treinamentos/