Que tal encontrar um modo efetivo e produtivo de organizar e encontrar documentos pessoais em segundos? Essa facilidade irá otimizar o seu tempo e todos os documentos estarão seguros e arquivados em um só lugar. Afinal, você nunca sabe quando irá precisar dos seus documentos pessoais para uma inscrição ou um cadastro em alguma companhia de serviços.

Na dúvida, mantenha-os em um só lugar e aumente a produtividade dos seus dias, e entenda neste artigo como pode ser fácil manter a organização dos seus documentos pessoais através de uma única ferramenta.

Digitalizando e organizando documentos pessoais

digitalizando documentos

Algumas estratégias podem te disponibilizar mais tempo semanal disponível em poucos minutos. É o caso da organização correta de documentos.

Quando você tem muitas coisas para resolver durante a semana, gastar tempo correndo atrás de documentação para enviar a uma companhia, por exemplo, pode se tornar uma tarefa ainda maior e desgastante, podendo atrasar outras tarefas mais importantes.

Portanto, a ideia é otimizar o tempo e tornar a sua rotina mais produtiva e eficiente. E você consegue tudo isso a partir de uma ferramenta fácil e intuitiva: o Evernote.

Caso você ainda não conheça o Evernote, clique aqui e leia este artigo.

Através desta ferramenta, você consegue manter todos os seus documentos pessoais com você a qualquer hora e em qualquer lugar.

E não há limites para o tipo de documento a ser arquivado: arquive contrato de plano de saúde em PDF, digitalize uma foto do comprovante de residência, do seu RG, entre outros. Organize tudo em um só ambiente e deixe tudo ao alcance de suas mãos para quando você precisar.

Para digitalizar seus documentos pessoais, basta seguir o passo a passo a seguir:

No seu celular, clique no “+” no canto inferior direito da tela inicial do Evernote, depois clique em “Câmera”. Pronto, só posicionar a sua câmera e esperar alguns segundos que o aplicativo irá digitalizar o seu documento. E este estará pronto para ser arquivado e compartilhado quando necessário.

Caso você queira incluir algum documento a partir do seu computador, basta acessar o Evernote na web, clicar na nota que você deseja incluir o documento, depois em “+ inserir” e “anexo”. Se você quiser incluir os documentos em uma nova nota, basta ir ao menu esquerdo, clicar em “+ Nova Nota”, dê um título para sua nota e depois siga as mesmas instruções acima. Muito simples!

Categorizando documentos pessoais

Um dos maiores desafios ao adotar um software para te ajudar na organização de ideias e documentos é: como vou encontrar o que eu preciso?

A maneira mais rápida de encontrar os documentos pessoais no Evernote é através da ferramenta de pesquisa. No entanto, para facilitar a pesquisa, você pode utilizar a categorização de documentos.

O que isto significa? Adicione etiquetas em suas notas para que você consiga encontrar seus documentos em instantes.

Na verdade, o Evernote possibilita a pesquisa até dentro de notas escritas, arquivos em PDF, documentos do Office, imagens, apresentações e documentos digitalizados. No entanto, esta ferramenta só está disponível nos planos Premium e Business.

A versão gratuita (Plano Basic) possui um sistema inteligente de pesquisa, com suas limitações que envolvem: títulos das notas, textos digitados na própria nota, etiquetas e textos em imagens.

E como eu faço para categorizar os meus documentos pessoais?

No computador, siga o passo a passo a seguir:

  1. Abra a nota onde estão arquivados os seus documentos pessoais;
  2. Na parte inferior da nota, basta clicar na barra e digitar as palavras-chave que irão corresponder as suas etiquetas. A cada nova palavra, aperte “Enter”. Assim, ao incluir um documento pessoal, você pode incluir as seguintes etiquetas: documentos pessoais, o tipo de documento, como RG, CPF, ou qualquer outra palavra que faça sentido para aquilo que você está arquivando no momento. Veja a imagem a seguir.
etiquetas Evernote

No celular também é muito fácil adicionar uma etiqueta. Basta abrir a nota que você deseja etiquetar e clicar no desenho da etiqueta na parte superior. Confira na imagem abaixo.

etiquetas Evernote app

Você consegue adicionar baseado em seu histórico ou digitar uma nova palavra-chave.

Entenda ainda mais o poder das etiquetas neste outro artigo, clicando aqui.

Reunindo documentos importantes em uma nota

Sugerimos que você tire um dia tranquilo para digitalizar e organizar todos os seus documentos pessoais em uma nota. Você consegue fazer isso em mais de uma nota. No entanto, a ideia é facilitar a sua busca.

Isto é, se você criar várias notas com documentos pessoais, pode ser que você leve mais tempo para encontrar o que você deseja. Isto também irá evitar que você arquive o mesmo documento mais de uma vez, em caso de você esquecer de incluir um nome ou uma etiqueta.

Separe todos os seus documentos pessoais e comece a digitalizar um a um. Em seguida, não se esqueça de adicionar o título, e para ficar ainda mais fácil, acrescente antes do arquivo o nome do documento. Além disso, antes de finalizar a sua nota, adicione as etiquetas para categorizar os seus documentos.

Veja um exemplo na imagem abaixo:

documentos nota Evernote

Compartilhando documentos pessoais de forma eficiente

Precisa realizar um cadastro em uma nova companhia de serviços? Vai realizar a sua matrícula para um novo curso em sua área de atuação?

Essas ações envolvem o envio de seus documentos pessoais mais importantes para cadastro. E com a transformação digital e o avanço da tecnologia, as empresas e instituições estão aceitando o envio da documentação por e-mail.

Nesse sentido, com seus documentos todos organizados e devidamente categorizados em um só ambiente, você consegue organizar uma nota com todos os documentos solicitados e enviar para a empresa através de poucos cliques.

Para fazer isto, basta localizar os documentos que você precisa e copiá-los em uma nova nota. Inclua os nomes dos documentos e um título de acordo com o objetivo. Depois, é só compartilhar com a pessoa interessada.

E para compartilhar uma nota é muito simples: abra a nota, clique em “Compartilhar” no canto superior direito, ative a opção de link compartilhável, copie e cole o link da nota no corpo do e-mail que você irá enviar ao remetente.

compartilhar nota Evernote

Dessa forma, você não só compartilha os documentos de forma segura, como também evita ter que enviar mais de um e-mail devido ao limite de tamanho dos arquivos em um só e-mail.

Por fim, aprenda tudo isso na video aula abaixo. E entenda como organizar e encontrar seus documentos pessoais em segundos, na prática.

E ainda, clique aqui para ter acesso ao Guia Evernote para Iniciantes.

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MATERIAIS DE REFERÊNCIA

  1. Curso – Organize a Rotina Pessoal e Profissional com o Evernote  
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