Você sabia que, com a eficiência da organização de processos, você consegue aumentar os resultados da sua empresa? A implantação de padrões de processos pode ser uma grande aliada da sua empresa e da sua equipe na hora de realizar importantes tarefas, além de trazer uma melhora na qualidade dos produtos ou serviços.

Portanto, confira neste artigo como a padronização de processos pode aumentar os resultados. Continue lendo.

O que é a padronização de processos?

organização para aumentar resultados

A padronização de processos não é algo que surgiu hoje. Essa história toda começou com Henry Ford, cujo maior legado foi a mecanização da produção e a padronização de processos e de produtos, aumentando a qualidade dos produtos e alcançando assim uma alta lucratividade para a empresa.

Dessa forma, a organização de processos é uma solução para garantir a assertividade, a qualidade e os resultados.

Em resumo, trata-se de organizar e desenvolver uma forma de trabalho comum a todos os colaboradores, que entendem o que é esperado delas em cada uma das atividades.

Confira a seguir por que a falta de padronização de processos pode trazer resultados negativos para a sua empresa, para então entender os seus benefícios.

A falta de padronização de processos pode ser prejudicial para a sua empresa

Primeiramente, vamos imaginar a seguinte situação: em uma empresa, é esperado de cada um dos gestores uma planilha de resultados e prazos de entrega dos colaboradores. Em determinado momento, esses gestores se reunirão para avaliar todos os dados e tirar conclusões, porém cada um apresenta a sua planilha de maneira diferente. 

Não é preciso ser nenhum expert para saber que a falta de padronização na apresentação dos resultados tomará horas dos gestores. E ainda, ficará inviável encontrar falhas ou apresentar melhorias nos processos.

Muitas empresas estão mais preocupadas em obter os resultados sem considerar o processo e de que forma os resultados serão alcançados. Dessa maneira, a falta de padronização e organização de processos pode ser prejudicial e atrasar não só os resultados, como também reduzir a produtividade da sua equipe.

Por fim, aprenda um pouco mais assistindo ao vídeo abaixo:

A importância em ter processos bem definidos

Definir padrões e implementá-los em sua empresa pode trazer grandes benefícios para a sua equipe, tornando o ambiente mais agradável, além de aumentar os resultados da sua empresa.

Nesse sentido, através de uma boa organização de processos é possível melhorar a forma de executar o trabalho e trazer o resultado esperado.

Portanto, confira abaixo os principais benefícios em implementar uma padronização de processos de forma eficiente:

  • Acompanhar o crescimento da empresa;
  • Identificar ineficiência por parte da equipe;
  • Reduzir tempo e recursos, e com isso, reduzir custos;
  • Aumentar a qualidades dos produtos/serviços;
  • Motivar os colaboradores quanto aos resultados;
  • Tornar gestores mais organizados e mais atenciosos quanto aos processos e quanto à importância da equipe para alcançar os resultados;
  • Garantir um modelo de trabalho eficaz;
  • Prever, identificar e corrigir falhas.

Para isso os colaboradores precisam entender o processo do começo ao fim, além de compreender porquê eles realizam determinadas tarefas e quais as consequências positivas de um trabalho bem feito, e negativas de um trabalho mal organizado.

Organização de processos é somente para grandes empresas?

padronização de processos da empresa

Essa é uma dúvida comum e uma das maiores ciladas acreditar que pequenos negócios não precisam de organização.

Todas as organizações, sejam elas de grande ou pequeno porte, e de qualquer segmento no mercado devem organizar e realizar uma padronização dos processos. Afinal, todas as empresas possuem processos e é preciso saber gerenciá-los.

Com processos padronizados o negócio poderá cumprir o seu propósito no mercado e também conseguirá se sustentar a longo prazo.

Além disso, uma padronização eficiente pode proporcionar objetividade e um maior desempenho ao fornecer seus produtivos e/ou serviços, trazendo clientes mais satisfeitos para a empresa.

E ainda, é possível reduzir custos através da utilização eficiente de recursos e da definição de responsabilidades de cada um dos envolvidos no processo. Mas como implantar a padronização de processos? Confira no próximo tópico.

Como implantar a padronização de processos?

Como vimos no tópico anterior, empresas de qualquer porte e qualquer segmento devem investir na padronização de processos se quiserem aumentar a qualidade dos produtos ou serviços e alcançarem resultados positivos para a empresa.

Mas como é possível implantar a padronização de processos em minha empresa?

A padronização de processos é muito mais do que um checklist. Exige métodos e estratégias aplicadas com toda calma, afinal, definir os processos em um primeiro momento pode parecer trabalhoso. Mas, com toda a certeza, ao verificar os resultados todos os esforços valerão a pena.

Portanto, confira o passo a passo a seguir de como implantar a padronização e a organização de processos:

1. Inclua todos os colaboradores

Desde o início, inclua todos os colaboradores no processo. Afinal, como já falamos, cada colaborador precisa ter ciência de sua importância. Comece pelos colaboradores que são fundamentais nos setores, como os gestores e os analistas.

2. Faça um mapeamento dos processos

O mapeamento é uma ferramenta visual que irá mostrar as etapas de atividades, as áreas e as funções envolvidas. Para isso, responda as seguintes questões:

  • Quais são as entradas do processo?
  • Quais são as saídas do processo?
  • Quem é o responsável pelas tarefas e pelo processo?
  • Quais são os colaboradores que participam do processo?
  • Quais são as funções e as atividades contidas no processo?

Inclua todos os colaboradores, defina a equipe, e estabeleça quem gerencia, quem executa. Garanta que todos os detalhes sejam bem definidos ao fazer o mapeamento.

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3. Defina indicadores de desempenho e estabeleça metas

Com o processo devidamente mapeado, é preciso questionar quais são os resultados esperados. Portanto, estabeleça metas e indicadores de desempenho para avaliar a eficácia de cada uma das etapas.

Essa etapa é importante, pois pode evitar entregas abaixo das expectativas e consegue prever falhas, bem como estratégias para melhorar o desempenho.

Para uma padronização de processos eficiente é preciso medir o desempenho dos processos e acompanhar os indicadores.

Afinal, “não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, e não há sucesso no que não se gerencia.” (William Edwards Deming).

Em conclusão, aprenda como medir e melhorar o desempenho dos seus processos no vídeo abaixo.

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MATERIAIS DE REFERÊNCIA

  1. Página de treinamentos – https://organizenapratica.com.br/treinamentos/
  2. Organize os Processos na Prática –https://organizenapratica.com.br/processos
  3. Gestão de projetos com Asana – https://organizenapratica.com.br/projetos-asana