{"id":10073,"date":"2021-07-27T14:00:00","date_gmt":"2021-07-27T17:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/organizenapratica.com.br\/?p=10073"},"modified":"2021-07-26T19:23:34","modified_gmt":"2021-07-26T22:23:34","slug":"organizacao-digital","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/organizenapratica.com.br\/organizacao-digital\/","title":{"rendered":"9 dicas para melhorar a sua organiza\u00e7\u00e3o virtual"},"content":{"rendered":"\n<p>Ser\u00e1 que voc\u00ea \u00e9 mesmo organizado com seus arquivos? Talvez sua <strong>organiza\u00e7\u00e3o digital<\/strong> precise de um refor\u00e7o. Al\u00e9m disso, voc\u00ea costuma usar algum aplicativo de organiza\u00e7\u00e3o para te ajudar nas tarefas? \u00c9 fundamental saber como tirar o m\u00e1ximo proveito das ferramentas digitais \u00e0 nossa volta para ter organiza\u00e7\u00e3o virtual. Somente assim, conseguimos colocar efici\u00eancia na rotina de trabalho ou pessoal e lidar melhor com arquivos.<\/p>\n\n\n\n<p>Se quiser saber como organizar arquivos digitais do jeito correto. Ou ainda, <a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/como-organizar-email\/?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=organizacao-digital\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">como organizar e-mail<\/a>, usar o <a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/bloco-de-notas-online\/?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=organizacao-digital\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">bloco de notas online<\/a> da forma certa, dentre outras dicas, continue com a gente. Pois, vamos te ensinar como fazer a organiza\u00e7\u00e3o digital da maneira ideal. Ou seja, <\/p>\n\n\n\n<ul><li>como coordenar os e-mail;<\/li><li>usar bloco de notas online;<\/li><li>bem como, outros recursos do meio digital para uma melhor organiza\u00e7\u00e3o.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Antes de come\u00e7ar, primeiramente, saiba que comportamentos na internet, aparentemente banais, podem prejudicar sua performance na organiza\u00e7\u00e3o. Voc\u00ea passa muito tempo nas redes sociais? N\u00e3o abre os e-mails diariamente e n\u00e3o os organiza em pastas? Como, ent\u00e3o, organizar os seus e-mail?<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"aligncenter\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/lh5.googleusercontent.com\/W33Bid8iuAp17kWMHYq5309iWujK__O64t71pKn1Ep0Z7hbfVr1Ic0piVBwlkLywvTApRZhyNqTYeU20SSe5B1mK4HMK6v3mzcsgrblO39VKk-AcLxiSrdZNrc7tSQSJfABVbm0\" alt=\"Implemente a organiza\u00e7\u00e3o digital na sua vida; seus arquivos agradecem \"\/><figcaption> Implemente a organiza\u00e7\u00e3o digital na sua vida: os seus arquivos agradecem. | Foto: <a href=\"https:\/\/br.freepik.com\/fotos-gratis\/mulher-de-negocio-que-trabalha-no-laptop_1155997.htm#page=1&amp;query=computador&amp;position=31\">Freepik<\/a> <\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n<p>Mais um motivo para voc\u00ea ficar aqui com a gente. Em instantes, saiba o porqu\u00ea. A seguir, vamos listar 9 dicas para melhorar a sua organiza\u00e7\u00e3o virtual de arquivos. Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m te contamos s\u00e3o s\u00f3 como organizar arquivos digitais, como, tamb\u00e9m, arquivar documentos f\u00edsicos. Para facilitar, organizamos as dicas de organiza\u00e7\u00e3o digital em tr\u00eas partes. Ent\u00e3o, tenha uma excelente leitura!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">O que \u00e9 organiza\u00e7\u00e3o digital?<\/h2>\n\n\n\n<p>Em resumo, a organiza\u00e7\u00e3o digital \u00e9 a \u00e1rea da organiza\u00e7\u00e3o referente ao ambiente digital. Trata-se de arrumar os arquivos digitais que est\u00e3o no nosso computador, laptop, celular, tablet, pen drive e HD Externo, por exemplo. Fazendo isso, portanto, chegamos \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o virtual. E, hoje em dia, com um dia mais acelerado do que o outro, n\u00e3o se pode perder tempo apenas por falta de organiza\u00e7\u00e3o. N\u00e3o \u00e9 mesmo?<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Portanto, confira alguns exemplos de arquivos digitais:<\/h3>\n\n\n\n<ul><li>Documentos;<\/li><li>Certificados;<\/li><li>Comprovantes;<\/li><li>Avalia\u00e7\u00f5es;<\/li><li>Imagens;<\/li><li>V\u00eddeos;<\/li><li>M\u00fasicas;<\/li><li>Softwares;<\/li><li>\u00cdcones na \u00e1rea de trabalho.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Em suma, a organiza\u00e7\u00e3o digital te ajuda a otimizar o seu tempo (que, por sinal, \u00e9 bem valioso). Com ela, voc\u00ea executa mais a\u00e7\u00f5es em menos tempo. Assim, aumentando a sua produtividade sem voc\u00ea, \u00e0s vezes, nem perceber. Esse \u00e9 o principal objetivo dessa pr\u00e1tica.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m de adiantar e facilitar a sua vida, de forma significativa, a organiza\u00e7\u00e3o digital traz satisfa\u00e7\u00e3o para a sua alma. N\u00e3o tem pre\u00e7o olhar para a tela do seu computador ou aparelho celular e enxergar tudo em ordem, organizado e sem nenhuma polui\u00e7\u00e3o visual capaz de te tirar do s\u00e9rio. Convenhamos, a bagun\u00e7a, seja ela por falta de organiza\u00e7\u00e3o virtual ou f\u00edsica, pode comprometer o nosso rendimento e qualidade de vida.<\/p>\n\n\n\n<p>Nesse sentido, a organiza\u00e7\u00e3o digital tamb\u00e9m envolve programas de tarefas, como:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>bloco de notas online;<\/li><li>Trello;<\/li><li><a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/evernote\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Evernote<\/a>;<\/li><li>Todoist;<\/li><li>Google Agenda;<\/li><li>como organizar os e-mail;<\/li><li>bem como, ferramentas de digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos (arquivos).<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>A organiza\u00e7\u00e3o digital n\u00e3o \u00e9 s\u00f3 um adiantamento na vida de uma pessoa. \u00c9 um ponto essencial e que deve ser posto em pr\u00e1tica o quanto antes. Imagine o tempo perdido por um funcion\u00e1rio cada vez que ele tem que procurar por um e-mail na caixa de entrada? Ele deixa de fazer tarefas importantes no dia por causa de falta de organiza\u00e7\u00e3o virtual. Economia de tempo impacta, de modo direto, a economia de dinheiro. Ent\u00e3o, pense nisso!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">9 dicas para uma melhor organiza\u00e7\u00e3o digital<\/h2>\n\n\n\n<p>Antes de falar como fazer a organiza\u00e7\u00e3o digital, de fato, \u00e9 fundamental chamar aten\u00e7\u00e3o para a necessidade de, sempre que poss\u00edvel, fazer a importa\u00e7\u00e3o de arquivos f\u00edsicos para plataformas digitais. Desse jeito, o controle e a gest\u00e3o s\u00e3o otimizados. E, assim, fica mais f\u00e1cil de organizar as informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<p>Confira dicas de como organizar os seus arquivos digitais:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. Tecnologia nuvem<\/h3>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m das ferramentas utilizadas (seja no escrit\u00f3rio ou na sua vida pessoal em casa), utilizar a tecnologia em nuvem \u00e9 um passo importante na hora de fazer a sua organiza\u00e7\u00e3o virtual. Pr\u00e1tica com a possibilidade de criar pastas, ela confere mobilidade e seguran\u00e7a para seus arquivos digitais. De qualquer lugar, a qualquer hora, voc\u00ea acessa os seus documentos. Bem como, diminui a burocracia para dar entrada e consultar arquivos digitais.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Acesso restrito<\/h4>\n\n\n\n<p>Aproveite o recurso de restringir o acesso a determinados documentos da nuvem. Deixe, portanto, apenas alguns colaboradores com permiss\u00e3o de acesso\/altera\u00e7\u00e3o dos arquivos digitais arrumados na rede. A n\u00e3o ser que sejam pastas referentes a um aspecto mais geral da empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>Pense: se todo mundo tiver a permiss\u00e3o concedida, maiores ser\u00e3o as chances de haver trocas acidentais de nome de clientes. Ou ainda, uma acidental mudan\u00e7a de lugar das pastas\u2026 Enfim, voc\u00ea n\u00e3o vai querer tal dor de cabe\u00e7a. N\u00e3o deixa de ser, tamb\u00e9m, um meio de seguran\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Use pastas<\/h3>\n\n\n\n<p>Pastas, uma das primeiras respostas quando algu\u00e9m se pergunta como organizar arquivos digitais. Esse jeito eficiente de impulsionar a organiza\u00e7\u00e3o virtual consiste em criar n\u00edveis\/estruturas de organiza\u00e7\u00e3o de acordo com o conte\u00fado dos arquivos digitais. Bem como a \u00e1rea (Recursos Humanos, Marketing, Vendas, Comunica\u00e7\u00e3o) a que pertencem.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>Nesse \u00e2mbito, uma pasta denominada \u201ccliente\u201d pode armazenar sub pastas em ordem alfab\u00e9tica com dados pessoais dos consumidores. Como:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>bairro;<\/li><li>data da primeira contrata\u00e7\u00e3o;<\/li><li>idade;<\/li><li>valor da proposta;<\/li><li>entre outros dados importantes.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. Recorra a tags<\/h3>\n\n\n\n<p>Em terceiro lugar, utilize as tagas, tamb\u00e9m conhecidas como palavras-chave. Essas marca\u00e7\u00f5es s\u00e3o uma boa maneira de como organizar arquivos digitais. Portanto, usar t\u00edtulos curtos\/abrevia\u00e7\u00f5es na hora de nomear uma pasta virtual em ferramentas \u00e9 um recurso bastante interessante. Em vez de escrever \u201cdocumento\u201d, por exemplo, prefira \u201cdoc.\u201d. Nesse sentido, voc\u00ea economiza tempo desde o momento em que est\u00e1 come\u00e7ando a organiza\u00e7\u00e3o digital.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4. Chame um profissional espec\u00edfico<\/h3>\n\n\n\n<p>Esta dica dedica-se, sobretudo, a empresas. Para conseguir fazer uma gest\u00e3o de arquivos digitais mais eficiente, a Companhia n\u00e3o deve contar apenas com seus equipamentos. Portanto, pode ser uma alternativa boa contratar profissionais espec\u00edficos para fazer o manejo de todos os arquivos digitais da empresa. Assim, uma pessoa fica encarregada apenas de uma a\u00e7\u00e3o. O que diminui as chances de falhas de comunica\u00e7\u00e3o e desencontros na rotina da empresa.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">5. Crie um manual<\/h3>\n\n\n\n<p>Em seguida, antes de colocar em a\u00e7\u00e3o a sua proposta de organiza\u00e7\u00e3o digital, \u00e9 importante estabelecer regras a serem seguidas por todos que frequentam o mesmo ambiente. Se puder, crie normas obrigat\u00f3rias e coloque-as em uma esp\u00e9cie de manual. Depois de pronto, veicule o material e compartilhe-o com todos da equipe. Essa iniciativa garante ordem e deixa a produtividade em um alto n\u00edvel constante.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">6. Atente-se ao nome utilizado na organiza\u00e7\u00e3o digital<\/h3>\n\n\n\n<p>Nada adianta saber como organizar arquivos digitais, usar pastas, recursos de nuvem e outros se voc\u00ea n\u00e3o nome\u00e1-los do jeito correto. Ou seja, se voc\u00ea nome\u00e1-los de forma que voc\u00ea ou sua equipe n\u00e3o consiga entender depois. Os arquivos digitais, como diferencial, oferecem a op\u00e7\u00e3o de serem guardados, encontrados e renomeados de modo f\u00e1cil.<\/p>\n\n\n\n<p>Mas, isso s\u00f3 se torna realidade se voc\u00ea souber como us\u00e1-los. Cada um dos arquivos digitais precisam ter dados. Vamos fazer um exemplo corporativo. Nesse caso, \u00e9 preciso ter os seguintes dados:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Nome;<\/li><li>Informa\u00e7\u00f5es relevantes;<\/li><li>Data de emiss\u00e3o;<\/li><li>Opera\u00e7\u00e3o;<\/li><li>Objetivos.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Nome gen\u00e9rico: n\u00e3o fa\u00e7a isso<\/h4>\n\n\n\n<p>Sabe quando estamos com pressa e acabamos colocando qualquer nome em um documento do computador? Isso s\u00f3 para nos livrar logo daquilo e enviar o arquivo para algu\u00e9m ou salvar. Ent\u00e3o, n\u00e3o fa\u00e7a mais isso! Nunca d\u00ea um nome gen\u00e9rico aos arquivos digitais. Prefira inserir um nome mais compat\u00edvel ao conte\u00fado da pasta ou do documento. Afinal, a ideia da organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 justamente facilitar a sua vida.<\/p>\n\n\n\n<p>O t\u00edtulo \u201cdocumentonovo123\u201d n\u00e3o \u00e9 nada explicativo e em nada facilita a sua vida. Vamos imaginar que seja uma lista de compras do m\u00eas de julho do almoxarifado da sua empresa, por exemplo. Por que n\u00e3o nomear o arquivo de outra maneira? Um nome adequado seria \u201ccompras-julho-almoxarifado\u201d. Outra alternativa para melhor organiza\u00e7\u00e3o virtual \u00e9 por data. Veja um exemplo: \u201c2021-07-02-compras-julho-almoxarifado\u201d.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<p>Em caso de relat\u00f3rios, textos e outros arquivos, salve todas as altera\u00e7\u00f5es no novo arquivo. Atualize sempre, por exemplo, adicionando ao nome \u201cvers\u00e3o01\u201d, \u201cvers\u00e3o02\u201d e assim por diante. Assim, voc\u00ea mant\u00e9m todo o hist\u00f3rico de altera\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis, e poder\u00e1 encaminh\u00e1-los com facilidade, caso algu\u00e9m solicite.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">7. Fa\u00e7a faxina<\/h3>\n\n\n\n<p>N\u00e3o se engane, a faxina n\u00e3o existe s\u00f3 no mundo f\u00edsico como estamos acostumados. Apesar de os arquivos digitais n\u00e3o causarem poeira, eles ocupam espa\u00e7o na mem\u00f3ria do seu aparelho. Mesmo voc\u00ea utilizando o servi\u00e7o de armazenamento em nuvem. Fa\u00e7a uma limpeza geral na sua \u00e1rea de trabalho virtual de vez em quando.<\/p>\n\n\n\n<p>No final da semana, voc\u00ea pode destinar alguns minutos para organizar tudo para a pr\u00f3xima semana. Imagens, textos, documentos, downloads, e por a\u00ed vai. Exclua o que tiver que excluir, renomeie e mude de pastas, caso seja necess\u00e1rio. Arquivos digitais duplicados? Para a lixeira imediatamente!\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">B\u00f4nus<\/h4>\n\n\n\n<p>Quando voc\u00ea for descarregar fotos da sua m\u00e1quina fotogr\u00e1fica ou telefone celular, por exemplo fa\u00e7a uma pr\u00e9-sele\u00e7\u00e3o. Delete logo as fotos tremidas, cortadas, desfocadas e com enquadramento ruim. Assim, quando for selecionar para valer, voc\u00ea economiza tempo. E, sem d\u00favidas, consegue uma organiza\u00e7\u00e3o muito maior das suas fotos!<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">8. Cuide da \u00e1rea de trabalho<\/h3>\n\n\n\n<p>O famoso desktop serve como ponte para acessar softwares os quais voc\u00ea mais usa. Dessa forma, deixe nesse espa\u00e7o apenas \u00edcones de programas editores de texto, imagem, organizadores, dentre outros. Isto \u00e9, n\u00e3o deixe a \u00e1rea lotada sem necessidade e nem salve documentos nela. Coloque todos os documentos e arquivos em pastas. Isso evitar\u00e1 o ac\u00famulo de arquivos na \u00e1rea de trabalho e, consequentemente, evita a &#8220;bagun\u00e7a digital&#8221;.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">9. Bloco de notas online<\/h3>\n\n\n\n<p>Por fim, chega de anotar em peda\u00e7os de papel que ficam perdidos na sua mesa de trabalho. Isso n\u00e3o tem nada a ver com organiza\u00e7\u00e3o, muito pelo contr\u00e1rio. No bloco de notas online, voc\u00ea pode criar listas de tarefas, anotar compromissos e marcar lembretes. H\u00e1 aplicativos, inclusive, que permitem o compartilhamento de notas com colegas, assim todos colaboram simultaneamente. O\u00a0<a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/vantagens-do-google-keep\/?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=organizacao-digital\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Google Keep<\/a> \u00e9 um \u00f3timo exemplo de bloco de notas online.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como organizar email?<\/h2>\n\n\n\n<p>E, agora, vamos falar dele, o tradicional e muito usado e-mail. Sem d\u00favidas, essa rede social \u00e9 uma das que mais consomem tempo de trabalho (e de vida) de n\u00f3s. Isso, pois, estamos constantemente recebendo mensagens:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Newsletters de jornais; <\/li><li>Artigos de blogs;<\/li><li>An\u00fancios e propagandas diversos;<\/li><li>Clientes entrando em contato;<\/li><li>Dentre outras.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Diariamente, novos e-mails chegam \u00e0 caixa de entrada. Em meio a tudo isso, chegam mensagens extremamente importantes que se perdem nesse mar de destinat\u00e1rios e remetentes. Sendo assim, se n\u00e3o tivermos organiza\u00e7\u00e3o e n\u00e3o soubermos como organizar o e-mail, j\u00e1 era. Por isso, preparamos mais 7 conselhos de organiza\u00e7\u00e3o digital. Dessa vez, focadas em como manter e como organizar e-mail! Ent\u00e3o, confira:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Pastas<\/h3>\n\n\n\n<p>Primeiramente, elabore um sistema de arquivamento para e-mails que devem ser armazenados. Use pastas, classificando-as por categorias, clientes, projetos ou assuntos, por exemplo. Feito isso, priorize-os. \u00c9 bacana fazer da forma usada no seu computador, assim, facilita a localiza\u00e7\u00e3o das mensagens arquivadas.<\/p>\n\n\n\n<p>Boas classifica\u00e7\u00f5es s\u00e3o: <\/p>\n\n\n\n<ul><li>\u201curgente\u201d (responder o mais r\u00e1pido poss\u00edvel);<\/li><li>\u201caguardar\u201d (depende de mais pessoas para ser respondido);<\/li><li>e \u201carquivar\u201d (consulta\/refer\u00eancia futura).<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Resposta r\u00e1pida<\/h3>\n\n\n\n<p>Se voc\u00ea puder responder a uma mensagem assim que ela chegar ao seu endere\u00e7o, fa\u00e7a.  Principalmente se for um email que n\u00e3o demande um conhecimento t\u00e3o profundo sobre o assunto. Ou seja, n\u00e3o deixe para depois, correndo perigo de se esquecer de retornar o e-mail.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Mover e-mails <\/h3>\n\n\n\n<p>Se chegar um e-mail solicitando uma provid\u00eancia sua ou exija mais dados para responder, sem problemas. Mova a mensagem a uma pasta espec\u00edfica com um nome de \u201cpend\u00eancias\u201d ou \u201caguardando resolu\u00e7\u00e3o\u201d. Imediatamente, marque na sua agenda um dia e hor\u00e1rio para voc\u00ea lidar com tudo o que tiver nessas pend\u00eancias e, claro, responder aos e-mails. O foco \u00e9 tir\u00e1-lo da caixa de entrada (a \u00e1rea principal), para que ele n\u00e3o se perca nas mensagens n\u00e3o visualizadas. E tamb\u00e9m para que n\u00e3o se perca em meio \u00e0s propagandas e outros.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Etiquetas coloridas<\/h3>\n\n\n\n<p>Usu\u00e1rios do Gmail v\u00e3o adorar esta dica de como organizar e-mail. Saiba que \u00e9 poss\u00edvel usar um sistema de cores para categorizar\/marcar os seus e-mails. Visualmente, facilita muito a sua organiza\u00e7\u00e3o, e tamb\u00e9m facilita a busca.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Limpeza digital<\/h3>\n\n\n\n<p>C\u00e1 estamos n\u00f3s falando novamente de limpeza. A faxina deve, sim, fazer parte do planejamento de organiza\u00e7\u00e3o virtual. Portanto, exclua e-mails que j\u00e1 n\u00e3o t\u00eam motivos de guardar. Assim, desocupando sua caixa de entrada e evitando perder-se no dia a dia.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Cancelar o cadastro<\/h3>\n\n\n\n<p>Jamais perca o seu tempo com o desnecess\u00e1rio. Isto \u00e9, se voc\u00ea recebe muitos e-mails de um determinado canal\/blog e n\u00e3o abre, talvez seja melhor cancelar o seu registro na newsletter. Uma alternativa \u00e9 acessar diretamente o site da organiza\u00e7\u00e3o quando tiver tempo. E-mails desnecess\u00e1rios s\u00e3o como arquivos que servem apenas para lotar sua caixa de entrada e fazer com que voc\u00ea corra o risco de deixar um e-mail importante passar despercebido por seus olhos.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Separe pessoal e profissional<\/h3>\n\n\n\n<p>Por fim, mas n\u00e3o menos importante: n\u00e3o misture sua conta pessoal de e-mail com a profissional. Assim, voc\u00ea evita distra\u00e7\u00f5es e consegue mais organiza\u00e7\u00e3o. Nesse sentido, mantenha newsletters, promo\u00e7\u00f5es e discuss\u00f5es em sua conta pessoal. E deixe sua conta profissional apenas para receber emails de parceiros, clientes e potenciais clientes.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quais aplicativos podem ajudar na organiza\u00e7\u00e3o digital?<\/h2>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m das nossas dicas de organiza\u00e7\u00e3o digital, existem aplicativos que podem te ajudar nesta miss\u00e3o de organizar arquivos. Sendo assim, selecionamos alguns para voc\u00ea! Ent\u00e3o, confira e escolha o seu aplicativo de organiza\u00e7\u00e3o que mais se alinhe a sua rotina:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Google Agenda<\/h3>\n\n\n\n<p>Muito conhecido e com foco na organiza\u00e7\u00e3o pessoal, esse recurso da Google est\u00e1 dispon\u00edvel para desktop e mobile. Em resumo, com ele, voc\u00ea pode:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>marcar compromissos;<\/li><li>consultas m\u00e9dicas;<\/li><li>agendar eventos;<\/li><li>bem como, compartilhar com outros usu\u00e1rios.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, o Google Agenda apresenta integra\u00e7\u00e3o com outros produtos da gigante das buscas.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Evernote<\/h3>\n\n\n\n<p>Este app \u00e9 bastante usado no meio empresarial. Ent\u00e3o, por que n\u00e3o usar para organizar arquivos? Ele funciona como um bloco de notas virtual. Em suma, atrav\u00e9s do Evernote \u00e9 poss\u00edvel:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>inserir imagens, \u00e1udios, v\u00eddeos, dentre outros. <\/li><li>fazer listas de tarefas, compras;<\/li><li>arquivar e compartilhar comprovantes banc\u00e1rios;<\/li><li>marcar lembretes;<\/li><li>e at\u00e9 mesmo guardar uma ideia que teve.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Mobills<\/h3>\n\n\n\n<p>Esse aplicativo \u00e9 voltado, sobretudo, \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o virtual das suas finan\u00e7as!&nbsp; Ele oferece gr\u00e1ficos e relat\u00f3rios de acordo com os seus dados financeiros. D\u00e1 para saber onde voc\u00ea tem que reduzir gastos!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Organiza\u00e7\u00e3o digital: como arquivar documentos f\u00edsicos?<\/h2>\n\n\n\n<p>A organiza\u00e7\u00e3o dos arquivos digitais \u00e9 de extrema import\u00e2ncia, como voc\u00ea observou neste artigo sobre organiza\u00e7\u00e3o virtual. No entanto, a organiza\u00e7\u00e3o dos arquivos f\u00edsicos tamb\u00e9m merece aten\u00e7\u00e3o. As velhas conhecidas pastas e tamb\u00e9m as gavetas, s\u00e3o bem \u00fateis!<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image is-resized\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/lh5.googleusercontent.com\/1v02fkyjThX3yLkrvjpS18jEBZlZvF4z-zc9YRKB5uH8q1UP_TbrqGnTm82_dFj4-beHi9hBrTn2SiZQUShd-qEqJJSwC3PxHx1YybyaXCPjDOKy8_OwEAEwb-Wua4mzcZe-mUw\" alt=\"A organiza\u00e7\u00e3o de arquivos f\u00edsicos \u00e9 t\u00e3o importante quanto \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o digital\" width=\"780\" height=\"312\"\/><figcaption> A organiza\u00e7\u00e3o de arquivos f\u00edsicos \u00e9 t\u00e3o importante quanto \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o virtual | Foto: <a href=\"https:\/\/br.freepik.com\/fotos-gratis\/jovem-empresaria-empresaria-da-asia-verificar-o-pedido-de-compra-do-produto-em-estoque-e-salvar-no-trabalho-do-computador-tablet-no-escritorio-em-casa-proprietario-de-pequena-empresa-entrega-no-mercado-online-conceito-freelance-de-estilo-de-vida_10074955.htm#page=1&amp;query=organiza%C3%A7%C3%A3o&amp;position=17\">Freepik<\/a> <\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p>Poupe tempo, aumente a produtividade, evite a poeira e a presen\u00e7a de bichos indesejados no escrit\u00f3rio e nos seus arquivos. Mesmo que voc\u00ea tenha um grande volume de pap\u00e9is para organizar, fique tranquilo, \u00e9 poss\u00edvel colocar tudo em ordem! Saiba como:<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Reserve um local<\/h3>\n\n\n\n<p>Destine um lugar espec\u00edfico, de sua casa ou empresa, para efetuar o armazenamento de arquivos. Nessas horas, gaveteiros de a\u00e7o, para deixar os documentos seguros, s\u00e3o bem-vindos.<\/p>\n\n\n\n<p>Para arquivos atuais, recentes, reserve um espa\u00e7o grande. Pense, ainda, nos novos lotes de documenta\u00e7\u00f5es que podem surgir. Organize os documentos de modo a facilitar eventuais consultas, tanto suas quanto de terceiros.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Aten\u00e7\u00e3o \u00e0 triagem<\/h3>\n\n\n\n<p>Em segundo lugar, este momento \u00e9 o mais cr\u00edtico da organiza\u00e7\u00e3o de arquivos. Aqui, deve-se analisar todos os pap\u00e9is. Portanto,\u00a0 disponha-os em pilhas e separe cada uma conforme o tema. Em seguida, separe por categorias (temas, datas, clientes, servi\u00e7os), visando facilitar as suas consultas.\u00a0<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Arranjo dos arquivos<\/h3>\n\n\n\n<p>Arranjos ou g\u00eaneros como tamb\u00e9m s\u00e3o chamados. Representam os nomes das gavetas principais, local em que colocamos documentos em pastas (opera\u00e7\u00e3o, Recursos Humanos, Marketing, Vendas). Este meio de organiza\u00e7\u00e3o ocorre de acordo com o setor da empresa.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">M\u00e9todo de armazenamento<\/h3>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Alfab\u00e9tico<\/h4>\n\n\n\n<p>A ordem alfab\u00e9tica \u00e9 um dos m\u00e9todos mais utilizados em diversos setores da nossa sociedade. Muito presente em arquivos das secretarias de escolas. E at\u00e9 mesmo est\u00e3o presentes nos consult\u00f3rios m\u00e9dicos, por exemplo. <\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Geogr\u00e1fico<\/h4>\n\n\n\n<p>Este \u00e9 um padr\u00e3o encontrado em reparti\u00e7\u00f5es p\u00fablicas. A organiza\u00e7\u00e3o dos arquivos ocorre de acordo com o local ou origem do dado. \u00c9 poss\u00edvel unir o m\u00e9todo geogr\u00e1fico ao alfab\u00e9tico para uma maior organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Num\u00e9rico<\/h4>\n\n\n\n<p>Esta ordem acontece com sistemas de prioridade, por exemplo:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>boletos;<\/li><li>documento de pessoas f\u00edsicas;<\/li><li>dentre outros.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Ideogr\u00e1fica<\/h4>\n\n\n\n<p>Aqui, costuma-se fazer o uso de um vocabul\u00e1rio t\u00e9cnico (especializado). \u00c9 preciso, portanto, ter um amplo conhecimento de toda a empresa. Isso, pois o documento, antes de receber determinada classifica\u00e7\u00e3o ideogr\u00e1fica, precisa ser devidamente analisado de acordo com a organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">\u00cdndice<\/h3>\n\n\n\n<p>Depois de organizar os arquivos em categorias, pastas e gavetas, elabore um \u00edndice (guia) para voc\u00ea encontrar cada documento com mais rapidez. Caso o arquivo f\u00edsico em quest\u00e3o seja muito grande, considere fazer um mapa do local e anex\u00e1-lo ao guia. No mapa, sinalize:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>nomes de prateleiras;<\/li><li>estantes;<\/li><li>gavetas;<\/li><li>e demais lugares usados para armazenar.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Mas, antes, registre os documentos de modo alfanum\u00e9rico. Al\u00e9m disso, garanta que ao lado de cada registro h\u00e1 uma legenda indicando o assunto. Por exemplo: Pastas da Estante A (ao lado da entrada): Comprovantes de aquisi\u00e7\u00e3o de materiais para banheiros.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Validade<\/h3>\n\n\n\n<p>Diversos documentos t\u00eam um prazo de validade. Na pr\u00e1tica, isso quer dizer que depois de certo tempo ele perde a validade jur\u00eddica. Esse fator deve, portanto, ser levado em conta na hora da organiza\u00e7\u00e3o. Isso ajuda na otimiza\u00e7\u00e3o de eventuais descartes e renova\u00e7\u00f5es.\u00a0 Para isso, faz-se necess\u00e1rio:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Prestar aten\u00e7\u00e3o em documentos de prazos vencidos e descartar do jeito certo. Ou seja, libera\u00e7\u00e3o de espa\u00e7o no arquivo;<\/li><li>Melhor organiza\u00e7\u00e3o do resto. Isto \u00e9, conserva\u00e7\u00e3o dos arquivos sem prazo de validade.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Guarde no lugar<\/h3>\n\n\n\n<p>Estabele\u00e7a uma rotina di\u00e1ria de organiza\u00e7\u00e3o. Sempre que retirar um arquivo do lugar, retorne para o devido lugar. Abriu uma gaveta? Feche-a. Consultou uma pasta? Coloque-a de volta em seu lugar. Consultou o documento de um cliente? Devolva-o. A manuten\u00e7\u00e3o da organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 de suma relev\u00e2ncia. Dessa forma, voc\u00ea evita perder tempo procurando por documentos das quais voc\u00ea n\u00e3o sabe onde colocou.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Limpeza<\/h3>\n\n\n\n<p>Com frequ\u00eancia, fa\u00e7a uma boa limpeza no ambiente. Isso reduz as chances de prolifera\u00e7\u00e3o de fungos, tra\u00e7as e outros organismos indesejados. Eles podem danificar os seus documentos.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Digitaliza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n<p>Esta \u00e9 uma excelente forma de poupar espa\u00e7o f\u00edsico e facilitar a organiza\u00e7\u00e3o dos arquivos. Cada vez mais pessoas\/empresas adotam a transforma\u00e7\u00e3o de arquivos f\u00edsicos em arquivos digitais. Ent\u00e3o cogite adot\u00e1-la tamb\u00e9m!<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Organiza\u00e7\u00e3o digital: abandone comportamentos prejudiciais<\/h2>\n\n\n\n<p>Por fim, mesmo aplicando nossas dicas sobre como organizar arquivos digitais, como organizar o e-mail, usando um aplicativo de organiza\u00e7\u00e3o ou bloco de notas, voc\u00ea n\u00e3o ter\u00e1 sucesso na organiza\u00e7\u00e3o virtual se deixar a desejar em certos aspectos.<\/p>\n\n\n\n<p>A sua hora do trabalho \u00e9 sagrada. Concentre-se apenas nisso, bem como, renove seus h\u00e1bitos. Seguem comportamentos que podem prejudicar a sua organiza\u00e7\u00e3o no dia a dia, se n\u00e3o forem seguidos:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Ignore notifica\u00e7\u00f5es de outras redes sociais;<\/li><li>Cronometre o tempo de lazer que passa na internet e anote;<\/li><li>Desabilite notifica\u00e7\u00f5es da chegada de novos e-mails;<\/li><li>Estabele\u00e7a hor\u00e1rios determinados para checar suas mensagens;<\/li><li>N\u00e3o converse assuntos paralelos enquanto trabalha;<\/li><li>N\u00e3o abra diversas abas referentes a variadas tarefas ao mesmo tempo;<\/li><li>Por fim, foque em uma tarefa de cada vez.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">MATERIAIS DE REFER\u00caNCIA&nbsp;&nbsp;&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<ol><li>Comece por aqui! E aprenda todos os segredos de\u00a0<a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/ebook?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=organizacao-digital\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">como se organizar com o Evernote<\/a>! Tenho certeza que voc\u00ea vai aprender as melhores rotinas, bem como vai se surpreender com o treinamento. <\/li><li>Aprenda como\u00a0<a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/organize-sua-vida?utm_source=artigo-blog&amp;utm_campaign=ensino-remoto\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">organ<\/a><a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/organize-sua-vida?utm_source=artigo-blog&amp;utm_campaign=formulario-google\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">i<\/a><a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/organize-sua-vida?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=organizacao-digital\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">zar sua vida<\/a>\u00a0pessoal e profissional com a ajuda do Evernote. Temos o treinamento ideal para voc\u00ea, ent\u00e3o, confira!<\/li><li>Est\u00e1 com dificuldades para\u00a0\u00a0<a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/google-agenda?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=organizacao-digital\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">organizar sua agenda<\/a>? N\u00e3o se preocupe! Pois, n\u00f3s temos o treinamento ideal para voc\u00ea.\u00a0<\/li><li>Quer aprender a organizar as tarefas da equipe? Ent\u00e3o, acesse o\u00a0<a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/projetos-asana?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=organizacao-digital\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">curso gest\u00e3o de projetos<\/a>\u00a0com Asana. Aprenda a otimizar as etapas do processo em poucas horas.\u00a0<\/li><li>Quer aprender a organizar suas ideias, e ganhar maior agilidade na sua rotina? Ent\u00e3o, conhe\u00e7a o\u00a0<a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/mapa-mental?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=organizacao-digital\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">curso de mapas mentais<\/a>, e aprenda como organizar as suas melhores ideias! Al\u00e9m disso, voc\u00ea ainda aprende como compartilhar de maneira f\u00e1cil e r\u00e1pida com as pessoas.<\/li><li><a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/treinamentos?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=organizacao-digital\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Curso de organiza\u00e7\u00e3o<\/a>: aprenda as melhores pr\u00e1ticas para render at\u00e9 2x mais. Assim, aumentando o foco e a produtividade em sua rotina! <\/li><\/ol>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ser\u00e1 que voc\u00ea \u00e9 mesmo organizado com seus arquivos? Talvez sua organiza\u00e7\u00e3o digital precise de um refor\u00e7o. 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