Unsplash\/Jason Goodman<\/a>. <\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\nO que \u00e9 uma pauta de reuni\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n Sair de um compromisso como uma reuni\u00e3o com a sensa\u00e7\u00e3o de que nada foi resolvido ou estabelecido, mesmo depois de todo o tempo que foi passado na confer\u00eancia, pode desestimular seus colaboradores ainda mais, e essa \u00e9 uma falha que pode ser evitada se a pauta da reuni\u00e3o for elaborada de uma melhor forma. <\/p>\n\n\n\n
A pauta de uma reuni\u00e3o \u00e9 como se fosse um roteiro do que deve ser seguido durante o evento. Ela captura os objetivos da equipe, pontos importantes que devem ser discutidos e itens de a\u00e7\u00e3o que devem ser distribu\u00eddos para uma futura reuni\u00e3o. Todos os assuntos importantes devem ser colocados na pauta e de forma ordenada, para possibilitar uma melhor organiza\u00e7\u00e3o entre os participantes.<\/p>\n\n\n\n
Para que todos possam se organizar da melhor forma e alcan\u00e7ar melhores resultados, \u00e9 de bom tom enviar a pauta e uma lista de convoca\u00e7\u00e3o para todos os colaboradores antecipadamente, para que eles possam se preparar e conseguir cumprir com os itens de a\u00e7\u00e3o designados ap\u00f3s o encontro. <\/p>\n\n\n\n
Isso porque pode ser inc\u00f4modo para algu\u00e9m descobrir que h\u00e1 uma reuni\u00e3o em cima da hora, ficando sem tempo para analisar a pauta e se preparar, al\u00e9m de ter que balancear com suas outras obriga\u00e7\u00f5es de trabalho.<\/p>\n\n\n\n
Informa\u00e7\u00f5es essenciais<\/h3>\n\n\n\n Ao elaborar uma pauta de reuni\u00e3o, voc\u00ea deve verificar se est\u00e3o inclu\u00eddas informa\u00e7\u00f5es como o hor\u00e1rio, local, tempo de dura\u00e7\u00e3o, se a presen\u00e7a \u00e9 obrigat\u00f3ria ou facultativa, se \u00e9 necess\u00e1rio levar algum material complementar e se \u00e9 preciso justificar a falta, caso n\u00e3o consiga estar presente no hor\u00e1rio de in\u00edcio da reuni\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
Em resumo, a pauta de reuni\u00e3o serve para que seja poss\u00edvel deixar claro qual o objetivo de todos os funcion\u00e1rios estarem presentes e para fazer uma reuni\u00e3o mais produtiva, sem durar mais do que o necess\u00e1rio, otimizando o tempo de todos, possibilitando que se organizem melhor e melhorando a produtividade como um todo.<\/p>\n\n\n\n
Para que serve a pauta de reuni\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n O momento no qual vivemos nos pede cada vez mais rapidez e produtividade no trabalho. A pauta serve para que seja poss\u00edvel enxergar os detalhes mais importantes de uma reuni\u00e3o, at\u00e9 mesmo se ela \u00e9 necess\u00e1ria.<\/p>\n\n\n\n
Manter seus funcion\u00e1rios engajados e motivados, n\u00e3o s\u00f3 durante o expediente, mas durante toda sua estadia na empresa pode ser desafiador, e um dos obst\u00e1culos existentes nessa tarefa \u00e9 a frequ\u00eancia de reuni\u00f5es sem uma pauta elaborada. Ao pensar que \u201cessa reuni\u00e3o poderia ser um e-mail\u201d, o colaborador claramente est\u00e1 desmotivado e pode ser que at\u00e9 esteja certo.<\/p>\n\n\n\n
Ao elaborar corretamente uma pauta para uma reuni\u00e3o, voc\u00ea consegue evitar esse des\u00e2nimo direcionado aos compromissos e consegue melhorar a comunica\u00e7\u00e3o e produtividade dentro das equipes, de modo ben\u00e9fico para o ambiente de trabalho e imagem da empresa.<\/p>\n\n\n\n
Qual a diferen\u00e7a entre pauta e ata de reuni\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n Foi explicada a import\u00e2ncia da pauta de reuni\u00e3o bem elaborada, sua capacidade de poupar tempo e como ela pode ajudar dentro da empresa. No entanto, uma d\u00favida que pode ter surgido durante a explica\u00e7\u00e3o \u00e9 sobre qual a diferen\u00e7a entre a pauta de reuni\u00e3o e a ata de reuni\u00e3o. Apesar de parecidas, existem algumas diferen\u00e7as entre a pauta e a ata que podemos apontar.<\/p>\n\n\n\n
Quando falamos de ata, nos referimos a um documento (assim como a pauta) que tem em sua \u00edntegra todas as informa\u00e7\u00f5es consideradas importantes e outras coisas que podem ter ocorrido durante a reuni\u00e3o. A ata \u00e9 feita no momento da reuni\u00e3o e n\u00e3o passa por modifica\u00e7\u00f5es ap\u00f3s seu t\u00e9rmino.<\/p>\n\n\n\n
A pauta, por sua vez, \u00e9 um documento de orienta\u00e7\u00f5es que apresenta resumidamente todos os t\u00f3picos que a equipe ir\u00e1 debater na reuni\u00e3o e informa\u00e7\u00f5es como data e hor\u00e1rio, al\u00e9m da lista de convocados. A principal diferen\u00e7a entre a pauta e a ata \u00e9 que a pauta \u00e9 elaborada antes da reuni\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
A pauta \u00e9 elaborada antes da reuni\u00e3o. | Foto: Unsplash\/Christina @ wocintechchat.com<\/a>.\u00a0 <\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\nComo fazer uma pauta de reuni\u00e3o sem perder tempo?<\/h2>\n\n\n\n O processo de elabora\u00e7\u00e3o da pauta de reuni\u00e3o pode tomar um pouco do seu tempo. Mas, ele \u00e9 recompensado posteriormente. Quando feita corretamente e frequentemente, a pauta pode trazer os mais diversos benef\u00edcios para sua empresa.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
Quer come\u00e7ar a elaborar uma pauta, mas n\u00e3o sabe como? Veja algumas dicas para que voc\u00ea possa aprender como fazer uma pauta de reuni\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n
Passo 1: Defina o formato<\/h3>\n\n\n\n Em primeiro lugar, voc\u00ea deve decidir para a pauta qual \u00e9 o formato de reuni\u00e3o que deseja. Ser\u00e1 uma reuni\u00e3o de rotina? Uma reuni\u00e3o criativa, de brainstorming? A partir disso, ser\u00e1 poss\u00edvel escolher os t\u00f3picos importantes e tamb\u00e9m os participantes.<\/p>\n\n\n\n
Passo 2: Liste os assuntos<\/h3>\n\n\n\n Nessa etapa da pauta, \u00e9 necess\u00e1rio analisar quais os assuntos que s\u00e3o importantes e que a sua equipe precisa discutir nessa reuni\u00e3o e sua ordem de import\u00e2ncia. Essa etapa \u00e9 fundamental para que os participantes possam se interessar pela reuni\u00e3o. Tamb\u00e9m defina se ser\u00e3o necess\u00e1rios materiais extras, e se sim, quais s\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
Passo 3: Determine um tempo de dura\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n Em terceiro lugar, seja honesto ao colocar o tempo de dura\u00e7\u00e3o na pauta, dessa forma, todos os participantes poder\u00e3o se organizar previamente. Separe bem o tempo que cada assunto tomar\u00e1 e priorize os mais importantes.<\/p>\n\n\n\n
Passo 4: Fale antes com os participantes<\/h3>\n\n\n\n Envie a pauta para os participantes com pelo menos um dia de anteced\u00eancia. Assim, permitindo que cada um se organize da maneira que precisar, evitando inconveni\u00eancias.<\/p>\n\n\n\n
Passo 5: Pe\u00e7a ajuda<\/h3>\n\n\n\n Por fim, voc\u00ea pode sempre pedir ajuda aos seus colaboradores durante a elabora\u00e7\u00e3o da pauta de reuni\u00e3o, assim todos poder\u00e3o participar ativamente da escolha de assuntos para a discuss\u00e3o, podendo chegar a uma pauta de reuni\u00e3o pronta, feita com a colabora\u00e7\u00e3o de todos.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
Gostou de aprender sobre pauta de reuni\u00e3o? Seguindo esses passos voc\u00ea far\u00e1 um exemplo de pauta de reuni\u00e3o, de forma simples!<\/p>\n\n\n\n