{"id":4382,"date":"2017-06-27T14:59:08","date_gmt":"2017-06-27T17:59:08","guid":{"rendered":"https:\/\/organizenapratica.com.br\/?p=4382"},"modified":"2022-10-02T18:37:11","modified_gmt":"2022-10-02T21:37:11","slug":"pauta-para-reuniao-rapida","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/organizenapratica.com.br\/pauta-para-reuniao-rapida\/","title":{"rendered":"Pauta para reuni\u00e3o r\u00e1pida: veja como fazer"},"content":{"rendered":"\n<p>Quem faz parte do mundo dos neg\u00f3cios ou ingressou no mercado de trabalho h\u00e1 algum tempo, certamente j\u00e1 ouviu falar sobre a <strong>pauta para reuni\u00e3o<\/strong>. Isso porque este \u00e9 um documento fundamental, que ir\u00e1 ditar o que ser\u00e1 dito em uma reuni\u00e3o e ir\u00e1 definir os passos de cada funcion\u00e1rio ap\u00f3s ela. Poucos, entretanto, conhecem os detalhes desse documento e, aqueles que ingressaram agora nesse meio, podem nem estar familiarizados com o termo.<\/p>\n\n\n\n<p>Elas podem evitar que a reuni\u00e3o se torne ma\u00e7ante, ineficaz em propor solu\u00e7\u00f5es ou que trate de assuntos inoportunos. O objetivo \u00e9 tra\u00e7ar o que ser\u00e1 dito e feito durante o encontro, como ele ser\u00e1 conduzido, por quem ser\u00e1 conduzido, entre outros detalhes. Uma reuni\u00e3o sem pauta, por exemplo, pode ser confusa e n\u00e3o surtir resultado algum para a empresa. Ao passo que uma reuni\u00e3o pautada poder\u00e1 definir o que ser\u00e1 feito ao longo do m\u00eas, poder\u00e1 ajudar a serem criados projetos, entre outros detalhes.<\/p>\n\n\n\n<p>Dito isso, a seguir, explicamos o que \u00e9 uma pauta de reuni\u00e3o, qual sua import\u00e2ncia, o passo a passo para fazer uma pauta de reuni\u00e3o, entre outras coisas. Al\u00e9m disso, traremos uma solu\u00e7\u00e3o f\u00e1cil para aqueles que precisam de uma pauta, mas est\u00e3o sem tempo: a pauta de reuni\u00e3o r\u00e1pida!<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/lh4.googleusercontent.com\/37AgWbxC7BsZmSAl7U7SuxmoFde8-z2mhtDH0U9VtklNhZKMO_jY_IZDe5LywdHO6nW13vKMBrxa7hll_96D2ux73BQ3ge8WcmMCC5r-_sWmLG4cjZ2AtVq9uQYil0jIPXhJlKg\" alt=\"Saiba como fazer uma pauta de reuni\u00e3o r\u00e1pida\"\/><figcaption>Saiba como fazer uma pauta de reuni\u00e3o r\u00e1pida | Foto: <a href=\"https:\/\/unsplash.com\/photos\/gMsnXqILjp4\">Unsplash<\/a><\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n<p>Ademais, sabemos como \u00e9 complicado organizar uma <strong>reuni\u00e3o r\u00e1pida<\/strong> que pode ocorrer em qualquer lugar e momento. Por isso, para te ajudar, mais ao fim do texto te daremos dicas pr\u00e1ticas de como elaborar uma pauta para uma reuni\u00e3o com pouco tempo.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>O que \u00e9 uma pauta de reuni\u00e3o? <\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Uma empresa precisa realizar diversas reuni\u00f5es para definir e coordenar as a\u00e7\u00f5es a serem tomadas, visualizar resultados, entre outras situa\u00e7\u00f5es. Contudo, quem est\u00e1 imerso nesse universo sabe que muitas delas poderiam ser melhor aproveitadas.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso porque \u00e9 muito comum que se perca o objetivo central ou que sequer seja repassado o objetivo daquela reuni\u00e3o. Uma forma de evitar essa desastrosa situa\u00e7\u00e3o \u00e9 a cria\u00e7\u00e3o de uma<a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/pauta-de-reuniao\/\"> pauta de reuni\u00e3o<\/a>, que deve ser distribu\u00edda antes do encontro para a equipe.<\/p>\n\n\n\n<p>A pauta nada mais \u00e9 que o conjunto esquematizado dos principais pontos e temas que devem ser abordados por aquela reuni\u00e3o em especial. Portanto, serve como um guia sobre o direcionamento dos debates e do di\u00e1logo entre os participantes.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe title=\"Tutorial Como Fazer Ata de Reuni\u00e3o usando o Evernote - Organize-se f\u00e1cil!\" width=\"1170\" height=\"658\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/t4-z3VmXaPI?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>A import\u00e2ncia da pauta de reuni\u00e3o<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Como j\u00e1 deve ter ficado evidente pelos par\u00e1grafos anteriores, a pauta \u00e9 muito importante para a otimiza\u00e7\u00e3o das reuni\u00f5es. No entanto, muitos gestores insistem em tratar a pauta apenas como uma formalidade e n\u00e3o como uma necessidade. Esse \u00e9 um pensamento err\u00f4neo e que deve ser evitado.<\/p>\n\n\n\n<p>Afinal, ao se distribuir antecipadamente um documento revelando os objetivos e a necessidade da reuni\u00e3o, evita-se as fugas ao tema. Obviamente, \u00e9 importante que o mediador da reuni\u00e3o tamb\u00e9m se comprometa a cumprir as diretrizes da pauta.<\/p>\n\n\n\n<p>A pauta permite a antecipa\u00e7\u00e3o dos membros da equipe, que podem reunir todas as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias e pensar na forma de apresent\u00e1-las. Assim, facilita uma conversa objetiva e n\u00e3o redundante, al\u00e9m de n\u00e3o abrir espa\u00e7o para pontos paralelos.<\/p>\n\n\n\n<p>Pense que \u00e9 muito mais produtivo que sua equipe esteja trabalhando do que se reunindo. Os encontros para acertar os pontos devem ocorrer, mas devem ser os mais objetivos e concisos poss\u00edveis. Reuni\u00f5es desnecess\u00e1rias podem apenas atrapalhar o andamento dos trabalhos, al\u00e9m de serem tediosas.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c9 neste aspecto que est\u00e1 a principal vantagem de se criar uma pauta para as reuni\u00f5es. O planejamento pr\u00e9vio permite uma maior organiza\u00e7\u00e3o do evento, al\u00e9m de assegurar o comprometimento com o debate dos pontos citados no documento.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Como fazer uma pauta para reuni\u00e3o<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Ao contr\u00e1rio do que muitos podem pensar, a elabora\u00e7\u00e3o de uma pauta de reuni\u00e3o n\u00e3o \u00e9 algo complicado. Isso porque basta seguir apenas alguns passos e responder perguntas simples, que ir\u00e3o lhe orientar durante a constru\u00e7\u00e3o do documento. Ent\u00e3o, se voc\u00ea n\u00e3o tem o costume de faz\u00ea-la na sua empresa, vamos te dizer quais as informa\u00e7\u00f5es que n\u00e3o podem faltar no documento.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Por que voc\u00ea est\u00e1 convocando a reuni\u00e3o? <\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>A pergunta deve ser respondida e sua resposta deve constar na pauta. Dessa forma, seus colaboradores saber\u00e3o sobre o que se trata o encontro. Cabe ressaltar que essa pergunta deve ser a primeira respondida pelo gestor e devem ser analisadas se n\u00e3o existem outras possibilidades. Existem pontos que podem ser discutidos individualmente ou sem a necessidade de uma reuni\u00e3o, saiba reconhecer a real import\u00e2ncia daquele encontro.<\/p>\n\n\n\n<p>Uma forma eficiente de encontrar a resposta para essa quest\u00e3o \u00e9 o gestor se perguntar: o que eu queria dizer quando pensei em fazer essa reuni\u00e3o? A partir desse questionamento, ele ir\u00e1 retomar o ponto que o levou a cogitar o encontro. Esse ponto, por sua vez, ser\u00e1 o tema principal da reuni\u00e3o e ficar\u00e1 marcado na pauta.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Quais os objetivos da reuni\u00e3o? <\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Este \u00e9 um ponto essencial a constar na pauta. Pode parecer redundante em rela\u00e7\u00e3o ao t\u00f3pico anterior, mas n\u00e3o \u00e9. O porqu\u00ea da reuni\u00e3o \u00e9 mais amplo, enquanto os objetivos s\u00e3o mais restritos. Eles podem ser a resolu\u00e7\u00e3o de alguns problemas, o acompanhamento de um projeto da empresa ou a demonstra\u00e7\u00e3o e an\u00e1lise de resultados.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, \u00e9 poss\u00edvel pontuar nos objetivos o que se espera que seja feito ap\u00f3s a reuni\u00e3o. Por exemplo, o objetivo \u00e9 criar um novo projeto, que ser\u00e1 feito por determinado n\u00famero de funcion\u00e1rios, que ser\u00e1 idealizada para tal coisa.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Qual ser\u00e1 o hor\u00e1rio, a data e o local da reuni\u00e3o?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>De nada adianta listar os objetivos de uma reuni\u00e3o e n\u00e3o citar o momento para a realiza\u00e7\u00e3o dela. Portanto, esta \u00e9 uma informa\u00e7\u00e3o relevante que deve constar na sua pauta. Uma dica importante para otimizar a reuni\u00e3o \u00e9 no documento constar tamb\u00e9m a hora prevista para o t\u00e9rmino do encontro. Assim, \u00e9 poss\u00edvel se esfor\u00e7ar para abordar todos os pontos no tempo determinado.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>O que a equipe deve apresentar na reuni\u00e3o?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>\u00c9 natural que as reuni\u00f5es exijam a apresenta\u00e7\u00e3o de certas informa\u00e7\u00f5es, dados ou m\u00e9tricas. Contudo, nem sempre as equipes as possuem com f\u00e1cil acesso ou de maneira organizada. A elabora\u00e7\u00e3o de uma pauta deve conter o que se espera que seja apresentado. Dessa forma, a equipe tem tempo para recolher as informa\u00e7\u00f5es pertinentes e mostr\u00e1-las. O objetivo \u00e9 facilitar o servi\u00e7o do funcion\u00e1rio, por isso, deixem expl\u00edcito o que \u00e9 preciso apresentar, como deve ser apresentado e, se poss\u00edvel, caminhos que ele possa seguir para apresentar. Lembre-se que aquelas informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o importantes para o desenvolvimento da reuni\u00e3o e, por isso, quem ir\u00e1 apresent\u00e1-las n\u00e3o pode ter qualquer d\u00favida.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>A ata da reuni\u00e3o<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>T\u00e3o importante quanto a pauta da reuni\u00e3o \u00e9 a ata dela. Este \u00e9 o documento feito ap\u00f3s o encerramento de uma reuni\u00e3o. Nele constar\u00e3o as principais informa\u00e7\u00f5es sobre ela e que todos podem consultar posteriormente.<\/p>\n\n\n\n<p>Assim como a pauta da reuni\u00e3o, a ata costuma ser ignorada pelas empresas, ainda que seja de suma import\u00e2ncia para o cumprimento do que foi decidido no encontro da equipe. Portanto, vamos te dizer que informa\u00e7\u00f5es devem constar na ata de uma reuni\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Qual o motivo da reuni\u00e3o? <\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>Assim como na pauta, deve-se fazer um resumo dos motivos que levaram \u00e0 realiza\u00e7\u00e3o daquela reuni\u00e3o na ata tamb\u00e9m. Ademais, \u00e9 necess\u00e1rio que os objetivos estejam expostos. Dessa forma, pode-se inclusive fazer uma an\u00e1lise se foi poss\u00edvel alcan\u00e7\u00e1-los com o di\u00e1logo.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Quais foram as solu\u00e7\u00f5es propostas? <\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>Esta talvez seja a informa\u00e7\u00e3o mais importante de constar na ata de uma reuni\u00e3o. Afinal, a equipe se encontrou para debater um ponto espec\u00edfico e no meio do di\u00e1logo podem propor solu\u00e7\u00f5es, novas abordagens ou procedimentos. Todos esses pontos precisam ser organizados e expostos na ata da reuni\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Quem ser\u00e3o os respons\u00e1veis por realizar as novas solu\u00e7\u00f5es?<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>N\u00e3o basta propor uma solu\u00e7\u00e3o para determinado problema, \u00e9 preciso designar responsabilidades. Isso torna o acompanhamento dos trabalhos mais f\u00e1cil. Afinal, voc\u00ea saber\u00e1 a quem recorrer para se informar sobre a implementa\u00e7\u00e3o das solu\u00e7\u00f5es e a equipe designada saber\u00e1 quais resultados deve entregar.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Quais ser\u00e3o os prazos de execu\u00e7\u00e3o?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m de distribuir as tarefas relacionadas \u00e0s solu\u00e7\u00f5es propostas nas reuni\u00f5es, \u00e9 importante definir um prazo de execu\u00e7\u00e3o. Isso torna o processo de acompanhamento dos trabalhos mais transparente e \u00e9 poss\u00edvel reconhecer gargalos na entrega dos resultados.<\/p>\n\n\n\n<p>Por fim, cabe ressaltar que a ata de reuni\u00e3o n\u00e3o deve ser um documento particular do gestor. \u00c9 interessante que c\u00f3pias da ata sejam entregues \u00e0s equipes. Assim, \u00e9 poss\u00edvel manter todos alinhados no alcance dos resultados esperados.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Como fazer uma pauta para reuni\u00e3o r\u00e1pida<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Nem sempre \u00e9 poss\u00edvel fazer uma reuni\u00e3o em uma sala preparada, com tela para exibir slides e espa\u00e7o para todos. Por isso, muitas conversas importantes s\u00e3o feitas em caf\u00e9s, restaurantes ou at\u00e9 no corredor da empresa. Mas a informalidade desses papos n\u00e3o \u00e9 desculpa para voc\u00ea n\u00e3o se preparar. Assim, para ajud\u00e1-lo nessas ocasi\u00f5es, vou mostrar hoje como fazer uma pauta para reuni\u00e3o r\u00e1pida com ajuda do Evernote.<\/p>\n\n\n\n<p>Para ter sucesso em conversas r\u00e1pidas, dois fatores s\u00e3o fundamentais: mobilidade e prepara\u00e7\u00e3o. Explicando o primeiro ponto: geralmente esse tipo de conversa ocorre em locais informais. Assim, pense em ambientes como um caf\u00e9. Nem sempre \u00e9 poss\u00edvel (ou confort\u00e1vel) puxar seu notebook para exibir alguma coisa \u2013 em algumas circunst\u00e2ncias, nem \u00e9 poss\u00edvel pegar uma mesa para apoiar o computador.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Prepara\u00e7\u00e3o para reuni\u00e3o<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Logo, a primeira premissa da nossa pauta para reuni\u00e3o r\u00e1pida \u00e9: preciso ter tudo na palma da m\u00e3o, no seu smartphone. Pelo celular, \u00e9 poss\u00edvel exibir o que se deseja com rapidez, al\u00e9m de fazer anota\u00e7\u00f5es breves.<\/p>\n\n\n\n<p>O segundo ponto \u00e9 talvez o mais importante. Por mais r\u00e1pida e informal que seja a reuni\u00e3o, \u00e9 fundamental que voc\u00ea fa\u00e7a uma prepara\u00e7\u00e3o. Logo, pense que voc\u00ea ter\u00e1 pouco tempo (em rela\u00e7\u00e3o a uma reuni\u00e3o normal) \u2013 assim, \u00e9 preciso correr atr\u00e1s dos objetivos da conversa. Desta forma, uma pauta para reuni\u00e3o r\u00e1pida deve conter:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Objetivos da conversa (ou a pauta propriamente dita);<\/li><li>Os slides, diagramas e ilustra\u00e7\u00f5es;<\/li><li>Espa\u00e7o para anotar as sa\u00eddas e encaminhamentos da reuni\u00e3o.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Lembrando sempre que as informa\u00e7\u00f5es gr\u00e1ficas (slides, diagramas e ilustra\u00e7\u00f5es) devem ser compat\u00edveis com smartphones, j\u00e1 que este provavelmente ser\u00e1 seu primeiro artif\u00edcio. Dessa forma, com ajuda da mobilidade e com uma pauta bem preparada, suas conversas r\u00e1pidas ser\u00e3o t\u00e3o efetivas quanto uma reuni\u00e3o formal.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Como estruturar sua pauta antes da reuni\u00e3o no Evernote para desktop<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-block-embed-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe title=\"Evernote para Reuni\u00f5es R\u00e1pidas - Obtenha efici\u00eancia e cause uma boa impress\u00e3o - Tutorial Evernote\" width=\"1170\" height=\"658\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/90cG8jSxSxs?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea sabe que o Evernote pode ser um aliado na elabora\u00e7\u00e3o de pautas para reuni\u00f5es. Por isso, vamos te ensinar como us\u00e1-lo no desktop. Al\u00e9m disso, mais adiante, vamos mostrar como apresent\u00e1-la no Evernote para Android. Mas n\u00e3o se preocupe, o funcionamento \u00e9 muito similar ao iPhone tamb\u00e9m. Vamos l\u00e1?<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Elaborando a pauta r\u00e1pida no Evernote para desktop<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>O primeiro passo de uma conversa r\u00e1pida e eficaz \u00e9 a prepara\u00e7\u00e3o. Por isso, pense que a pauta ser\u00e1 similar a uma reuni\u00e3o regular, mas com menos tempo (e com menos estrutura para exibir slides ou diagramas).<\/p>\n\n\n\n<p>Se voc\u00ea n\u00e3o tem um <a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/modelo-de-ata-de-reuniao-no-evernote\/?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=pauta-para-reuniao-rapida\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">modelo de ata de reuni\u00e3o<\/a>, d\u00ea uma olhada nos <a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/modelos-evernote?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=pauta-para-reuniao-rapida\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">modelos que temos prontos na Organize na Pr\u00e1tica<\/a>. S\u00e3o gratuitos para baixar!<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:10px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\"><strong>Estrutura da sua pauta r\u00e1pida<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea pode criar uma nota com a estrutura que sugerimos acima:<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Os objetivos da conversa<\/h4>\n\n\n\n<p>Primeiro, lembre-se que voc\u00ea ter\u00e1 menos tempo e estrutura em rela\u00e7\u00e3o a uma reuni\u00e3o normal. Logo, trabalhe para contemplar os t\u00f3picos mais importantes. Assim, coloque esses assuntos principais primeiro na sua lista.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Os slides que voc\u00ea precisa exibir<\/h4>\n\n\n\n<p>Coloque em formato de imagem ou PDF, para facilitar a visualiza\u00e7\u00e3o. Voc\u00ea mostrar\u00e1 essas informa\u00e7\u00f5es na tela de um celular, ent\u00e3o evite textos pequenos ou de dif\u00edcil leitura.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" width=\"850\" height=\"306\" src=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/04-no-evernote.gif\" alt=\"pauta para reuni\u00e3o r\u00e1pida no Evernote\" class=\"wp-image-4383\"\/><\/figure>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">E um espa\u00e7o ao final para compilar as sa\u00eddas da reuni\u00e3o<\/h4>\n\n\n\n<p>Deixe essa parte pronta, para n\u00e3o esquecer de registrar os encaminhamentos da conversa.<\/p>\n\n\n\n<p>Com a pauta organizada, chegou a hora de coloc\u00e1-la nos seus atalhos. Isso vai te ajudar na hora da reuni\u00e3o para encontrar o arquivo com mais facilidade. Colocar uma nota no atalho \u00e9 bem simples: basta clicar em cima do nome da nota e arrastar para a parte dos atalhos do Evernote. Veja como funciona:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" width=\"850\" height=\"306\" src=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/05-atalho.gif\" alt=\"pauta para reuni\u00e3o r\u00e1pida\" class=\"wp-image-4384\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>Por fim, uma dica adicional important\u00edssima: acesso off-line. Nem sempre voc\u00ea ter\u00e1 um wi-fi funcionando por perto. E, em muitas situa\u00e7\u00f5es, nem o 4G do celular ajuda! Al\u00e9m disso, algumas imagens podem demorar para carregar. Por isso, \u00e9 importante manter essa pauta para reuni\u00e3o r\u00e1pida entre os seus arquivos off-line no Evernote. Por exemplo, \u00e9 poss\u00edvel ter um caderno s\u00f3 para esse tipo de anota\u00e7\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<p>No GIF abaixo, d\u00ea uma olhada no modelo que costumo usar nas minhas reuni\u00f5es:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" width=\"850\" height=\"306\" src=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/06-offline.gif\" alt=\"modelo de pauta para reuni\u00e3o r\u00e1pida\" class=\"wp-image-4385\"\/><\/figure>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Apresentando a pauta r\u00e1pida no Android<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Voc\u00ea preparou a pauta e colocou os principais t\u00f3picos. Ent\u00e3o, chegou a hora da a\u00e7\u00e3o: como usar essa nota na pr\u00e1tica?<\/p>\n\n\n\n<p>O primeiro passo \u00e9 encontrar a nota no seu celular. No GIF abaixo, simulamos essa situa\u00e7\u00e3o em um celular Android. Por\u00e9m, lembra que colocamos nossa nota nos atalhos? Assim, \u00e9 s\u00f3 abrir o Evernote e acess\u00e1-la no menu principal, na parte de atalhos.<\/p>\n\n\n\n<p>Por fim, sua pauta para reuni\u00e3o r\u00e1pida precisa de encaminhamentos. Voc\u00ea pode registrar as sa\u00eddas no pr\u00f3prio celular, na \u00e1rea que criamos anteriormente. Entretanto, n\u00e3o ser\u00e1 poss\u00edvel escrever textos muito extensos no celular \u2013 por isso, seja breve e assertivo. Veja como fica no nosso modelo:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"260\" height=\"432\" src=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/01-atalho-no-celular.gif\" alt=\"como otimizar suas reuni\u00f5es com o Evernote\" class=\"wp-image-4386\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>Pauta de reuni\u00e3o profissional: 5 elementos que n\u00e3o podem faltar<\/p>\n\n\n\n<p>Se mesmo com o passo a passo de como criar sua pauta de reuni\u00e3o, feito a partir de quest\u00f5es, voc\u00ea ainda est\u00e1 em d\u00favida do que deve conter, separamos 5 elementos que n\u00e3o podem faltar em uma pauta de reuni\u00e3o profissional.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. O tema da reuni\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n<p>Como foi dito, um dos pontos que deve constar no passo a passo e deve estar entre os elementos mais importantes \u00e9 o tema de sua reuni\u00e3o. Ou seja, qual ser\u00e1 o tema de sua pauta? Ou melhor, sobre o que se tratar\u00e1 a reuni\u00e3o? Esse \u00e9 o ponto mais importante, que deve estar presente em qualquer tipo de pauta de reuni\u00e3o, sem exce\u00e7\u00f5es. Uma pauta sem tema de nada servir\u00e1, isso porque as pessoas que a receberem n\u00e3o ir\u00e3o compreender do que ir\u00e1 se tratar o encontro e n\u00e3o poder\u00e3o se preparar, seja montando apresenta\u00e7\u00f5es ou at\u00e9 mesmo refletindo sobre o que ser\u00e1 tratado. Sendo assim, se deseja que sua pauta de reuni\u00e3o seja profissional, coloque o tema e deixe ele bem expl\u00edcito.<\/p>\n\n\n\n<p>Lembre-se, esse t\u00f3pico deve ser o primeiro a constar, para que seja a primeira informa\u00e7\u00e3o que a pessoa tenha.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Lista <\/h3>\n\n\n\n<p>Outro elemento fundamental para sua pauta de reuni\u00e3o profissional s\u00e3o as listas. Isso porque pautar as informa\u00e7\u00f5es dessa maneira torna tudo mais f\u00e1cil, al\u00e9m de facilitar que as pessoas encontrem o que precisam dentro da pauta. Por isso, recomenda-se que cada resposta para as perguntas principais (qual o tema, quais os objetivos, qual a data e hora, entre outras) estejam disponibilizadas em uma lista, na ordem de import\u00e2ncia.<\/p>\n\n\n\n<p>N\u00e3o se prenda, contudo, aquela velha lista, t\u00f3pico por t\u00f3pico. \u00c9 poss\u00edvel criar pequenos esquemas, que podem facilitar tamb\u00e9m a leitura da pauta.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"262\" height=\"416\" src=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/wp-content\/uploads\/2017\/06\/03-plano-de-acao.gif\" alt=\"pauta para reuni\u00e3o r\u00e1pida no Evernote\" class=\"wp-image-4388\"\/><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. Prioridades primeiro<\/h3>\n\n\n\n<p>Mais que um elemento, esse \u00e9 um detalhe que deve ser seguido em uma pauta de reuni\u00e3o profissional. Durante a constru\u00e7\u00e3o de sua pauta de reuni\u00e3o, com os t\u00f3picos dispostos em lista, priorize as informa\u00e7\u00f5es mais importantes. Por exemplo, a informa\u00e7\u00e3o mais importante \u00e9 o tema dessa reuni\u00e3o, por isso, coloque como o primeiro t\u00f3pico. Em seguida, s\u00e3o os objetivos, que s\u00e3o uma \u201ccontinuidade\u201d do tema.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c9 preciso frisar, no entanto, que cada reuni\u00e3o ter\u00e1 o seu t\u00f3pico mais importante e isso ir\u00e1 depender do tema central e do que \u00e9 pretendido alcan\u00e7ar com ela.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4. Informa\u00e7\u00f5es claras e espec\u00edficas<\/h3>\n\n\n\n<p>Um dos elementos que n\u00e3o podem faltar em uma pauta de reuni\u00e3o profissional s\u00e3o as informa\u00e7\u00f5es da reuni\u00e3o, como um todo. Cada detalhe importante deve estar presente e de forma clara e espec\u00edfica. Por exemplo, se durante a reuni\u00e3o determinados funcion\u00e1rios forem realizar apresenta\u00e7\u00f5es, \u00e9 preciso que esteja expl\u00edcito quais os funcion\u00e1rios devem se preparar e quais os dados e informa\u00e7\u00f5es que devem ser apresentados.<\/p>\n\n\n\n<p>Exemplo, uma reuni\u00e3o para falar dos gastos mensais da empresa. A apresenta\u00e7\u00e3o ser\u00e1 de responsabilidade do chefe do financeiro e ele deve apresentar dados referentes aos gastos de todo o m\u00eas e de todos os setores.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">5. Responsabilidade<\/h3>\n\n\n\n<p>Outro elemento que deve constar na pauta de reuni\u00e3o \u00e9 a responsabilidade de cada participante. Ou seja, \u00e9 preciso explicar o que cada um far\u00e1 no dia da reuni\u00e3o. Por exemplo, alguns ser\u00e3o apenas espectadores, que ir\u00e3o escutar, tomar nota e tomar decis\u00f5es futuras sobre o que ouviu. Outros devem apresentar informa\u00e7\u00f5es espec\u00edficas sobre a empresa ou sobre o setor que trabalham. Outro dever\u00e1 tomar nota de tudo o que for dito, entre outras fun\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Como se preparar para reuni\u00f5es profissionais?<\/h2>\n\n\n\n<p>Reuni\u00f5es profissionais s\u00e3o extremamente importantes, isso porque \u00e9 a partir delas que se discute os neg\u00f3cios da empresa e se tomam decis\u00f5es importantes. \u00c9 por isso que criar uma pauta de reuni\u00e3o \u00e9 fundamental, pois a partir dela \u00e9 poss\u00edvel organizar tal encontro e garantir que tudo saia como o planejado.<\/p>\n\n\n\n<p>Mas mais importante que as pautas de reuni\u00e3o \u00e9 se preparar para tais encontros. Isso porque o objetivo \u00e9 reunir, trocar informa\u00e7\u00f5es, trocar ideias, organizar novos projetos, entre outros pontos. Por isso, qualquer funcion\u00e1rio que for participar deve estar preparado para cumprir seu papel na reuni\u00e3o e colaborar com a empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>Existem diversas formas de se preparar para uma reuni\u00e3o profissional. Antes de mais nada, contudo, \u00e9 preciso saber seu papel nessa reuni\u00e3o, saber todos os detalhes que envolvem tal encontro e estar a par dos assuntos de sua empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>Por isso, recomenda-se a leitura, de forma atenta, da pauta de reuni\u00e3o. Em seguida, uma pesquisa sobre o tema, como as principais informa\u00e7\u00f5es acerca dele. Exemplo, a reuni\u00e3o ir\u00e1 tratar de novas maneiras de se tornar uma empresa sustent\u00e1vel. Tal funcion\u00e1rio, antes de mais nada, precisa compreender o que \u00e9 sustentabilidade, o que \u00e9 uma empresa sustent\u00e1vel, o que est\u00e1 sendo feito por outras empresas, o que pode ser feito por seu setor, entre outros pontos. N\u00e3o \u00e9 preciso se tornar um especialista, mas apenas ter os conhecimentos b\u00e1sicos de tal assunto.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, caso o funcion\u00e1rio esteja respons\u00e1vel por uma apresenta\u00e7\u00e3o, \u00e9 preciso recolher as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias, reuni-las em uma pequena apresenta\u00e7\u00e3o, que esteja vis\u00edvel para todos, ele deve estar preparado para tirar d\u00favidas e esclarecer pontos sobre o tema que ser\u00e1 apresentado.<\/p>\n\n\n\n<p>Outro ponto \u00e9 que existem diversos tipos de reuni\u00f5es profissionais, por isso, \u00e9 preciso compreender qual o tipo de reuni\u00e3o para poder se adequar a ela.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Tipos de reuni\u00f5es profissionais<\/h3>\n\n\n\n<p>Ao organizar uma reuni\u00e3o profissional \u00e9 preciso entender qual \u00e9 o tema dela e qual \u00e9 seu objetivo. Tendo isso em mente, o gestor poder\u00e1 organizar uma reuni\u00e3o espec\u00edfica, que ir\u00e1 exigir dos funcion\u00e1rios um determinado tipo de comportamento. Por exemplo, uma reuni\u00e3o para pensar em solu\u00e7\u00f5es, no estilo brainstorm, deve exigir que todos discutam e encontrem a melhor solu\u00e7\u00e3o para um problema. Nesse caso, cada funcion\u00e1rio dar\u00e1 uma ideia e essas ideias ser\u00e3o debatidas.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c9 poss\u00edvel separar 8 tipos de reuni\u00f5es profissionais, todas com um objetivo distinto e que devem ser organizadas de formas diferentes. Al\u00e9m disso, para cada uma delas a prepara\u00e7\u00e3o, seja do gestor ou dos demais funcion\u00e1rios, ser\u00e1 diferente.<\/p>\n\n\n\n<p>Os tipos de reuni\u00e3o s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Reuni\u00e3o de treinamento: tem por objetivo treinar os funcion\u00e1rios para realizarem uma fun\u00e7\u00e3o espec\u00edfica ou aprenderem a usar novas tecnologias;<\/li><li>Reuni\u00e3o informativa: tem por objetivo expor as informa\u00e7\u00f5es gerais da empresa para todos os funcion\u00e1rios. O intuito \u00e9 que todos estejam a par do que est\u00e1 acontecendo com o neg\u00f3cio;<\/li><li>Reuni\u00e3o para a defini\u00e7\u00e3o de diretrizes: t\u00eam por objetivo encontrar a solu\u00e7\u00e3o para determinados problemas na empresa. Pode ser feita com todos os funcion\u00e1rios, com os l\u00edderes dos setores, entre outros;<\/li><li>Reuni\u00e3o de tomada de decis\u00f5es: tem por objetivo, como o pr\u00f3prio nome indica, tomar uma decis\u00e3o sobre a empresa. Exemplo, uma reuni\u00e3o para tratar de cortes no or\u00e7amento ou sobre novas contrata\u00e7\u00f5es;<\/li><li>Reuni\u00e3o criativa: tem por objetivo incentivar os funcion\u00e1rios a terem novas ideias e a sa\u00edrem de sua zona de confronto. Na maioria das vezes, essas reuni\u00f5es possuem um tom informal e l\u00fadico;<\/li><li>Reuni\u00e3o avaliativa: tem por objetivo classificar o trabalho de colaboradores e funcion\u00e1rios, al\u00e9m de se debater sobre o desempenho da empresa;<\/li><li>Reuni\u00e3o de acompanhamento: tem por objetivo, como o pr\u00f3prio nome indica, acompanhar uma atividade ou projeto que esteja sendo realizado;<\/li><li>Reuni\u00e3o de desenvolvimento de projetos: tem por objetivo desenvolver novos projetos, com cada um dos colaboradores dando sua vis\u00e3o e construindo algo juntos.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Prepara\u00e7\u00e3o de reuni\u00f5es profissionais<\/h3>\n\n\n\n<p>Como foi dito, os funcion\u00e1rios que forem participar de uma reuni\u00e3o devem se preparar para que esteja a par do tema, para que tenham ideias em mente e estejam prontos para colaborar. A prepara\u00e7\u00e3o, contudo, n\u00e3o \u00e9 apenas daqueles que ir\u00e3o participar, mas tamb\u00e9m de quem elaborou a reuni\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Existem 12 passos que s\u00e3o necess\u00e1rios seguir para a prepara\u00e7\u00e3o de uma reuni\u00e3o profissional, que s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>1. Convide para a reuni\u00e3o apenas quem for realmente necess\u00e1rio;<\/li><li>2. Fa\u00e7a uma prepara\u00e7\u00e3o pr\u00e9via da reuni\u00e3o;<\/li><li>3. N\u00e3o marque reuni\u00f5es fora do hor\u00e1rio de trabalho;<\/li><li>4. Limite o uso de celulares e outros aparelhos com acesso \u00e0 Internet;<\/li><li>5. Re\u00fana os convidados de p\u00e9;<\/li><li>6. D\u00ea a voz a todos, mas n\u00e3o sobre tudo e a todo momento;<\/li><li>7. Saiba sempre que horas s\u00e3o;<\/li><li>8. Alerte para atrasos e pouca participa\u00e7\u00e3o;<\/li><li>9. Relembre o principal motivo da reuni\u00e3o;<\/li><li>10. Conclua cada assunto;<\/li><li>11. Termine a reuni\u00e3o com um refor\u00e7o das decis\u00f5es tomadas;<\/li><li>12. Elimine reuni\u00f5es quando j\u00e1 n\u00e3o houver prop\u00f3sito para realiz\u00e1-las.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Gostou da ideia da <strong>pauta de reuni\u00e3o<\/strong>, para uma <strong>reuni\u00e3o r\u00e1pida<\/strong>? Saiba como utilizar outras t\u00e9cnicas de organiza\u00e7\u00e3o com o <a href=\"https:\/\/organizenapratica.com.br\/organize-sua-vida?utm_source=artigo&amp;utm_campaign=pauta-para-reuniao-rapida\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Curso de Organiza\u00e7\u00e3o Pessoal<\/a> oferecido pela Organize na Pr\u00e1tica. Nele, voc\u00ea poder\u00e1 otimizar sua rotina e melhorar sua produtividade.<\/p>\n\n\n\n<div style=\"height:15px\" aria-hidden=\"true\" class=\"wp-block-spacer\"><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">MATERIAIS DE REFER\u00caNCIA<\/h2>\n\n\n\n<ol><li>Comece por aqui! 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