O segredo para o sucesso nos negócios depende muito de como os seus colaboradores realizam as atividades do dia a dia. Ou seja, depende da organização na gestão de atividades. Afinal, se o saldo entre acertos e erros for negativo, com trabalhos ruins, perda de prazos, entre outros, a sua empresa terá dificuldades na eficiência dos seus processos. Portanto, é importante buscar uma trajetória de crescimento para conseguir processos mais rápidos e práticos. Desse modo, a seguir, entenda melhor como funciona esse mecanismo. Além de ferramentas que vão ajudá-lo a melhorar os resultados da sua empresa. Boa leitura!
O que é gestão de atividades?
Em resumo, a gestão de atividades é uma estratégia que consiste em organização, controle de tarefas e distribuição. Com isso, o gestor da equipe consegue verificar o que precisa ser feito e, assim, destinar os recursos humanos e materiais necessários, executando o cumprimento das qualidades, quantidades e dos prazos estipulados.
Esse método integra características de execução e planejamento. Pois, além de pensar nas prioridades, o responsável participa coordenando, compartilhando e acompanhando o serviço, da mesma forma que participa da divisão do trabalho. Por isso, a função é melhor exercida por líderes. Afinal, a posição hierárquica pode não ser o suficiente para motivar os funcionários nas atividades diárias.
Como funciona a gestão de atividades?
Após entender o que é gestão de ativos, chegou a hora de saber um pouco mais sobre como funciona esse método. Logo, a gestão de atividades funciona de maneira paralela aos demais processos existentes na sua empresa. Em outras palavras, a partir da entrada de uma demanda (resolver problema, entregar pedido, fechar negócio) surge a necessidade de acompanhamento, organização e controle das tarefas que precisam ser feitas na companhia.
Por outro lado, embora você pode aplicar em diversos momentos, é possível identificar algumas características que compõem esse processo. Confira:
- Priorização: o líder define o que precisa destacar, bem como qual é a ordem de execução das atividades;
- Delegação: aqui o gestor separa as tarefas e escolhe o colaborador mais indicado para cada função. Além disso, verifica quais são os recursos necessários;
- Controle: por fim, os colaboradores acompanham o andamento das tarefas. E ainda, verificam se as condições estão sendo cumpridas.
Desse modo, com a elaboração de um plano estratégico, os resultados serão mais positivos. Pois, o líder precisa de orientações sobre quais são as demandas mais urgentes e importantes em cada situação da empresa.
Para que serve a gestão de atividades?
Para entender a importância da gestão de atividades e o que faz um analista de gestão de ativos, é necessário analisar a interdependência de cada setor no negócio. Por exemplo, as tarefas do departamento “A” influenciam no dia a dia de “B”, “C” e “D”. Como também o resultado geral pode ser traduzido no desempenho da sua empresa.
Se a equipe falha ao cumprir os prazos e as demandas ou ainda, separa colaboradores pouco eficientes para a linha de montagem, esse processo impacta na carga de trabalho da área comercial. Isto é, o setor terá que renegociar acordos e o saldo final da companhia.
Desse modo, além da importância central, é possível identificar outras vantagens em adotar uma boa gestão de atividades. Como, por exemplo:
- Organização do trabalho de maneira mais equilibrada;
- Realização de tarefas prioritárias;
- Facilidade no alcance das metas;
- Melhor acompanhamento das atividades e;
- Aumento no número de tarefas cumpridas nas condições e prazo estipulados.
Portanto, o cuidado com essa gestão deve ser uma preocupação de todos os colaboradores da empresa. Afinal, essa estratégia acontece em cada círculo de liderança da empresa. Ou seja, do CEO (Diretor Executivo), que organiza as atividades para a sua equipe, aos pequenos grupos de funcionários designados para um projeto específico.
Além disso, é comum as pessoas que analisam esses métodos ficarem com dúvidas sobre o que são ativos intangíveis dentro da gestão de serviço. Portanto, não são nada mais do que um produto que a empresa possui, porém, não existe fisicamente, por exemplo, software, licenças, direitos autorais ou carteira de clientes.
4 dicas para a implementação da gestão de atividades
Agora, confira 4 dicas e ferramentas que vão te ajudar a implementar a gestão de atividades na sua empresa! Veja:
1. Trello
Em primeiro lugar, o Trello é uma excelente ferramenta para a organização. Afinal, cria quadros que indicam as etapas do seu projeto. Desse modo, é muito intuitivo e dinâmico, oferecendo facilidade para arrastar as tarefas rapidamente. Além disso, é possível adicionar membros e atribuir atividades.
A criação dos fluxos é prática e simples, permitindo a colocação de etiquetas coloridas para a organização das prioridades. Por exemplo, as tarefas mais importantes podem ser colocadas em vermelho, com a finalidade de serem localizadas com maior rapidez. Esse mecanismo é muito utilizado por startups e organizações de pequeno e médio porte.
2. Quire
Uma das principais vantagens dessa plataforma é mostrar os detalhes das suas tarefas em uma coluna lateral. Portanto, basta clicar na linha da atividade e ler tudo sobre ela no lado direito do sistema. Além, é claro, de marcar as responsabilidades como finalizadas e eliminá-las da sua lista. Além disso, é possível:
- Inserir anexos no google formulário;
- Subir trabalhos prontos;
- Ou ainda, adicionar legendas.
3. Asana
Em terceiro lugar, temos o Asana. Trata-se de um excelente mecanismo para gerenciar tarefas em grupo, pois possui:
- Chat;
- Lista de atividades;
- Calendário com visão geral dos membros e suas funções;
- Bem como fóruns de discussão.
Por isso, é excelente para os gerentes de projetos. Além de ser ótima plataforma para visualizar o que cada colaborador da equipe está fazendo no momento e, assim, distribuir os seus próximos passos.
4. Microsoft To Do
Por fim, se você é uma pessoa com dificuldade para lembrar das suas tarefas do dia a dia, o Microsoft To Do é ideal para você. Afinal, ele te ajudar a ter mais foco, e com isso mais tempo para lazer.
De forma simplificada, ele possui funções de alerta sobre atividades que ainda não foram concluídas. E essas mensagens podem chegar por e-mail ou celular.
Além disso, é possível organizar as suas responsabilidades por meio de prioridade. Como também oferecer uma nota indicando o grau de importância de cada tarefa. Com o Microsoft To Do você cria listas para sua vida profissional e pessoal, podendo acessá-las em qualquer lugar através do app. Essa ferramenta é simples, minimalista e fácil de usar! Portanto, é ótima para não perder tempo e realizar as atividades importantes do seu dia.
A gestão de atividades é sinônimo de aumento de produtividade e melhoria no desempenho da sua equipe de trabalho. Esse processo ajuda no alcance dos objetivos e metas da sua empresa, bem como no planejamento estratégico. Desse modo, as atividades e processos são implantados como soluções interessantes para o seu negócio. Além de receberem o auxílio de ferramentas que podem facilitar o dia a dia da organização e, assim, tornar os procedimentos mais práticos e simples.
Por fim, o que você achou desse conteúdo? Confira mais artigos como este no blog do Organize na Prática. E aprenda novas maneiras de simplificar os processos da sua empresa!
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