modelo de ata de reuniãoÉ fundamental ter certo nível de organização no seu ambiente profissional. Seja a sua mesa de trabalho, seja seu banco de dados ou até seus documentos. Quanto mais organizado estiver, melhor fica sua imagem entre colegas, colaboradores e gestores. Na minha carreira, uso algumas técnicas para manter tudo em ordem, mesmo na correria do dia a dia. No texto de hoje, quero ensinar um macete bem fácil e que ajuda muito: modelo de ata de reunião no Evernote.

Ter alguns templates na manga, como um modelo de ata de reunião, ajudam bastante. Principalmente para profissionais que lidam com diferentes projetos ao mesmo tempo – ambiente propício para bagunça e perda de dados. E, nesse ponto, o Evernote é uma ferramenta eficiente.

É possível deixar montado, dentro do Evernote, uma série de templates para usos diferentes. Além de acelerar o processo – afinal, você não precisa criar um documento do zero antes de cada conversa –, um modelo de ata de reunião no Evernote ajuda a:

  • Organizar os dados em uma estrutura compreensível e lógica;
  • Encontrar as informações posteriormente;
  • Enviar os dados da reunião aos participantes.

Um bom modelo de ata de reunião contribui para conversas produtivas

O modelo que vou sugerir a vocês hoje é baseado nas minhas experiências profissionais. Pense nesses modelos não apenas como um documento. São guias para conduzir uma boa reunião. Se algum tópico ficou de fora (ou se não foi bem explorado), talvez você precise rever a estrutura das conversas que costuma realizar.

Para começar seu modelo de ata de reunião, crie uma nota dentro do seu Evernote. Eu tenho um caderno com todos os meus modelos: contratos, conversas rápidas, propostas… Costumo armazenar esse tipo de template lá – sugiro que você faça o mesmo.

Um bom modelo de ata de reunião precisa conter alguns campos estratégicos. Vou destacar os principais abaixo:

1. Título da reunião

Ajuda a identificar o evento e pode deixar você um pouco mais preparado. É uma apresentação comercial? Alinhamento de projeto? Use isso a seu favor no título.

2. Data, hora e local

Informações relevantes em dois aspectos:

  • Antes da conversa: preciso chegar com quanta antecedência? Como é o trânsito da reunião?
  • Depois da conversa: o papo demorou mais do que o esperado? Por que? É possível otimizar esse tempo nas próximas.

3. Participantes

Coloque aqui o nome das pessoas presentes. Uma dica para seu modelo de ata de reunião: se você tiver e-mails dos participantes, vale a pena colocá-lo. Facilita depois ao enviar a ata para todos.

4. Objetivo

Esse ponto é importante para qualquer reunião, independente da circunstância. Conversas sem objetivos claros não costumam ser produtivas. Na maior parte das vezes, levam mais tempo do que o desejado. Use o objetivo a seu favor e deixe isso bem claro a todos.

5. Agenda

Insira aqui, em estrutura de tópicos, o que você pretende em cada momento da reunião. Recomendo estipular prazos para cada atividade. Isso ajuda a controlar o tempo da conversa, evita digressões desnecessárias e traz prioridade aos pontos mais importantes.

Baixe meu modelo de ata de reunião e outros templates na minha página de Modelos Evernote.

6. Notas

Nem todos os tópicos de uma conversa geram ações concretas. É importante prever no seu modelo de ata de reunião um espaço para anotações e dados relevantes. Lembrando que, ao armazenar o documento no Evernote, tudo é “encontrável” pela busca.

7. Áudio

O Evernote permite capturar áudios e armazená-los em notas. Você pode gravar uma reunião e deixar o arquivo disponível dentro da ata, acessível a todos.

ata de reunião

Lembre-se: é de bom tom avisar os participantes sobre a gravação antes da reunião.

8. Plano de ação

Esse tópico nunca pode ficar vazio. Uma reunião sem plano de ação definido não costuma ser produtiva para ninguém. No seu modelo de ata de reunião, preveja espaços para:

  • Atividades propostas;
  • Prazos estipulados;
  • Responsáveis por cada ação.

9. Anexos

Use essa área para guardar arquivos usados durante a reunião: apresentações, contratos, documentos de referência, entre outros materiais.

10. Anotações no papel

É normal “rabiscar” algumas coisas durante uma reunião. Para explicar uma ideia você pode usar desenhos, diagramas, fluxogramas, entre outros recursos. Para não perder essas informações, é possível usar o scanner de documentos do Evernote, capturar essas anotações e anexá-las dentro de uma nota.

modelo de ata de reunião

Como organizar minhas atas de reunião?

Com o modelo pronto, o processo de uso é simples:

  • Copie o conteúdo do modelo de ata de reunião;
  • Crie uma nova nota;
  • Cole.

modelo de ata de reunião

É importante lembrar que sua responsabilidade não acaba junto com a reunião. É preciso enviar a ata para os participantes e zelar para que o plano de ação seja executado. E como encontrar esses documentos com facilidade? Aí entram as tags. Elas ajudam a localizar notas com mais rapidez dentro do Evernote. No exemplo abaixo, localizo a tag “Atas”:

modelos de ata de reunião

Além de tags para meus modelos (atas, contratos, propostas…), tenho tags específicas para:

  • Cliente (no GIF abaixo, representado por “ABCDE”);
  • Ano;
  • E mês.

modelo de ata de reunião

E como localizar atas de forma mais específica? Uma sugestão:

  • No campo de pesquisa, pesquise o termo “ata”;
  • Digite “+ tag:” e coloque a tag usada para seu cliente

Voilà: você verá todas as tags de atas com aquela empresa específico. No exemplo abaixo, pesquisei por todos os documentos relacionados a um cliente (Honda). A tag aparece rapidinho:

modelo de atas de reunião

Costumo usar muito esse recurso antes das reuniões. Quando estou no táxi, faço essa pesquisa e vejo o conteúdo dos últimos encontros, as anotações, os planos de ação… É uma excelente forma de se preparar.

Preciso criar um modelo de ata de reunião do zero?

Vale a pena criar sim, até para treinar alguns recursos que mostrei, como o scanner de documentos ou a gravação de vocês.

Porém, se você estiver sem tempo, tenho um modelo de ata de reunião pronto. Além dele, deixei para meus leitores outros documentos relevantes:

  • Checklist de viagem;
  • Checklist-modelo para Imposto de Renda;

Para acessar meu pacote de modelos do Evernote, basta clicar aqui: http://organizenapratica.com.br/modelos-evernote/

Obrigado pela leitura e até o próximo texto!

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Foto do topo: Unsplash/Creative Commons


Mauricio Aizawa
Mauricio Aizawa

Empresário, professor e fundador da Organize na Prática (organizenapratica.com.br), empresa de treinamentos e consultoria com foco em produtividade pessoal e empresarial. Graduado em Administração de Empresas, pós-graduado em Engenharia de Software pela Universidade de São Paulo e MBA Executivo pelo Insper. • Profissional certificado pela Evernote para implantação do Evernote Business. • Mais de 15 anos de experiência com implementação de sistemas corporativos e otimização de processos na área de relacionamento com clientes, gestão empresarial, automação de marketing e business intelligence.