Todas as pessoas que possuem uma conta no Google, ou uma conta no Gmail possuem também uma conta no Google Agenda: um software incrível criado por uma empresa inovadora e detentora de diversas ferramentas úteis para o seu dia a dia. O Google agenda é uma dessas ferramentas incríveis que podem te ajudar a ser mais produtivo nas suas tarefas pessoais e profissionais.
Quer aprender como usar e organizar melhor o Google Agenda? Continue lendo este artigo.
Benefícios em utilizar o Google Agenda para se organizar
As agendas de papel estão ficando cada vez mais para trás, dando espaço para os aplicativos e softwares online. Dessa forma você consegue ter a sua agenda em seu celular e poderá carregá-la com você para qualquer lugar, sem correr o risco de esquecê-la em casa.
Afinal, uma coisa é certa: você pode até esquecer a carteira em casa, mas o celular está sempre com você.
Portanto, confira abaixo os benefícios pessoais e profissionais em utilizar Google Agenda para se organizar.
Benefícios pessoais
- O primeiro e um dos recursos mais interessantes é que você pode adicionar quantas agendas você quiser dentro do aplicativo. Sendo assim é possível criar uma agenda para os compromissos e as tarefas de seus filhos, faculdade, tarefas domésticas entre outros.
- O seu dia fica ainda mais produtivo e você pode compartilhar a sua agenda com o e-mail para nunca se esquecer de seus compromissos.
- Outra ferramenta interessante é que você consegue gerenciar eventos e tarefas por cores, facilitando a visualização e a organização.
- Por fim, e um recurso essencial: ele está disponível para ser acessado em diferentes dispositivos, ou seja, não importa se você levará para a reunião um tablet, um computador ou apenas o seu celular. Por ele estar vinculado a sua conta Google, você pode acessar a sua agenda em qualquer lugar.
Benefícios profissionais
- Com Google Agenda você consegue compartilhar a sua agenda com as pessoas do trabalho, com sócios ou até mesmo com a sua secretária. Assim você consegue verificar a disponibilidade dos envolvidos ao criar um evento e convidá-los.
- Caso você trabalhe com agendamento de horários, você pode sincronizar a sua Google Agenda com o seu site/blog, logo os clientes poderão escolher um horário que sirva para eles, de acordo com a sua disponibilidade na agenda.
- É possível adicionar anexos aos seus compromissos, ou seja, adicione uma ata de reunião junto ao horário agendado, e você não precisará se preocupar em buscar o arquivo no momento em que precisará dele.
- Em conclusão, com Google Agenda você se torna ainda mais produtivo no trabalho.
Como usar o Google Agenda
Agora que você já sabe os benefícios principais, você irá perceber que o Google Agenda é muito simples de usar. Basta seguir o passo a passo a seguir:
- No seu computador, tablet ou celular acesse o Google Agenda (em alguns celulares o aplicativo já vem instalado dentro do pacote de aplicativos do Google).
- Para você ter acesso, basta você possuir uma conta pessoal ou profissional no Google. Se você já estiver logado, o calendário já irá aparecer para você. Caso você não tenha uma conta, basta criar. É muito simples.
- Para alterar as configurações de modo que fique mais fácil e do seu jeito, no computador clique na engrenagem no canto superior direito e depois em “Configurações”. No celular basta clicar nos três pontinhos primeiro e depois em configurações. Ainda nessa opção é possível adicionar suplementos, como por exemplo, o aplicativo Zoom.
- Crie eventos e compromissos, altere cores e gerencie suas tarefas. Use todos os recursos do aplicativo e torne a sua vida cada vez mais produtiva e eficaz.
Dicas para se organizar com o Google Agenda
A busca por produtividade é algo constante entre estudantes, empresários e pessoas que possuem os dias atarefados e que estão sempre procurando recursos para economizar tempo e tornar as tarefas mais práticas.
E o Calendar é um aplicativo simples de usar e é o escolhido por muitas pessoas na hora da organização.
Dessa forma, confira abaixo as cinco melhores dicas para organizar a sua vida pessoal e profissional com o Google Agenda.
1 – Separe os calendários
Caso você seja o tipo de pessoa que prefere ter uma agenda pessoal separada da agenda de trabalho ou de estudos, como dito acima, é possível criar mais de uma agenda dentro do seu Google Agenda.
Para isso, no computador, basta ir “Outras agendas +” no canto esquerdo da tela e depois “criar nova agenda”. Você consegue adicionar um nome, uma descrição para agenda e até consegue alterar o fuso horário.
2 – Agendamento rápido e automático para clientes
Se você é um profissional que trabalha com agendamento de clientes, é possível tornar os agendamentos mais ágeis através do Google Agenda.
Mas como isso é possível?
Além de você conseguir sincronizar o Google Agenda com o seu site ou o seu blog, é possível programar um horário de disponibilidade em sua agenda para que os seus clientes possam verificar e agendar um horário com você. Basta tornar o bloco na sua agenda público.
Você pode oferecer um bloco da sua agenda para os clientes reservarem um horário, é possível disponibilizar duas horas para reuniões de 30 minutos para cada cliente. Prático, não é mesmo?
3 – Adicione anexo aos seus compromissos
Com o Google Agenda é possível adicionar anexos aos seus compromissos. Como por exemplo, você tem uma reunião com o cliente “XYZ” e precisa arquivar a apresentação e a ata da reunião. É possível fazer tudo isso em um só lugar e de maneira mais prática.
Para isso, no computador, basta você adicionar um evento em “+ Criar”, depois clicar em “mais opções”, e irá aparecer um campo para adicionar uma descrição. Depois clique no clipe e adicione um ou mais de um anexo importante para aquele evento em questão.
4 – Crie eventos privados e faça videoconferências
Em uma empresa é muito comum compartilhar com a sua equipe a sua agenda e informações importantes que só podem ser vistar por um grupo específico.
Por isso, você pode criar um evento privado e agendar horário para videoconferência. Assim você deixa outros colaboradores cientes de sua disponibilidade para acertar questões importantes sobre a empresa.
Para isso você precisa convidar pessoas, mas é muito simples, siga o passo a passo a seguir: crie um evento e marque a opção “ocupado” e defina o compromisso como “particular”.
Fazendo dessa forma, você evita que um cliente ou outras pessoas marquem um evento no mesmo horário. E os dados do compromisso tais como: local, integrantes e anexos não poderão ser vistos por mais ninguém, exceto por aquelas pessoas que foram convidadas para o evento.
5 – Aprenda a utilizar o Google agenda de maneira prática
Por fim, a última dica, e não menos importante: quer aprender a utilizar o Google agenda, a se organizar e se tornar mais produtivo? Basta clicar aqui!
O que você achou dessas dicas? Deixe nos comentários as suas dúvidas!
Materiais de referência
- ► Google Agenda –https://organizenapratica.com.br/google-agenda
- ►Evernote na Prática – http://organizenapratica.com.br/organize-sua-vida
- ► Páginas de treinamentos –https://organizenapratica.com.br/treinamentos/