Você tem dúvidas sobre o que é melhor para a sua empresa, se é a automatização ou a otimização? É normal ter dúvidas sobre qual é o melhor método para a sua empresa sobre o que pode ser mais vantajoso.
Dessa forma, não só para quando se trata de automatizar e otimizar, é muito importante que você se atente e estude muito antes de colocar algo como regra em sua empresa. Quer saber qual é a melhor para você e sua empresa? Então, confira aqui as vantagens de otimização e automatização!
O que é automação?
Em resumo, a automação (ou automatização) de processos é uma estratégia de otimização estrutural específica apenas para determinadas atividades de uma organização. Ela pode ser útil em diversas frentes e também consegue garantir que os métodos de trabalho se tornem muito mais fáceis. Assim, tendo uma redução na necessidade de tarefas manuais.
Agora que vivemos em tempos de evolução digital, a procura pela automação de atividades vem crescendo cada vez mais, já que, independentemente do tamanho ou da complexidade de um negócio, qualquer profissional concorda que qualquer que seja o trabalho manual, ele vai gastar muito tempo e também estará muito suscetível a erros.
Por esse motivo, caso você queira ver o seu negócio crescer com uma maior tranquilidade e sem sofrer com grandes impactos, busque sempre a adoção de ferramentas e soluções tecnológicas que são adequadas ao seu negócio.
A automação e a automatização dos processos pode fazer com que a sua empresa tenha as tarefas otimizadas, além de fazer uma diminuição nos custos operacionais. Isso acontece porque, quando se adota as soluções que são adequadas, você pode evitar que se tenha os gastos com a contratação de grandes e especializadas equipes para essa operação.
O que é otimização?
A palavra “otimização” significa sempre tirar o melhor proveito de uma situação ou dos recursos que estão disponíveis para você. Isto é, quando você visa otimizar algo, você tem o intuito de fazer com que ele maximize o seu potencial, e o torne o mais útil possível.
Um exemplo de otimização pode ser quando um representante de vendas está planejando uma viagem ao exterior para fazer uma reunião com um cliente muito importante. Antes de ir para outro país, eles poderiam até mesmo combinar um encontro com outros clientes nessa mesma viagem, ou até mesmo pesquisar novos possíveis clientes naquela mesma área. Dessa forma, eles estão fazendo de tudo para aproveitar essa viagem ao máximo, além de reduzir as despesas que a empresa terá.
A otimização é um dos métodos que tem consistência no mapeamento de processos realizados, a fim de poder reconhecer e excluir os erros por meio de sua rotina padrão. Levando isso em consideração, as atividades falhas e os gastos podem se reduzir de forma considerável, aprimorando a forma em que se trabalha e levando a empresa a melhores resultados.
A otimização pode gerar diversos benefícios à empresa, demonstrando várias formas de aumentar a eficácia e o aprimoramento na administração do seu tempo.
Otimizar e automatizar: O que é melhor?
Tem dúvidas entre a automatização e a otimização? Veja a seguir os benefícios que cada uma pode trazer a sua empresa!
Benefícios da automatização
Veja a seguir todos os benefícios da automatização:
Facilita o acesso à informação
Quando pensar na automatização, se lembre que ela promove a facilidade do acesso à informação, sendo essa uma das prioridades e também desafios de uma empresa. Por conta dos grandes desafios das corporações, ainda mais com a alta competitividade de um mercado que está sempre funcionando e de forma ininterrupta.
A automatização de processos pode permitir que a sua empresa faça a substituição de atividades manuais por softwares que são específicos. Dessa forma, todas as informações conseguem ficar centralizadas em um só lugar, e disponíveis para todos os outros setores da empresa.
Reduz os custos do seu negócio
A parte de reduzir custos é sempre uma meta permanente em qualquer empresa. Ainda mais pelos altos gastos de manutenção de um negócio e da incerteza que está sempre presente na economia brasileira.
Otimiza o tempo
Esse com certeza é um dos benefícios da automação de processos mais eficazes. Com a implantação de softwares de automação, o tempo gasto com a realização das tarefas pode se reduzir de forma considerável. E, além disso, as atividades que antes só podiam ser realizadas por profissionais, hoje são facilmente substituídas pelo sistema.
Benefícios da otimização
Confira a seguir quais são os benefícios da otimização:
Entregas que são muito mais confiáveis
A otimização está relacionada à adoção de processos de boas práticas em atividade de trabalho e formalização. Elas acontecem sempre por meio dos documentos que detalham como as atividades precisam ser realizadas, assim como o tempo em que a atividade deve durar.
Dessa forma, é possível reduzir de forma considerável o número de erros e também incertezas quanto ao seu processo, sendo ele independente de quem execute a tarefa. Como o método é uniforme, é possível obter resultados muito mais confiáveis. Se há um aumento na produtividade da sua empresa, ela não fica presa com tarefas que são desnecessárias, e nem com o trabalho de correção de erros.
Maior atividade integrada
Esse é, com certeza, outro benefício da otimização de processos, a sequência de atividades. Isso acontece por conta da importância de saber de onde vem e onde vai uma tarefa. Além de saber melhor quais as referências e materiais que a empresa deve obter, e qual será o melhor resultado para esse desempenho ideal da próxima atividade.
Consequentemente, além da clara definição e separação de responsabilidades de cada um dos colaboradores, as atividades acabam se tornando muito mais integradas e também fluidas. Dessa forma, tendo um maior compartilhamento de informações e maior cooperação entre todas as pessoas envolvidas. O resultado desse benefício é que você vai conseguir evitar diversos problemas como atrasos. Quer saber mais sobre automatização e otimização, além de aprender melhor sobre a organização de empresas? Então, confira a página da Organize na Prática!
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