Quer aprender a organizar documentos, por estar cansado de passar horas procurando por um documento, se desgastar, e ainda assim não conseguir completar a missão com sucesso e precisar gastar dinheiro tirando segunda via? Então, você está no lugar certo. Nosso objetivo é sempre facilitar a sua vida, como você, caro leitor, já sabe muito bem (se não, não estaria de novo aqui, não é mesmo?).
A gestão ou organização de documentos, papeladas diversas, é essencial. Até porque, ao longo da vida, é natural acumularmos papéis cruciais, que não podemos perder em hipótese alguma, como é o caso da certidão de nascimento.
E como saber se seus pertences estão precisando de uma organização? Bem, você seria capaz de achar, no seu devido lugar, os seus documentos no escuro, de olhos fechados? Se você responder não, então, temos um problema. É urgente que você aprenda como organizar documentos!
Dessa forma, fizemos este artigo para apresentar maneiras eficientes de facilitar a organização de documentos e papéis pessoais ou pertinentes à sua empresa. Já pensou em fazer um Curso de Organização Pessoal? Considere! Além disso, também vamos contar as inúmeras vantagens de se fazer uma gestão de documentos corretamente. É bom para a sua vida profissional e pessoal.
Quer saber logo o que facilita a organização de documentos? Então, confira isso e muito mais no nosso texto a seguir. Tenha uma excelente leitura!
Como organizar os documentos: o que é gestão de documentos?
A gestão de documentos ou papéis é a administração de documentos (físicos ou digitais) necessária em um local, seja a sua casa ou uma empresa. Graças a ela, a organização impera no local e cumpre as normas legais. No caso de um ambiente corporativo, veja as atribuições do profissional que faz a organização dos documentos, o gestor de arquivos:
- Manter cuidados a fim de evitar danos físicos nos papéis (conservação do material e prevenção de acidentes);
- Organizar arquivos conforme padrão estabelecido pela gestão local;
- Bem como facilitar o acesso (a pessoas autorizadas) a documentos, usando recursos tecnológicos.
Organizar os documentos: como armazenar os documentos pessoais?
Antes de chegar às vias de fato, à gestão em si, e te contar como organizar os documentos da sua vida pessoal, vamos dizer algumas, digamos, regras a serem consideradas. Na verdade, é mais uma triagem que facilita a organização de documentos.
Trata-se de separar o inútil do realmente necessário. Em suma, papéis sem valor, de validade vencida, vão para o lixo. Pois, eles só servem para fazer volume e fazer você perder tempo, indo contra à gestão eficiente.
Passo a passo para triagem de organização de documentos
- Em uma mesa, por exemplo, coloque tudo o que deve organizar;
- Em seguida, faça uma pré-seleção;
- Descarte o que é inútil assim que pegá-lo;
- Desconsidere papéis “vencidos”. Por exemplo: panfletos do semáforo, receitas médicas antigas, contratos bancários expirados, notas fiscais de produtos que você já não tem mais;
- Momento de compartimentar documentos;
- Por fim, classifique a organização de documentos (caixa de entrada, arquivos ativos e arquivo morto).
Organizar os documentos: divida por áreas
Primeiramente, nós separamos ideias de seções para você se guiar na categorização, no processo de organização de documentos e já ir tendo uma noção do tema. Confira:
- Documentos pessoais (RG, CPF, carteira de trabalho, de vacinação, motorista e outros);
- Casa (escritura, documentos de condomínio);
- Carro (CRLV, CRV, carteira de motorista – se preferir guardar aqui);
- Saúde (exames, receitas, atestados, carteira do plano/SUS);
- Trabalho (contratos, termos de compromisso de estágio);
- Educação (boletins, certificados, históricos);
- Notas fiscais (garantias);
- Contas pagas (sub categorias: telefone, luz, internet);
- Animais de estimação (documentos, carteira de vacinação, exames, receitas próprias do pet).
Além desses, fique sabendo de outros papéis comuns de serem encontrados em residências:
- Papéis emocionais (cartas, lembranças, bilhetes de amor). Se você é do tipo de pessoa que gosta de guardar tudo que recebe do companheiro, amigo ou familiar, tudo bem, sem problemas. Mas, apenas destine um único lugar para isso, uma caixinha é o ideal;
- Revistas e jornais: se você acumula periódicos para inspiração profissional, mude a técnica e passe a recortar somente o trecho que te interessa do veículo e coloque em pastas, por exemplo;
- Receitas: para você, que curte inovar na cozinha e testar um prato por semana, pode ser uma boa compilar tudo em um fichário;
- Trabalhos escolares: se você tem filho, naturalmente não abre mão de guardar cada pedacinho de papel que ele faz, não é? Pois é, a gente sabe, então, nesse caso, você pode colocar as artes em um mural ou em uma pasta para organização.
Importante: nunca se esqueça de etiquetar tudo! Não queremos te dar dor de cabeça.
Agora, em âmbito geral, vamos dar dicas práticas para te ajudar melhor na organização de documentos. Então, confira!
Documentos pessoais
Em primeiro lugar, esses documentos parecem que não param de crescer. Assim, o ideal para manter cada papel em seu lugar na sua casa, executando uma boa gestão, é adquirir um gaveteiro organizador de documentos. Dê preferência para aqueles com suporte para pastas suspensas. São exemplos de alguns documentos que costumamos guardar em casa:
- RG;
- CPF;
- Certidões (nascimento, divórcio);
- Histórico escolar e acadêmico;
- Papéis do Imposto de Renda;
- Passaporte, entre outros.
Mas como organizar os documentos de toda a família? Não armazene tudo em um mesmo lugar. Cada membro deve ter as suas próprias pastas. Os modelos suspensos são excelentes, visto que exibem o conteúdo de dentro delas sem precisar abrir a pasta, poupando tempo.
Abas de identificação
Prefira títulos simples, objetivos e mais gerais. Veja algumas possibilidades do que escrever nas etiquetas de identificação na organização dos documentos:
- Seguros (vida, casa);
- Bancos (contrato, financiamento, empréstimo);
- Imóveis (contrato aluguel, entrada, condomínio);
- Veículos (seguro, documento compra/venda, vistoria);
- Saúde (carteira do plano, contrato, boleto).
Categorias extensas
Elas ficam dispostas em subdivisões internas em repartimentos. As pastas em formato L de plástico translúcido são finas e comportam documentos e papéis do mesmo tema, por exemplo.
Organização de documentos: etapas
Em suma, há quatro categorias gerais de organização de documentos. São elas:
1. Caixa de entrada
Na sua sala, que tal colocar uma caixa de entrada? Se não conseguir comprar, pode improvisar. Seria um filtro inicial para organizar os seus documentos. Logo que os documentos chegarem à sua casa, como multas antes de qualquer coisa (mesmo antes de tirar a sua bolsa e guardar a chave no pendurador), coloque os papéis ali.
Caso essa sua “caixa boas-vindas” a documentos tenha dois andares, inicie pelo andar debaixo. Com frequência, para melhor gestão, faça a checagem do conteúdo presente em cada um dos seus documentos.
Assim, os documentos que forem realmente pertinentes migram para o recipiente de cima. Como as contas de luz, telefone, aluguel, por exemplo. Lembrando que essas contas precisam ir a uma pasta específica, a dos documentos ativos. Os arquivos sem utilidade precisam ser jogados no lixo.
Para guardar documentos de valor emocional, por exemplo, opte por um local mais reservado, ainda que seja na estante da sala da sua casa. Busque uma maleta ou uma caixa especial. Assim, suas visitas não vão nem desconfiar do que existe lá dentro, garantindo privacidade e segurança. Além disso, a caixa de entrada pode ser simples, de papelão improvisada, ou comprada em papelaria.
2. Arquivos ativos
Em segundo lugar, existem documentos os quais você acessa com mais frequência do que outros. Por isso, o seu método organizador de documentos precisa acompanhar essa lógica. Deixe ao alcance das suas mãos o que você consulta e repõe corriqueiramente.
Tenha pastas específicas (com divisórias etiquetadas), conforme as categorias:
- manuais;
- notas fiscais;
- comprovantes bancários;
- contas a pagar;
- contas pagas;
- bem como documentos ligados a atividades em andamento.
Documentos referentes a aparelhos eletrodomésticos, a saber, se dão melhor organizados em uma pasta catálogo (aquela com sacos plásticos). Anexe o manual, a nota fiscal e a garantia de um equipamento em um mesmo saco.
Disponha os documentos da pasta conforme o cômodo da sua residência. Se possível, uma boa opção é fazer um índice (indicando: cozinha, quarto, sala) e colocá-lo na capa da pasta. Dessa forma, você achará de modo rápido os documentos que procura.
As contas do último ano e do atual, já pagas, podem assumir uma organização em pastas sanfonadas (com várias divisórias). Além disso, há pastas com mais ou menos divisões, escolha a que melhor se adequa às suas necessidades pessoais (movimentações financeiras, comprovantes). Se puder, indique cada uma das abas de onde estão os documentos com etiquetas.
Em casos de arquivos ou documentos de uso rotineiro, destine um local para armazená-los, a fim de uma melhor gestão. Como documentos de consultas médicas, por exemplo.
3. Arquivo morto
No arquivo morto, você irá organizar os documentos referentes à:
- transações financeiras;
- comprovantes;
- e notas fiscais de compras feitas há muito tempo.
Se você já efetuou o pagamento de uma cobrança que não se refere ao ano atual, não pense muito, coloque-o no arquivo morto.
Declaração anual de quitação de débitos
A declaração anual de quitação de débitos é obrigatória e deve ser emitida por prestadores de serviços (públicos ou privados) anualmente. O documento substitui todos os seus comprovantes de faturas pagas no ano que se passou. Sendo assim, se você tiver recebido essa declaração, jogue fora os outros documentos.
4. Arquivo permanente
Por fim, este é um arquivo que não pode ser jogado fora nunca.
- Documentos pessoais (certidões – nascimento, casamento, óbito);
- Escrituras;
- Passaportes;
- INSS.
Revisão constante para organização de documentos
Não acumule todos os papéis a toa pelo resto de sua vida. Fazer uma revisão frequente, observando o prazo de cada um dos documentos faz parte da gestão de documentos. Isto é: por quanto tempo é necessário mantê-los guardados. “Mas, como vou saber por quanto tempo tenho que guardar?”, você pode estar se perguntando. Falaremos a seguir, um pouco melhor sobre essas regrinhas. Então, confira:
1 mês
Recibos de compras e comprovantes de depósito. Ou seja, aqueles papéis cotidianos.
1 ano
- Extratos bancários;
- Extratos de cartão de crédito;
- Apólices de seguro (validade somente de 12 meses);
- Bem como exames de saúde. Considere o intervalo de check ups – 6 meses/1 ano.
5 anos
- Comprovantes: aluguel, condomínio, mensalidade escolar, cartão de crédito, eleitoral;
- Contracheques;
- Contas de telefone, água, luz, gás, por exemplo;
- Plano de saúde e convênio;
- Imposto de Renda, IPTU, IPVA;
- Recibos de profissionais liberais (advogado, contador, etc).
Permanente
Por fim, vamos recapitular quais são os exemplos de documentos permanentes:
- Documentos pessoais (certidões – nascimento, casamento, óbito);
- Escrituras;
- Passaportes;
- INSS.
Tecnologia organização de documentos
Para diminuir a quantidade de documentos impressos, peça ajuda ao seu computador. Isto é, procure, sempre que possível, receber as suas correspondências por e-mail. Além disso, use o scanner da impressora ou do celular para digitalizar os papéis. Hoje em dia, há vários softwares que fotografam documentos e convertem em PDF, como o CamScanner.
Caso você tenha o hábito de realizar transações bancárias via internet, quando der baixa nos pagamentos, escreva no papel da conta a data e o modo de pagamento. Assim, você mantém também a organização dos seus pagamentos.
Organizar os documentos: como guardar a documentação de uma empresa?
Organização arquivos físicos
Reserve um espaço seguro do escritório para guardar os documentos físicos da empresa. Por exemplo:
- contratos de funcionários;
- projetos de clientes;
- fichas cadastrais;
- notas de fornecedores, dentre outros.
Além disso, uma gaveta ou armário pode ser a solução perfeita para o negócio, caso não haja uma grande quantidade de documentos (depende do porte da empresa). No entanto, se houver muitos papéis, talvez seja necessário uma sala específica apenas para armazenar arquivos. Incluindo pastas dispostas em ordem de prioridade, alfabética, data ou outros modos.
Padrão de organização
Crie tabelas de organização com títulos dos arquivos e dados (data, hora de armazenamento, validade). A gestão de documentos, nesse ponto, ocorre em níveis:
- Papéis assinados/contratos guardados em formato físico;
- Relatórios, pesquisas e cadastros mais robustos devem ser guardados em formatos digital;
- Cópias de documentos e demais papéis que não necessitam ser guardados depois do uso ou de digitalizar.
Tempo
Muitos profissionais de gestão de documentos têm o costume de guardar de forma física aqueles arquivos mais antigos. Nessa linha, a maioria dos itens não exige armazenamento definitivo, então:
- lembre-se dos prazos de armazenamento de cada tipo de documento;
- em seguida, descarte alguns arquivos com o passar do tempo.
Por outro lado, o armazenamento em nuvem, em alta ultimamente, possibilita manter documentos específicos guardados por mais tempo, uma vez que não ocupam espaço físico.
Serviço gestão de digitalização documentos
Para uma gestão mais eficiente, a saída é digitalizar papéis. No entanto, visando retenção de gastos, diversas empresas fazem isso por conta própria. O grande entrave disso é a chance de falhas e retrabalhos, pois os documentos são demandas diferentes que pedem tratamento e destino diferentes. Há maior gasto de tempo e dinheiro.
Assim, a digitalização de documentos deve ser realizada por um profissional contratado. Portanto, a empresa precisa reservar no orçamento uma parte para investir na contratação desse serviço, essencial para manter a produtividade do time e da organização. Esses especialistas, ainda, fazem um tratamento especial nas imagens, aprimorando a qualidade das informações contidas.
Equipe envolvida
Motive o seu time para que todos participem no processo de gestão de documentos. Encarregue grupos de colaboradores, cada qual com sua pasta com os papéis a serem digitalizados.
O gestor de documentos precisa incluir essa tarefa na rotina do trabalho. No fim de cada dia de expediente, reúna os papéis e encaminhe ao setor responsável pelo serviço de digitalização. Evite a perda de materiais fundamentais.
Política de uso
Determine regras de uso dos documentos para tudo fluir corretamente. A padronização garante mais controle e eficiência. A princípio, tenha conhecimento das reais carências do local no que se refere a documentos.
Além disso, esteja a par da rotina de cada área da empresa e o comportamento ideal dos funcionários. Com isso em mãos, basta criar uma política de uso e segurança, dizendo como os empregados precisam acessar dados de cada um e sobre boas práticas.
Regras de acesso
Em seguida, desenvolva um padrão que dita como transportar ou usar documentos do modo certo. Evita extravios e prejuízos à integridade do material. Promova, para isso, uma comunicação efetiva entre gestão e funcionários.
Assim, tenha suporte de métodos, como a Gestão Eletrônica de Documentos (GED). É u serviço de controle fácil; gestores podem criar senhas para cada usuário. Deduz-se, pois, que há como limitar o acesso, a depender do cargo ou interesse.
Backup
Já pensou uma empresa perder todos os documentos digitalizados depois de o HD do computador queimar? Ou um ataque cibernético corromper ou sequestrar todos os dados? Nem pensar! Para impedir isso, faça backup (salvar e atualizar na rede internet nuvem) dos arquivos constantemente.
Junto a isso, use um pendrive ou HD externo para armazenar as informações. Prevenir é sempre melhor do que remediar ou correr risco.
Filtrar documentos
Faça análises contínuas dos documentos que chegarem. Assim, é possível checar a necessidade ou não de guardá-lo em espaço físico ou virtual. É um tempo que você gasta (ou melhor, investe), para colher frutos no futuro. Vai evitar um caos em horas trabalho que virão.
Nome
Não salve um arquivo com qualquer nome aleatório. Se fizer isso, imagine a confusão na hora que for consultá-los?! Tenha o hábito de dar um nome simples e objetivo ao documento, de preferência siga um padrão. Isso otimiza o tempo gasto na busca e traz mais produtividade.
Mandamentos
Arquive, organize, digitalize e conserve! Bem-vindo aos quatro mantras da gestão de documentos. Todos eles são importantes para manter a organização da coleção.
Organizar os documentos: como organizar papéis em caixas?
No início deste artigo, te falamos como usar pastas para organização de documentos, certo? E te deixamos com uma curiosidade plantada: ok, mas e depois, o que fazer com as pastas? Onde guardá-las? Em caixas!
Em suma, as caixas para organização de documentos podem ser de diversos materiais (papelão, plástico, madeira, metal). Escolha o de sua preferência e que cabe no seu orçamento. Caixas são seguras e práticas para armazenar as pastas com documentos, até mesmo os sigilosos. Fora a praticidade em concentrar tudo em um só lugar.
Em contrapartida, pastas soltas, largadas pela sua mesa ou no chão debaixo do móvel podem trazer uma imagem de ambiente zoneado e largado. Assistir a isso acaba prejudicando o seu rendimento e produtividade no trabalho! Vale frisar, também, o quão importante é reservar um espaço fechado, como a caixa, que isole os papéis de fatores prejudiciais (como a umidade), capazes de deteriorar as informações.
Lembra daquelas etapas que comentamos no começo deste artigo? Vale para cá também! Assim, depois de fazer uma triagem (jogar o que não presta no lixo) e separar os documentos/papéis em categorias, você pode usar pastas ou caixas. As caixas são mais voltadas, além do alto volume, a quem quer guardar os documentos em estantes e não armários.
Basta empilhar os papéis dentro da caixa, sempre identificando no compartimento a categoria à qual pertencem os documentos dali (conta, mensalidade, etc). Aplique as regras que abordamos ao longo deste texto!
Organizar os documentos: qual a melhor maneira de fazer?
Já estamos indo para o final deste artigo. Mas, não podemos deixar você ir embora sem antes fazer um apanhado do que conversamos aqui e te ajudar a escolher a melhor maneira de organizar documentos.
A pasta sanfonada para organização de documentos, por exemplo, é uma ótima maneira de organizar um volume alto de documentação. Seja na sua casa ou no escritório da empresa. E, na etapa depois da pasta, encontramos arquivos ou as caixas organizadoras, nas quais podemos arrumar as próprias pastas.
O ideal é, em cada caixa, colocar pastas referentes a documentos que têm certa ligação entre si, por exemplo: uma caixa (das cobranças/contas) pode ter 4 pastas (conta de luz, conta de água, conta de telefone e conta de gás).
Caixa organizadora para organizar os documentos
Arquivo para organizar os documentos
Digitalização
Em resumo, cabe ressaltar, além dessas formas de organização de papéis, documentos físicos, a importância da digitalização, sempre que puder ser feita. Essa forma de gestão de documentação tem crescido bastante, justamente pela facilidade, simplicidade e economia de tempo gerada. Essa, nesse sentido, pode ser a melhor alternativa para organizar os documentos da sua vida. Portanto, decida qual melhor se aplica aos seus objetivos. Só não deixe de fazer a organização de documentos.
Organizar os documentos: benefícios da gestão eletrônica
Você sabia que utilizar a gestão eletrônica pode oferecer inúmeros benefícios? Como, por exemplo:
- Produtividade nas alturas: ou seja, menor tempo gasto em pesquisas e consultas;
- Organização: ferramentas arrumam as contas da empresa seguindo um padrão;
- Mobilidade: arquivos digitais acessados por todos os membros em tempo real, de qualquer lugar do mundo;
- Inserção digital: isto é, o negócio passa a ideia de que acompanha os avanços do mercado e da tecnologia.
Organização dos documentos: como conservar a arrumação
Por fim, é necessário que você conservar a organização de documentos e papeis. Assim, você evita acumular, e se perder novamente. Portanto:
- No mínimo, uma vez por ano revise os papéis arquivados; ou seja, o que puder jogar fora, jogue;
- Sempre que possível, faça digitalização dos seus documentos;
- Opte por receber correspondências de cobranças pela internet, dessa forma você adquire economia de tempo, espaço e papel;
- Recebeu um novo papel? Direto para a caixa de entrada!
- Bem como, descarte o que é irrelevante;
Parabéns! Você chegou ao fim de mais um artigo da Organize na Prática e deve ter aprendido muito sobre organização de documentos. Por fim, se ficou interessado no assunto, procure um Curso de Organização. Entre em contato e saiba mais!
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