Toda empresa precisa lidar diariamente com contratos, contas e recibos. Para organizar essa enorme quantidade de arquivos com eficiência, é essencial definir sistemas de gestão de documentos.
Mas o que exatamente é a gestão de documentos? A gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros.
Ela pode ser feita física ou digitalmente, de acordo com a natureza dos documentos e os recursos disponíveis na companhia. Ou seja, a gestão de documentos é conduzida de acordo com a realidade de cada organização.
Neste artigo, vamos explicar tudo sobre a gestão de documentos. Explicaremos os motivos e os benefícios de fazer uma boa gestão de documentos. Além disso, vamos mostrar quais ferramentas e processos podem ser úteis na organização de cada empresa. Confira!
Por que fazer a gestão dos documentos?
A gestão de documentos permite agilizar a tomada de decisão, elevar a produtividade e reduzir o tempo dos colaboradores na busca por dados. Além disso, contribui para que a empresa aja sempre em conformidade com as leis vigentes.
Do contrário, a negligência em relação à gestão de documentos pode trazer graves consequências ao negócio, como aumento do risco de perda de informações importantes em decorrência de fatores físicos e a redução do sigilo empresarial por informações expostas.
3 formas de melhorar a gestão de documentos
Já são inúmeras as ferramentas disponíveis para a gestão de documentos empresariais. Confira, a seguir, as 3 principais.
1. Digitalização de documentos
Documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato (físico) e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital. O processo de digitalização faz a codificação binária das informações que constam no papel. Assim, é possível que um sistema de gerenciamento de documentos acesse os dados e os interprete de forma mais prática e rápida.
2. Gerenciamento eletrônico
O gerenciamento eletrônico é uma solução importante para uma gestão de documentos eficaz. Através de tal recurso, os documentos são convertidos para o formato digital para que possam ser utilizados por softwares escolhidos de acordo com as necessidades do usuário.
Uma das grandes vantagens da ferramenta é a possibilidade de controlar o acesso aos dados pelos colaboradores. É possível, por exemplo, definir senhas específicas para limitar o contato das equipes com dados sigilosos.
3. Armazenamento em nuvem
O armazenamento de documentos na nuvem também é uma ferramenta de gestão de documentos. Ou seja, esse recurso pode ser usado tanto para organizar os arquivos pessoais quanto para aproveitar momentos de lazer, seja ouvindo música ou assistindo séries. Dentro das empresas, essa ferramenta é importante para resguardar o sigilo das informações e garantir o acesso facilitado pelos gestores.
Quais as vantagens da organização dos documentos na empresa?
Em resumo, as empresas podem usufruir de diversos benefícios ao utilizarem a gestão de documentos em sua organização. Sendo assim, conheça a seguir, algumas das vantagens.
Agilidade nos processos
Uma boa gestão de documentos consiste em armazenar os arquivos da empresa de acordo com sua natureza e necessidade. Isso significa que documentos sigilosos devem estar em um local seguro, enquanto documentos muito utilizados no dia a dia, precisam ser guardados em locais de fácil acesso.
Para facilitar a rotina de uma empresa com alta rotatividade de funcionários, por exemplo, os documentos devem estar visíveis, digital ou fisicamente, para que o departamento não tenha que fazer longas buscas para ter o documento em mãos. Assim, os colaboradores conseguem dedicar seu tempo a tarefas realmente relevantes, tornando-se mais produtivos.
Redução de custos
Com o uso da metodologia da gestão de documentos, a empresa consegue reduzir gastos, pois os funcionários conseguem produzir mais em menos tempo. Além disso, ao implementar a tecnologia de digitalização, os gastos relacionados a materiais de escritório e impressões também diminuem.
Falta de planejamento e organização gera custos extras, como erros operacionais e necessidade de retrabalho. Esses problemas minam o orçamento geral da empresa. Por isso, uma boa gestão ajuda a eliminar custos desnecessários.
Garantia de segurança jurídica
Documentos servem como garantia de que a empresa age dentro da lei. Por esse motivo, a organização precisa ter gestão do controle de ponto, das folhas de pagamento, possíveis horas extras, entre outros. Ter esses valores e informações organizadas protege a empresa em eventuais ações trabalhistas.
Nesse sentido, a gestão de documentos é importante para organizar esses arquivos de forma que eles não se percam e estejam disponíveis quando forem requisitados. Não se esqueça que é essencial validar esses documentos oficialmente, por meio de assinaturas e carimbos. No caso de versões digitais, a assinatura eletrônica pode comprovar a autenticidade.
Como fazer uma gestão de documentos eficiente?
Descubra quais recursos, ferramentas e metodologias você pode utilizar como aliados para ter uma gestão de documentos eficiente em sua empresa.
Invista em tecnologia
A maneira mais eficiente de organizar arquivos é por meio da utilização de ferramentas tecnológicas, como a digitalização de documentos, por exemplo. Os documentos digitalizados podem ser separados por categorias e outros filtros, o que facilita sua busca e acesso. Devido a isso, para uma boa gestão de documentos, é importante saber como fazer a digitalização de documentos.
Há, ainda, a opção de fazer o armazenamento na nuvem, como também mencionamos acima. A grande vantagem dessa opção é o espaço praticamente ilimitado para os arquivos, além da possibilidade de acessá-los remotamente de qualquer dispositivo conectado à internet.
A tecnologia uniformiza os processos, tornando-os mais compreensíveis para os colaboradores; faz backups automáticos, minimizando a perda de dados; e possibilita um fluxo de informações mais seguro e eficiente.
Otimize o espaço físico da empresa
Mesmo com a tecnologia, os documentos em papel devem ser deixados de lado. No entanto, muitas empresas negligenciam o armazenamento correto desses arquivos, deixando-os dispersos em gavetas aleatórias ou em depósitos sem organização. Para evitar esse problema, o ideal é separar uma área específica para guardar os documentos, com prateleiras e corredores devidamente identificados.
Considere a vida útil dos documentos
Cada documento tem uma vida útil e nem todos precisam ser guardados para sempre. Descartar parte dos papéis ou arquivos digitais é necessário para liberar espaço nas prateleiras ou softwares da empresa. Assim, é possível garantir acesso rápido e fácil ao que realmente interessa.
Uma boa dica é elaborar uma tabela dentro da sua gestão de documentos com os tipos arquivos e suas respectivas validades para evitar erros na hora de decidir o que manter ou não.
Crie políticas para uso dos documentos
Uma informação em mãos erradas pode significar enormes prejuízos para a empresa. Por isso, é fundamental ter políticas claras para uso e gestão de documentos. Esse controle pode ser feito por senhas, métodos de solicitação e normas de uso dos documentos.
Tenha uma rotina de digitalização
Como vimos, digitalizar arquivos é uma solução importante para preservar dados sigilosos. Se a sua empresa ainda não conta com ferramentas digitais, vale estabelecer uma rotina organizada para providenciar essas mudanças.
Da mesma forma, as empresas que já contam com alternativas digitais também devem estabelecer horários do expediente para digitalizar eventuais documentos emitidos ao longo do dia.
Portanto, a gestão de documentos é fundamental para o bom funcionamento do negócio. Para colocar em prática esse gerenciamento, a empresa deve garantir a implementação de medidas eficientes de acordo com as necessidades específicas da companhia, tudo em busca de uma gestão de documentos mais eficiente.
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