A gestão de contratos é uma área cada vez mais importante nas empresas. Afinal, todos os negócios lidam com diversos documentos e elementos jurídicos, tanto para realizar contratações, como para negociar com clientes e fornecedores. O gestor de contratos é o profissional que irá cuidar de todas essas questões.
Existem diversos processos e demandas em uma organização, assim, muitas vezes, a gestão de contrato fica de lado. É importante enxergar que esse setor, na verdade, merece atenção e estratégia, já que ajuda os negócios a terem mais eficiência, segurança e rapidez.
Mas, afinal, o que é gestão de contratos? Continue a leitura e entenda tudo sobre o assunto e como otimizar esse setor de forma eficiente. Boa leitura!
O que é uma gestão de contratos?
A gestão de contratos é o conjunto de processos e estratégias responsáveis por garantir eficiência, segurança e controle em todo o ciclo de vida dos contratos de uma organização. O principal foco do setor não é gerar contratos ou formalizar acordos, e sim evitar os riscos que possam surgir durante todo esse processo.
Em outras palavras, por meio de uma sequência de processos bem definida, o gestor de contratos consegue controlar todas as cláusulas, tendo certeza do cumprimento correto de todas as partes do acordo, oferecendo mais segurança jurídica aos lados envolvidos e evitando expor a empresa a multas e sanções, como a quebra de contrato.
A gestão de contratos faz com que as empresas consigam conferir e registrar a realização correta de cada obrigação apontada nos contratos, permitindo uma tomada de decisão bem mais assertiva e, ainda, diminuir os custos por multas e outros prejuízos.
Além disso, outro benefício é que, quando a gestão de contratos é bem feita, o relacionamento com fornecedores e clientes só fica melhor. E essa relação, com certeza, é uma das partes mais importantes para o sucesso do negócio.
O que um gestor de contratos faz?
A gestão de contratos conta com um profissional, o gestor de contratos, responsável por administrar e supervisionar o ciclo de vida de todos os documentos e contratos de uma empresa. Portanto, é uma grande responsabilidade.
Esse gestor pode ter diversas tarefas, atividades e responsabilidades, dependendo da empresa. Segue alguns exemplos:
- Elaborar os documentos, negociando com as partes envolvidas e revisando alterações;
- Detectar erros contratuais, evitando riscos à empresa;
- Garantir boas práticas de negociação;
- Analisar a conformidade do documento em relação às legislações e às políticas da empresa;
- Garantir o cumprimento de todas as cláusulas contratuais durante a vigência do documento;
- Controlar prazos;
- Realizar o armazenamento e o arquivamento correto dos documentos;
- Identificar o momento de encerrar ou renovar os contratos;
- Acompanhar possíveis alterações nas legislações, anexando novas regras aos contratos;
- Fiscalizar os contratos, evitando fraudes, erros ou à não execução dos termos contratuais;
- Verificar a qualidade dos serviços contratados ou dos produtos entregues pelos fornecedores;
- Bem como, assegurar a segurança dos dados e o sigilo das informações.
O profissional da gestão de contratos ainda tem a função de orientar as negociações e esclarecer todas as cláusulas e pontos de cada contrato, fornecendo informações claras para todas as partes, facilitando a tomada correta de decisões.
Para isso, é essencial um bom alinhamento e uma comunicação clara com todos os setores da empresa, como o jurídico, financeiro, de compras, entre outros.
Você deve estar se perguntando, quanto ganha um gestor de contratos? Bom, normalmente, esse cargo se inicia com um salário em torno de R$3.192,00 e pode vir a ganhar até R$9.547,00. A média salarial para o profissional em gestão de contratos é de R$5.097,00. A formação mais comum é de graduação em engenharia civil.
Para que serve a gestão de contratos?
Até aqui, você percebeu o quanto é importante um gestor de contratos em uma organização. Para tudo ficar mais claro, a gestão de contratos serve para controlar adequadamente e garantir que os serviços e produtos contratados estão sendo entregues da forma correta, no tempo e no preço acertado, além de conferir se todas as cláusulas estão sendo cumpridas como deveriam e que não exista nenhuma exigência sem acertamento prévio feita pelas partes envolvidas no acordo.
A gestão de contratos é a área que acompanhará o prazo final dos contratos, evitando problemas com o não encerramento ou renovação, o que poderia desencadear falta de abastecimento de um item primordial para o funcionamento do negócio, por exemplo.
Imagine que, por exemplo, algum cliente faça exigências de itens que não estão especificados no contrato. Se a empresa não realizar a gestão desses documentos, prejuízos podem surgir na hora da entrega dos produtos ou serviços fora do que foi negociado.
Dessa maneira, é essencial acompanhar detalhadamente tudo que está identificado nos documentos, permitindo atender os clientes da maneira correta e seguindo o contrato, dando mais segurança jurídica para ambos os lados.
Além disso, na gestão de contratos, o gestor precisa acompanhar as alterações nas legislações, como já mencionado. Esse ponto é muito importante, já que serve para controlar algumas mudanças que podem acontecer e alterar alguma das partes envolvidas, evitando mais prejuízos e outros problemas.
Como otimizar a gestão de contratos?
A gestão de contratos, como você pode entender até agora, é uma área bem metódica e que precisa de muita atenção e controle. Por isso, fazer todo esse processo de forma manual é algo bem complicado.
A tecnologia, portanto, é essencial para ajudar nessas operações. Ela irá permitir a digitalização e a disponibilização de todos esses documentos para os setores relacionados da empresa, automatizando as tarefas e convergindo informações. Isso irá garantir muito mais controle dos contratos.
Quando a otimização da gestão de contratos está aliada a um bom ERP, a gestão geral da empresa fica mais fácil, já que todas as informações importantes estão à disposição dos setores envolvidos. Toda a informação fica mais fluida, o que é essencial para a tomada de decisões mais assertivas.
Dessa forma, invista em tecnologia para otimizar a gestão de contratos da sua empresa. Pois, isso só irá trazer benefícios, como permitir um controle preciso e adequado de cada contrato e de todos os dados que impactam esse setor, como a questão cambial, as alterações de legislação, entre outras.
Pronto, agora você já entende bem sobre o setor de gestão de contratos e já sabe o que é melhor para sua empresa. Quer saber mais sobre organização empresarial? Acesse o link!
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