Um dos pontos mais importantes para manter a produtividade em um escritório é organizar processos de toda a empresa. Essa é uma tarefa que nem sempre é fácil. Aliás, a organização dos processos empresariais pode ser bem cansativa e tomar muito tempo, dependendo de como você quer fazê-la – mas nós garantimos, uma empresa desorganizada é MUITO mais custosa e trabalhosa.
Existem muitas formas de organizar processos empresarias e, a seguir, você irá descobrir quatro maneiras eficientes de como organizar processos de uma empresa. Então, confira!
Organizar processos da empresa
Em resumo, a organização dos processos em uma empresa melhora os fluxos de trabalho e rendimento dos seus negócios, além de ser útil para evitar complicações dentro de uma marca. Para fazer esse procedimento, primeiramente, basta identificar e mapear todas as áreas ativas e investir naquelas que dão resultados, cortando os gastos daquelas que não estão funcionando. Nesse sentido, a comunicação é uma ferramenta muito importante com os funcionários. Pois, com ela, é possível adequar os métodos de organização que mais funcionam.
Opções para organização de processos
Existem algumas técnicas que podem ser utilizadas para auxiliar na organização de seus processos. Além disso, há outras opções de programa para organizar processos on-line que podem ser úteis na ordenação das atividades empresariais. Conheça quatro maneiras eficientes e saiba como organizar processos de uma empresa!
Método Kanban
Em primeiro lugar, o método Kanban é uma técnica que se baseia na gestão visual de cartões e na disposição que eles têm em um quadro de tarefas. Ou seja, é utilizado um esquema de marcações do tipo “feito”, “a ser feito” e “fazendo”, atrelando essas funções a um produto ou processo específico dentro de uma empresa. É possível realizar o quadro Kanban em um mural físico, com demarcações escritas e posts-its. Ou em uma planilha on-line, utilizando uma plataforma para definir essas divisões.
O processo Kanban auxilia no acompanhamento de fluxos de trabalho, na definição do desempenho e progresso das atividades empresariais, na sinalização das equipes em uma tarefa e na análise de resultados. Além disso, essa é uma maneira em que os funcionários podem ajudar na execução e enviar feedbacks a respeito das atividades.
Maneiras de organizar processos: Trello
Em segundo lugar, para quem gosta de digitalizar o desempenho dos processos empresariais, o Trello é um programa ideal. Pois, pode ser utilizado para organizar processos, inspirado no método Kanban e utiliza as mesmas técnicas de cartões e listas. Sua principal função é a facilidade na organização de fluxos de trabalho e projetos coletivos. Além disso, a utilização da plataforma é intuitiva e automatizada. Assim, permitindo a integração de outras caixas de mensagens, como o Google Drive.
O software utiliza os cartões virtuais e quadros de aviso para a gestão eficaz dos seus projetos e iniciativas da empresa. Em cada um dos cartões dispostos em sua interface, existe a possibilidade de criar:
- checklists;
- descrições;
- personalização;
- links de conteúdos externos;
- anexar imagens e vídeos, entre outras seleções.
Também é possível convidar novos participantes dentro das suas atividades no Trello. Dessa forma, tornando a organização dos processos empresariais mais dinâmica e comunicativa.
Maneiras de organizar processos: Slack
Para a comunicação interna na empresa, o Slack é uma plataforma incrível, pois permite:
- trocas de mensagens em grupos;
- salas de bate-papo;
- organização por tópicos, comunicados privados e mensagem direta.
Além disso, as chamadas de vídeo e voz comportam grandes números de pessoas dentro de uma conversa e permitem a troca de documentos e mídias. Ele pode ser utilizado em aplicativos mobile ou desktops.
Google Keep
Por fim, o Google Keep é um aplicativo prático e de fácil acesso, atrelado à sua conta do Google. Com ele, você consegue:
- fazer anotações rápidas;
- implementar listas de tarefas;
- fazer bloco de notas, registros on-line;
- bem como, fazer compartilhamentos via e-mail.
Além disso, é uma ferramenta muito intuitiva para organizar processos empresariais e modificar as atividades no cotidiano dos seus negócios.
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