Nem sempre é uma tarefa fácil fazer um gerenciamento de trabalho e uma gestão de processos eficaz, e graças a tecnologia nós possuímos uma série de recursos para nos auxiliar nessas tarefas. Dessa forma, confira neste artigo o que é Asana e ainda, 7 dicas indispensáveis de gestão para tornar o seu trabalho ainda mais produtivo.
O que é Asana
Já pensou em manter a sua equipe informada sobre os projetos de maneira organizada? Com a Asana isso é possível.
Criada por um dos fundadores do Facebook Dustin Moskovitz e o engenheiro Justin Rosenstein para acompanhar o aumento da produtividade dos funcionários do Facebook, Asana é um software eficaz de gestão de projetos, equipes e tarefas.
Tem se popularizado cada vez mais por oferecer ferramentas excelentes de organização e gestão, tornando o seu dia ainda mais prático e produtivo e o melhor: tudo isso em um só lugar!
Está disponível na web e também para aplicativos Android e iOS e possui uma versão gratuita e uma versão paga. Todas as versões possuem recursos completos para criar e administrar trabalhos e projetos, convidar amigos e a equipe e formar uma organização de trabalho que combine com você.
Com a Asana você consegue não só criar os projetos, mas também acompanhar o andamento, verificar prazos e também acompanhar o desenvolvimento da equipe.
Confira a seguir os melhores motivos para utilizar a Asana como software de gestão da sua empresa.
5 motivos para escolher Asana como software de gestão
Você já entendeu o que é a Asana, mas dentre tantos softwares de gestão no mercado, por que eu devo escolher a Asana?
Confira a seguir os 5 melhores motivos para escolher esse software de gestão.
1 – Painel interativo e de fácil entendimento
Inspirando-se no método kanban com quadros, listas e cronogramas, a Asana é um software que possui um painel interativo e de fácil entendimento para você organizar as suas tarefas de maneira eficaz e sem perder tempo.
Em poucos minutos você consegue criar uma estratégia de trabalho para otimizar o seu tempo e se tornar ainda mais produtivo.
Além disso, é possível criar mais de um projeto, dessa forma você consegue gerenciar todos os seus projetos em um só lugar.
2 – Prazos cumpridos com facilidades
Ao criar uma tarefa, você consegue adicionar uma data e um horário de conclusão. Assim fica mais fácil cumprir os prazos e acompanhar a eficiência de sua equipe.
3 – Definição de prioridades
A definição de prioridades é importante, principalmente quando você precisa desenvolver e executar um projeto grande. Definir prioridades é um dos recursos essenciais e eficazes da Asana.
4 – Organização de acordo com o seu modo de trabalho
Com funcionalidades fáceis de manejar, a Asana proporciona que você faça a gestão de trabalho de maneira que fica com a sua cara e de acordo com o seu modo de trabalho.
Você pode clicar, arrastar e marcar tarefas como concluídas. Descrever tarefas e serviços, convidar amigos ou parceiros de trabalhos, agendar reuniões com o grupo, designar tarefas e gerenciar projetos individuais. Tudo isso em um só aplicativo.
E ainda, você consegue incluir nas tarefas anexos de arquivos e fotos importantes para o seu projeto e compartilhar documentos com a sua equipe de maneira prática e fácil.
5 – Acompanhe as etapas do projeto
Por fim, com o uso do aplicativo você consegue monitorar a produtividade da sua equipe e também melhorar a eficiência, sendo capaz de prever obstáculos e notificar as equipes de trabalho para eventuais mudanças no projeto em decorrência desses obstáculos.
Ou seja, você terá uma melhor visão do projeto para um melhor planejamento de estratégias.
7 dicas indispensáveis de gestão para tornar o seu dia mais produtivo com Asana
Você ainda não está convencido de que Asana é o software ideal para gerenciar seus projetos?
Bom, então espero que as dicas abaixo possam te ajudar nessa escolha e também possam te ajudar a organizar e gerenciar seus projetos e suas equipes de trabalho. Confira a seguir.
1 – Estruture seu projeto utilizando quadros da Asana
Como dito anteriormente, o software é inspirado no sistema kanban, dessa forma você pode arrastar e soltar tarefas, atribuindo responsáveis e também incluindo as tarefas de acordo com os estágios do projeto.
Assim, você terá uma visão panorâmica e mais organizada do andamento do projeto.
Além disso, fica mais fácil visualizar quem da equipe está responsável por cada etapa do projeto ou por cada tarefa definida. Você também consegue verificar se a tarefa está em andamento ou se já foi finalizada.
2 – Compartilhe detalhes
Ao criar uma tarefa você consegue descrever exatamente o que você precisa.
Isso é bom, pois você pode fazer anotações que precisará lembrar depois para execução do projeto, ou descrever informações para que o projeto saia de acordo com as suas expectativas e compartilhar com a equipe.
Além disso, você consegue se comunicar com a sua equipe de maneira eficaz.
Para fazer isso é muito simples: basta clicar na tarefa que você quer atualizar e adicionar os detalhes ao final da tela.
É possível adicionar anexos como dito acima, marcar colaboradores, fazer um agradecimento e até enviar emojis.
3 – Atribua tarefas para os responsáveis
Quando você possui um projeto importante e extenso em sua empresa, você precisa de uma equipe eficiente para conseguir dar conta da demanda. Com a Asana é possível atribuir tarefas para diferentes responsáveis.
Para fazer isso, basta clicar na tarefa ao qual você deseja atribuir um responsável, ir em “responsável” e adicionar uma pessoa que já foi convidada, ou você pode convidar amigos ou alguém da equipe para ser responsável por determinada tarefa. Simples, não é mesmo?
4 – Estabeleça prazos e defina prioridades
A definição de prioridades e as datas de conclusão são essenciais para o cumprimento das tarefas.
Mantenha todos informados sobre prazos, marque as tarefas a partir dos marcadores como “hoje”, “próximas” ou “mais tarde” e ajude a sua equipe a entender quais são as prioridades.
Ao criar uma tarefa, além de incluir a data e o horário para conclusão, você consegue definir sua prioridade como alta, média ou baixa.
Para isso, basta clicar na tarefa que você deseja alterar e ir em “prioridade”.
5 – Utilize o calendário da Asana
O calendário da Asana foi criado de modo que você consiga sincronizá-lo com as outras funcionalidades do aplicativo. Dessa forma, se você mudar alguma tarefa do projeto no cronograma, como por exemplo, ela altera automaticamente na agenda, permitindo que você tenha um controle maior sobre o projeto.
Portanto, utilize-o não só para gerenciar os projetos e controlar os prazos de entrega, mas também para organizar os seus compromissos dentro da empresa com a sua equipe.
6 – Se comunique com a sua empresa através da Asana
Assim como você pode incluir detalhes às tarefas para informar a sua equipe sobre o projeto, você também consegue se comunicar com a sua empresa através da caixa de entrada.
Para isso, basta acessar a “caixa de entrada” no menu esquerdo, depois clicar em “+”, e você pode iniciar uma conversa, adicionar uma tarefa no painel, fazer um convite ou adicionar um novo projeto. Como no exemplo abaixo.
7 – Acompanhe prioridades e o andamento do projeto
Com o painel interativo da Asana é possível acompanhar prioridades e o andamento do projeto. Isso irá facilitar o seu trabalho e também irá facilitar a gestão de tarefas e o acompanhamento da equipe.
Além disso, você consegue reordenar as tarefas a qualquer momento utilizando a função de arrastar e soltar, redefinir prioridades e acrescentar prazos de entrega, tornando a sua visualização mais fácil e rápida para o acompanhamento do projeto.
Genial, não é mesmo?
Como usar a Asana
Agora que você já conhece os benefícios e já conferiu dicas incríveis e indispensáveis para fazer a gestão de projetos com a Asana, veja como é simples usar o aplicativo. Basta seguir o passo a passo a seguir:
- Para criar uma conta, basta acessar a página inicial e clicar em “Teste Gratuitamente”, no canto direito superior da tela.
- Você irá incluir o seu melhor e-mail e logo em seguida já será direcionado para confirmar a sua conta de e-mail.
- Assim que você confirmar o e-mail, será direcionado para uma página de pagamento. Não é necessário cadastrar nenhuma forma de pagamento, pois você consegue utilizar gratuitamente as funções básicas do software.
- Para sair da página de pagamento, basta clicar no logo da Asana e você será direcionado para os primeiros passos para você criar o seu primeiro projeto. Tudo isso de forma simples e didática.
Quer aprender a organizar as tarefas da equipe de maneira organizada? Clique aqui.
MATERIAIS DE REFERÊNCIA
- ► Gestão de Projetos com Asana https://organizenapratica.com.br/projetos-asana
- ► Crie uma conta gratuita Asana – https://organizenapratica.com.br/asana
- ►Evernote na Prática – https://organizenapratica.com.br/organize-sua-vida
- ► Páginas de treinamentos –https://organizenapratica.com.br/treinamentos/