Imagens, anotações, eBooks, comprovantes de pagamentos: em meio a tantos arquivos, às vezes fica difícil encontrar o que você precisa e no momento em que você mais precisa. Dessa forma, preparamos 7 dicas de organização incríveis para que você tenha uma vida cada vez mais prática. Continue lendo para aprender.
1 – Dicas de organização: Crie uma rotina de organização
Cuidar da organização é preservar pela qualidade do trabalho e dos assuntos pessoais que você precisa resolver diariamente. Portanto, crie uma rotina de organização para que você se torne mais rápido ao buscar informações e documentos importantes.
Mas como eu torno isso uma rotina?
Estabelecer uma rotina é uma forma de ter comprometimento com algo que você considera importante. E a organização deve ser priorizada se você busca ter uma vida ainda mais produtiva.
A rotina não tem a ver com um horário, mas sim com uma sequência.
Por exemplo: assim que você receber um arquivo novo no trabalho, já o arquive em um local apropriado para caso você precise consultá-lo posteriormente em um tempo mais hábil.
Criando uma rotina você consegue evitar o acúmulo de arquivos e documentos e não perderá mais tempo procurando por eles em um momento de urgência. Também evitará perder o foco no trabalho.
Se preciso for, defina um horário específico do dia que você esteja mais tranquilo para arquivar todos os arquivos recebidos naquele dia. Mas o faça todos os dias para que o problema não volte a acontecer.
Essa dica também vale para documentos pessoais e de sua família e filhos, se for o seu caso.
2 – Dicas de organização: Elimine os papéis
Com o avanço da tecnologia, cada dia que passa os papéis estão sendo deixados de lado. E graças a esse avanço que aplicativos foram criados para deixar a sua rotina mais prática e para otimizar o seu tempo.
Um desses aplicativos é o Evernote, e com ele você consegue organizar e gerenciar todos os seus documentos de forma prática e eficiente, tudo em um só lugar. Além disso, o aplicativo possui a função de escanear o documento. Dessa forma você consegue eliminar o acúmulo de papéis e também evita perder documentos importantes.
Crie notas para cada assunto, inclua etiquetas com nomes fáceis para que você consiga pesquisar e identificar quando precisar.
3 – Crie pastas organizadas e segmentadas
Se você é do tipo de pessoa que não é muito ligado a tecnologia e prefere as pastas no computador, então essa dica é especialmente para você.
Crie pastas organizadas e segmentadas de acordo com o assunto. Enumere de uma maneira que fique fácil de você visualizar e encontrar.
Separe pastas pessoais de pastas de trabalho. Logo, quando você estiver conversando com um amigo e precisar de uma foto específica, você saberá onde encontrá-la.
Outro exemplo é: se você precisar guardar os arquivos acumulados e que precisa estudar na faculdade, crie pastas para cada matéria, e subpastas com arquivos de trabalhos acadêmicos, eBooks, mapas mentais, entre outros.
Assim você não perderá tempo buscando aquele livro que precisará para estudar para a prova.
4 – Dicas de organização: Escolha um local para organizar todos os arquivos
Essa história de arquivar fotos pessoais no computador, comprovantes de pagamento no Drive e atas de reunião no Evernote talvez não seja o melhor caminho para se manter organizado.
Escolha um local para organizar todos os arquivos e um local para organizar todas as coisas de trabalho ou todos os seus arquivos e fotos pessoais.
Quer aprender a se organizar de maneira prática com o Evernote? Clique aqui.
Você também pode ler este outro artigo sobre etiquetas do Evernote. Basta clicar aqui.
5 – Organize as suas anotações em um só lugar
Constantemente recebemos informações importantes que precisamos anotar para consultar posteriormente. Porém não ajuda muito se você anotar uma informação em cada local: um pouco em seu celular, um pouco em um bloco à caneta ou um pouco em seu computador de trabalho.
Sendo assim, busque por aplicativos que você possa fazer anotações de maneira online e depois sincronizar, assim, quando você precisar, você irá encontrar com mais facilidade.
Mais uma vez podemos usar o Evernote para esta função. Com ele você consegue sincronizar as informações e trabalhar de maneira mais organizada.
Também é possível anexar imagens, áudios e arquivos. Assim a sua anotação fica mais completa e sempre ao alcance de suas mãos.
6 – Renomeie os arquivos
Muitas vezes, ao salvar uma imagem ou um arquivo, ele possui um nome não muito fácil de lembrar posteriormente. Portanto, renomeie todos os arquivos, assim ficará mais fácil de pesquisar por eles quando você precisar.
Salve os documentos e as imagens com os nomes a que se refere e facilite a sua vida.
O segredo de uma boa organização é ter tudo ao alcance de suas mãos para quando você precisar.
7 – Mantenha o seu desktop organizado
Por fim, e não menos importante: mantenha sempre seu desktop organizado, principalmente se você trabalha em casa com o seu computador.
Manter a área de trabalho limpa e organizada é essencial para evitar o estresse.
Quando você possui uma área de trabalho mais limpa você cria um senso de organização e sente mais controle sobre as coisas.
Elimine as pastas e arquivos que você não precisará com frequência, os coloque fora de sua vista. Deixe apenas aquelas pastas ou arquivos que você precisa consultar diariamente.
E sempre que receber um novo arquivo, não o salve na área de trabalho, para que o problema não se repita e você acumule aquela quantidade enorme de informações em um só local.
À princípio pode parecer uma tarefa difícil quando você resolve abrir o seu computador e organizá-lo pela primeira vez. Porém, com o hábito tudo se torna mais simples e fácil.
Ao criar uma boa estrutura de pastas, você se sentirá mais leve para trabalhar ou estudar em seu computador, ou simplesmente para encontrar aquela foto querida com a sua família.
Encontrar arquivos espalhados quando se tem um prazo não é uma tarefa muito fácil e eu acredito que, com todas essas dicas você irá se tornar mais produtivo, evitará o estresse e otimizará o seu tempo tanto no trabalho, quando na vida pessoal e na vida acadêmica.
O que você achou dessas dicas? Deixe nos comentários se você possui alguma dica para compartilhar!
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MATERIAIS DE REFERÊNCIA
- Artigo Produtividade no Trabalho – https://organizenapratica.com.br/produtividade-no-trabalho/
- eBook Guia Iniciantes Evernote – https://organizenapratica.com.br/ebook
- Treinamento Evernote na Prática – https://organizenapratica.com.br/organize-sua-vida
- Página de Treinamentos – https://organizenapratica.com.br/treinamentos/