Você já passou por uma situação em que precisava muito encontrar um documento, mas não o encontrava? É muito fácil se perder no meio de tantos documentos que precisamos lidar constantemente, seja em uma empresa ou na nossa vida pessoal. Mas como evitar que isso aconteça? O melhor jeito é organizar os documentos. Entenda mais sobre o assunto neste artigo!
Organizar os documentos pode fazer uma enorme diferença na sua vida pessoal ou na rotina da sua empresa, pois a organização é fundamental para quem não quer gastar tempo procurando arquivos importantes no meio de tanta coisa. Continue a leitura deste artigo e descubra no próximo tópico os motivos pelos quais organizar os documentos é uma iniciativa crucial!
Por que organizar seus documentos?
Organizar os documentos é uma atividade que deve ser feita em qualquer empresa ou para qualquer indivíduo, visto que essa é uma iniciativa que garante que os documentos importantes sejam arquivados de forma correta e organizada.
Ao organizar os documentos pessoais ou empresariais, você terá mais agilidade na hora de encontrá-los e mais praticidade. Logo, organizar e encontrar documentos são atividades diretamente relacionadas.
Também é possível organizar utilizando um computador, pois muitas pessoas e empresas contam com esse recurso tecnológico. Para fazer isso, basta ter um lugar único para guardar os arquivos digitalizados, porém deve ser um local onde todos da empresa tenham acesso.
Ao ler este tópico, você descobriu que a organização pode auxiliar qualquer empresa e qualquer pessoa que esteja enfrentando problemas para encontrar os documentos importantes. Confira, a seguir, os benefícios de ter um espaço reservado para organizar os documentos!
Benefícios de organizar seus documentos
Ao organizar os documentos, você irá se beneficiar de inúmeras vantagens, ainda mais se essa ação for feita utilizando os meios tecnológicos. Além de otimizar a fluidez e o funcionamento de um negócio, a organização de documentos eletronicamente contribui para a segurança de todos os arquivos. Veja mais aspectos positivos da ação de organizar os documentos digitalmente!
1. Otimização do processo produtivo
Quando uma empresa decide organizar os documentos, é possível trabalhar com mais dinamismo e rapidez, pois todos os documentos estão em um local de fácil acesso e fáceis de serem encontrados.
No caso de um negócio que escolhe organizar os documentos por meio de um sistema eletrônico, a produtividade pode aumentar ainda mais, pois o tempo não será perdido procurando documentos.
2. Organização dos documentos
Quando a documentação não é armazenada de forma organizada, isso acaba se tornando um problema para um funcionamento dinâmico e rápido das rotinas operacionais. Para evitar conviver com o caos causado por documentos desorganizados, é interessante usar ferramentas desenvolvidas para organizar papéis ou dados digitais.
3. Compartilhamento
Quando uma empresa resolve colocar todos os seus documentos disponíveis em uma plataforma online, os colaboradores passam a ter acesso à eles de qualquer lugar mesmo se estiver distante do arquivo físico. Assim, o compartilhamento dos documentos se torna muito mais eficiente, pois todos saberão onde encontrar os documentos que precisarem para o desenvolvimento de suas tarefas.
4. Facilidade para expandir
Quanto mais uma empresa cresce, mais ela passa a ter que lidar com uma enorme quantidade de documentações. Nesse sentido, podemos destacar a importância de organizar os documentos. Com uma estratégia direcionada, é mais fácil organizar as novas informações de acordo com os padrões.
Até aqui você conheceu as vantagens de organizar os documentos. Acreditamos que você deve ter ficado interessado em organizar os documentos da sua empresa ou da sua vida pessoal para que sua rotina se torne mais simplificada. Quer saber como? Então, prossiga com a leitura para o próximo tópico!
Como começar essa organização?
Se você está enfrentando dificuldades para encontrar os documentos importantes, então já está mais do que na hora de aprender como organizar os documentos, pois isso fará toda a diferença.
Com os documentos organizados corretamente, você economiza tempo, visto que não vai ter que passar horas procurando um arquivo. Além disso, documentos que são mal conservados podem gerar despesas com segundas vias ou multas.
Então, confira as dicas que preparamos para você organizar os documentos e deixar para trás toda a bagunça. Acompanhe!
1. Procure por todas as documentações
Para começar a organizar os documentos, você precisa procurar por todos os papéis, contas, comprovantes, entre outros da sua empresa ou da sua casa. Ao encontrar esses itens, não jogue nada fora, apenas recolha.
2. Selecione, guarde e exclua
Ao separar todas as documentações, encontre um lugar para que você tire um tempo analisando cada um dos papéis que você encontrou. Analise com calma todos os papéis e opte por separá-los de acordo com categorias.
No caso de papéis que não sejam importantes, como anúncios publicitários e outros, jogue fora.
3. Separe em pastas e etiquete
Depois que você separou tudo e categorizou, pegue pastas e etiquetas para facilitar na hora de encontrar documentos específicos. É interessante você ter uma pasta etiquetada para cada categoria criada para as documentações.
4. Digitalize
Por fim, uma das formas mais eficientes de organizar os documentos é optando pela digitalização das documentações. Existem muitos aplicativos e ferramentas tecnológicas que ajudam a digitalizar de forma rápida. Ao digitalizar, você estará facilitando o processo de visualização e de envio de documentos para outras pessoas.
Se você decidir digitalizar a sua documentação, é fundamental que você crie pastas em um computador para salvar cada documento em um local específico e, assim, na hora de procurar por um documento, você terá tudo organizado e encontrará rapidamente.
Outra vantagem de digitalizar documentos é a possibilidade de atribuir senha para pastas ou para cada documento. Isso permite que você mantenha os documentos seguros e sem a possibilidade de qualquer um ter acesso.
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