Para ter mais organização nos processos do dia a dia, é imprescindível que você saiba como organizar agenda. Assim, será possível determinar quais atividades deverão ser priorizadas na vida pessoal e no trabalho e ainda ter mais momentos de lazer e de descanso, por saber otimizar o tempo e ser mais produtivo. Por isso, confira seis dicas de como organizar a agenda e comece já a colocá-las em prática!
5 dicas de como organizar agenda
1. Avalie o cenário mensal e semanal
Em primeiro lugar, para fazer uma boa agenda, tenha em mente quais serão os seus compromissos do mês. Ou seja, desenvolva um panorama mais geral de todos os seus eventos e atividades, caso já souber. Mesmo se concluir essa etapa de avaliação mensal, considere fazer uma avaliação semanal: ela será muito importante para a sua organização. Reserve um dia, por exemplo domingo, para marcar os horários das suas atividades extras como terapia, reuniões e aulas. Além disso, não se esqueça da atividade física: com o planejamento certo, é possível não descuidar da saúde e ainda cumprir todos os prazos do trabalho.
2. Como organizar agenda: saiba quais são os seus objetivos
Em segundo lugar, defina as suas metas pessoais e profissionais com antecedência para alcançá-las. Elas podem incluir objetivos simples ou mais complexos: ambos precisam de um planejamento mais concreto. Essa etapa também inclui os objetivos impostos no trabalho, por exemplo finalizar algum projeto.
Divida cada meta ou tarefa em atividades mais curtas. Por exemplo, imagine que você tenha que escrever 42 páginas em uma semana. Dizer que nunca vai ter tempo para isso não é uma opção: divida as páginas e faça um pouquinho todos os dias. O processo será mais leve e menos cansativo. Afinal, seriam apenas sete páginas por dia, durante seis dias. Ao final, você teria até um descanso. Faça dessas pequenas metas a sua motivação para começar. Feito é melhor do que perfeito: leve isso para todos os âmbitos da vida.
E lembre-se de que a desorganização faz com que as pessoas se esqueçam de atribuições importantes a curto e longo prazo. Além disso, ela aumenta a procrastinação de atividades necessárias. Já a organização pessoal contribui para a liberdade e para a autonomia do indivíduo.
3. Organize as prioridades
Ao definir e selecionar prioridades, você saberá organizar a sua agenda de trabalho de uma forma mais otimizada. Assim, é possível cumprir com todos os compromissos no prazo estipulado. Comece pelo que achar mais difícil e pelo que tem um prazo de entrega mais curto.
4. Tenha consciência das etapas
Para saber como fazer anotações em uma agenda, você precisa ter em mente tudo aquilo que precisa realizar e tudo que já realizou: ter rascunhos pode ajudar nesse quesito. Isso serve para não se esquecer de atividades e compromissos. Além disso, escrever faz com que o cérebro “deposite” mais atenção ao que precisa ser realizado.
Não se esqueça de escrever as ideias que forem surgindo ao longo do processo. De repente, ao ver alguma propaganda ou ler algo, você pode pensar em ferramentas que auxiliem em atividades futuras. Por exemplo, alguns posts no Instagram podem servir de inspiração: salve-os e faça um resuminho na sua agenda ou bloco de notas. Normalmente, isso facilita a execução de um processo porque parte dele já está na sua mente.
5. Aposte no Google Agenda
Uma alternativa mais ecológica e prática para substituir o papel são as agendas virtuais. Uma opção é o Google Agenda, que pode auxiliar na organização da sua rotina de uma maneira simples e muito completa. A seguir, saiba como utilizá-lo:
- No seu computador, tablet ou celular, acesse o Google Agenda (em alguns celulares o aplicativo já vem instalado dentro do pacote de aplicativos do Google);
- Para ter acesso, basta ter uma conta pessoal ou profissional no Google. Se você já estiver logado, o calendário irá aparecer para você. Caso não tenha uma conta, é só criar;
- Para alterar as configurações e deixá-las mais personalizadas, no computador, clique na engrenagem no canto superior direito e depois em “configurações”. No celular, basta clicar nos “três pontinhos” primeiro e, depois, em “configurações”. Ainda nessa opção, é possível adicionar suplementos, por exemplo, o aplicativo Zoom (muito útil para reuniões);
- Crie eventos e compromissos, altere cores e gerencie suas tarefas. Use todos os recursos do aplicativo e torne a sua vida cada vez mais produtiva e eficaz.
Benefícios do Google Agenda
Com o Google Agenda você ainda poderá separar os calendários, caso prefira criar um para o trabalho e outro para os estudos. Além disso, é possível sincronizá-lo com o seu blog ou site e programar um horário de disponibilidade em sua agenda para que os seus clientes vejam e agendem um período com você. Para isso, torne o bloco público: é possível disponibilizar duas horas para reuniões de 30 minutos para cada um.
Ainda é possível adicionar anexos aos seus compromissos. Por exemplo, você tem uma reunião com o cliente “X” e precisa arquivar a apresentação e a ata da reunião: faça tudo isso em um só lugar e de uma maneira muito prática. Para isso, no computador, adicione um evento em “+ Criar”. Depois, clique em “mais opções” e irá aparecer um campo para adicionar uma descrição. Ao final, clique no clipe e adicione um ou mais anexos importantes para aquele evento específico.
Existem muitas outras características positivas com o uso do Google Agenda. Para saber mais, confira o Curso de Google Agenda disponibilizado pela Organize na Prática. Você irá se surpreender com as funcionalidades!
Organização Pessoal
Por fim, ter uma agenda bem elaborada é muito importante para organizar a vida. Afinal, é possível ter controle de processos diários não apenas com o uso de planilhas, mas com diversas técnicas para organizar-se de uma forma eficiente. Se você tem consciência da importância disso para o seu amadurecimento e sucesso pessoal e profissional, não deixe de conhecer o Curso de Organização da Organize na Prática. Com as opções disponíveis, você saberá não só como organizar agenda, mas a desenvolver todos os seus processos de trabalho de uma maneira otimizada.
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