Como andam os seus arquivos digitais? Você tem uma organização de arquivos? Se não, saiba que você não está sozinho nessa bagunça de arquivo digital. Muitas pessoas não organizam as pastas dos seus computadores. Seja pela pressa do dia a dia ou por preguiça mesmo. Além daqueles que não sabem como organizar arquivos virtuais.
Caso você também não saiba como fazer a organização de arquivos e pastas digitais, então este é o artigo certo para você. Aqui, vamos te explicar não só como organizar arquivos digitais, mas também porque é importante fazer isso. Então, fique ligado. Boa leitura!
A enorme quantidade de arquivos digitais
Atualmente, muitos de nós trabalhamos conectados e geramos inúmeros arquivos digitais. Via de regra, quase nunca os organizamos. Eles vão se acumulando pouco a pouco e só percebemos o excesso quando somos informados de pouco armazenamento. Ou ainda, quando precisamos encontrar alguma informação específica.
Obviamente, não podemos nos livrar de todos os arquivos virtuais. Afinal, muitos são importantes e devem ser mantidos conosco por um tempo. Mas, dê uma olhada no seu computador. Será que todos os arquivos realmente precisam ser salvos? Com toda certeza, muitas das coisas está apenas ocupando o seu espaço.
Esse grande volume de conteúdo salvo em nossos computadores e smartphones pode causar:
- Dificuldade em encontrar informações importantes;
- Possibilidade de perda de arquivos;
- Armazenamento cheio;
- Desorganização e perda de tempo;
- E diminuição da produtividade.
Como organizar arquivos virtuais: aposte no armazenamento on-line
Uma possibilidade para diminuir a quantidade de arquivos salvos localmente nos nossos computadores pessoais, é o armazenamento em nuvem. Nesta modalidade, os arquivos são transferidos para um servidor on-line e não ocupam mais espaço no seu computador.
O armazenamento em nuvem é seguro. E oferece a grande vantagem de deixar os arquivos disponíveis em qualquer dispositivo que tenha o acesso permitido. O melhor: em qualquer hora e lugar. Além da possibilidade de compartilhar com outras pessoas. Dessa forma, representa uma maior praticidade na hora de guardar seus arquivos.
A nuvem também acaba por permitir que você se liberte dos documentos físicos, já que você pode digitalizá-los e colocá-los no servidor. Através disso, é possível criar um arquivo de documentos pessoais na rede de maneira segura e acessível.
No entanto, mesmo com a facilidade oferecida pelo armazenamento na nuvem, ainda é possível existir bagunça. Afinal, mudam as ferramentas, mas não os comportamentos. Por isso, caso queira digitalizar seus arquivos e passá-los para o ambiente on-line, também é preciso repensar a sua organização. Vamos entender um pouco mais?
Benefícios da organização de documentos digitais
A organização deve ser uma palavra-chave em todas as áreas da nossa vida. Com nossos arquivos digitais não seria diferente. O bom armazenamento dos nossos arquivos pessoais e profissionais no mundo virtual nos oferece os seguintes benefícios:
- Facilidade de se encontrar o que se procura;
- Menores chances de perda de arquivos importantes;
- Menor estresse ao acessar seu arquivo digital;
- E muito mais.
Mas, como organizar arquivos virtuais?
Caso você seja uma dessas pessoas que tem uma pequena bagunça virtual, essa é a pergunta que você deve estar se fazendo. Colocar todos os arquivos em ordem é uma missão que demandará algum tempo. Mas, calma: não é algo impossível de ser feito.
Na verdade, existe uma série de dicas e passos que podem ser empregados para facilitar o processo de organização de arquivos e pastas digitais. Para te ajudar, vamos te passar algumas delas. Fique atento!
Faça uma análise completa do seu arquivo digital
O primeiro passo é reservar tempo para fazer uma varredura nos seus arquivos e pastas digitais. Lembre-se de que muito do que mantemos salvo é desnecessário e apenas ocupa espaço. Dessa forma, é interessante iniciar classificando o que é realmente necessário e o que não é.
Arquivos que estão sendo utilizados de maneira constante podem continuar no seu computador ou smartphone. No entanto, aqueles que só são consultados de vez em quando podem ser realocados para o armazenamento on-line. Por sinal, esta é a nossa próxima dica. Então, confira:
Tenha uma plataforma de armazenamento on-line
Em segundo lugar, o armazenamento on-line, ou em nuvem, é uma ferramenta muito prática e que deve ser utilizada na organização dos arquivos digitais. Atualmente, existem diversos sites que oferecem esse tipo de serviço. Os mais conhecidos são: o Google Drive e o Dropbox. A maioria dos serviços são gratuitos. Porém, oferecem planos pagos com maior limite de memória.
Como já dissemos, é interessante utilizar essa modalidade de armazenamento para desafogar seus equipamentos locais, pois uma vez na nuvem, seus arquivos estarão protegidos e acessíveis a qualquer momento. Assim, deixando espaço para os que precisam continuar no seu computador.
Catalogue seus arquivos
Não importa se seus arquivos estão na nuvem ou no seu computador, para facilitar o encontro deles, é preciso catalogá-los. O ideal é que se crie um padrão para a disposição dos seus arquivos. Isso irá facilitar, inclusive, na hora de organizar o seu arquivo digital.
O primeiro passo é nomear adequadamente todos os arquivos. É muito mais fácil encontrar um arquivo chamado “contrato da casa” do que um nomeado “730538”, por exemplo. Então, a dica é pensar em nomes fáceis e intuitivos. Dê preferência a palavras-chave que resumem o conteúdo do arquivo.
É importante ressaltar que tão importante quanto a renomeação de arquivos é a forma com que eles estão dispostos nas pastas. É interessante definir uma ordem para a organização. Ela pode ser numérica, cronológica ou alfabética. Você deve encontrar a que melhor se adequa à sua realidade.
Como organizar e separar arquivos pessoais e profissionais
É natural que muitas pessoas utilizem o mesmo computador para uso pessoal e profissional, seja por necessidade ou praticidade. No entanto, deve-se ter muito cuidado ao se fazer isso. Essa mistura de arquivos pode dificultar na hora de encontrar algo importante. Além, é claro, de aumentar as chances de perder algum arquivo.
O ideal seria ter um equipamento específico apenas para o trabalho e outro para armazenamento pessoal. Mas, nós sabemos que nem sempre isso é possível. Nesse sentido, você pode dividir o armazenamento, criando e definindo pastas específicas para cada área da sua vida.
Caso faça uso de ferramentas de nuvens, uma dica interessante é utilizar opções diferentes para cada tipo de arquivo. Você pode armazenar os documentos e relatórios do seu trabalho no Google Drive, por exemplo. E as suas fotos e vídeos pessoais no Dropbox.
Essa separação é muito importante para não pôr em risco nenhum arquivo importante e diminuir as chances de dores de cabeça futuras. Faça isso e não terá confusão com os arquivos. Portanto, fique bastante atento quanto ao armazenamento dos seus documentos profissionais e pessoais.
Como organizar arquivos virtuais: organização das pastas
Ao iniciar o processo de organização do seu arquivo digital, é necessário resguardar um tempo para organizar as pastas. Afinal, é nelas que estão guardados os arquivos e, consequentemente, organizando-as fica muito mais fácil encontrá-los.
A dica é criar uma hierarquia de pastas e subpastas. Assim, existiriam algumas poucas pastas que abarcam um tema maior em comum e dentro delas várias subpastas que tratam de tópicos do tema da principal a qual estão inseridas.
Imagine o caso de um professor de História que está iniciando a organização de arquivos e pastas de seu computador. Uma forma possível é criar pastas nomeadas pelo nome das turmas (3º B, 2ºA, etc) e subpastas que reúnem os materiais dos assuntos que devem ser abordados em cada classe (Era Vargas, Guerra Fria, etc).
Percebe como fica muito mais fácil e intuitivo procurar algo quando se cria a hierarquia de pastas? Assim, quando ele quiser encontrar um arquivo referente à turma “2ºA”, ele irá diretamente para a pasta referente e lá poderá refinar sua busca através das subpastas.
Como organizar e-mail
Se você costuma receber muitos e-mails, deve saber quão desorganizada pode ser uma caixa de entrada. No meio desse mar de e-mails, estão mensagens importantes do trabalho, conteúdo de inscrições, além de alertas de notificações e promoções. Procurar algo importante pode se tornar um verdadeiro martírio.
Devido à importância do e-mail em nossas vidas, é necessário buscar manter a caixa de entrada a mais organizada possível. Quando isso não acontece, é muito fácil perder uma mensagem importante. Para não fazer isso acontecer, pode-se seguir algumas dicas práticas para botar ordem nas coisas. Veja a seguir:
Apague e-mails desnecessários
Em qualquer jornada, é necessário dar o primeiro passo. No tocante à organização do seu email, tudo pode começar com a exclusão de mensagens antigas ou que não sejam relevantes. É uma tarefa que levará algum tempo e paciência, mas é essencial para limpar sua caixa de entrada.
E-mails que não são relevantes, promocionais ou que já são muito antigos podem ser excluídos para liberar sua caixa de entrada. Caso tenha alguma mensagem que você deseje guardar para conferir mais tarde, basta arquivá-la. Assim, ela ficará acessível, porém sem ocupar a caixa principal.
Encerre inscrições em listas de e-mails
Um segundo passo em direção à organização digital é o encerramento de inscrições em listas de e-mails. Elas fazem parte da estratégia de marketing digital das empresas e podem até ser úteis para o cliente conhecer as novidades da marca ou aproveitar promoções. No entanto, essas mensagens vão se acumulando pouco a pouco e na maioria das vezes sequer as abrimos. Por isso, identifique as listas que não são relevantes para você e as cancele. Assim, você deixará de receber novos e-mails promocionais daquela empresa.
Guarde os anexos importantes na nuvem
Muitos e-mails são enviados com anexos, sejam vídeos, tabelas, documentos ou imagens. Eles podem ser importantes para a compreensão da mensagem ou para a realização de uma tarefa futura. Por isso, nem sempre é possível descartá-los.
Para solucionar isso e liberar sua caixa de entrada, você pode salvar esses anexos na sua conta da nuvem. Assim, terá acesso caso seja necessário fazer alguma consulta, além de, ao mesmo tempo, facilitar o trabalho em equipe, pois muitos serviços de nuvem permitem o compartilhamento dos arquivos.
Como organizar arquivos virtuais: organize os e-mails assim que chegam
Por fim, essa é a dica crucial de como organizar e-mail. Ao invés de esperar uma quantidade enorme de mensagens para organizar sua caixa de entrada, você pode ir fazendo isso gradualmente à medida que as recebe. Assim, você assegura que sua caixa de e-mails estará sempre organizada. E ainda, garante que você não perderá nenhuma mensagem importante.
Para isso, é importante definir um horário específico para conferir a sua caixa de email. Afinal, essa é uma ótima estratégia para aprender como organizar arquivos virtuais. Você pode fazer isso assim que acordar, na sua pausa para o almoço ou ao fim do seu dia de trabalho. Assim que abrir uma mensagem, defina se ela requer uma resposta e dê o devido direcionamento. Caso seja algo desnecessário, você pode apagar no mesmo instante.
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