A ferramenta de email é imprescindível na vida de qualquer profissional. Seja para enviar uma proposta a um cliente, ou até mesmo como forma de comunicação interna com a sua equipe. Já faz tempo que os endereços eletrônicos fazem parte da rotina das pequenas e grandes empresas. Então, que tal aprender como organizar email, de forma que você consiga aumentar sua produtividade? Confira essas 10 dicas rápidas que vão te ajudar a manter seus emails sempre em ordem.
Como organizar email e ser mais produtivo
É muito fácil se perder hoje em dia, com tantos e-mails de propostas, promocionais e até mesmo as conversas documentadas com a sua equipe. Pensando nisso, separamos aqui neste artigo, 10 dicas simples e pontuais que podem te ajudar a manter a sua caixa de entrada sempre organizada, e sem pendências. Confira:
01. Separe um tempo para ler e responder emails
Sempre há uma ansiedade em checar a sua caixa de email a todo minuto para saber se chegou um email novo. Porém, essa ansiedade pode atrapalhar o seu desempenho em outras atividades.
Sendo assim, para garantir atenção total às outras tarefas, é ideal definir horários específicos no seu dia para checar e responder emails.
- O primeiro passo é entender quanto tempo você demora para ler e avaliar os emails do dia.
- Em seguida, defina um período do seu tempo para se dedicar somente a esta tarefa. Neste tempo, você também pode ler e responder emails que foram categorizados como “aguardar” ou “resolver”, por exemplo.
Dessa forma, você irá se organizar melhor, e evitará que muitos e-mails se acumulem. Ou ainda, evitar que você passe mais tempo do que o necessário dedicado a essa atividade.
02. Defina regras para categorizar os seus emails
Uma das dicas valiosas é criar regras específicas para categorizar seus emails de acordo com a ação, e priorizá-los. Isto é, emails que precisam ser respondidos com urgência e que merecem maior atenção, tem preferência sobre os demais, por exemplo.
Para tanto, você pode categorizá-los em pasta por:
- urgente: que precisa da sua atenção o mais rápido possível;
- aguardar: estes emails provavelmente precisam de outras pessoas para serem resolvidos, ou para que um atitude seja tomada;
- arquivar: nessa categoria você vai guardar emails das quais você deseja consultar no futuro como referência, ou precisa salvar uma conversa importante no história, por exemplo.
Criar essa regra irá te ajudar em como organizar email de forma eficiente, além de organizar melhor o seu tempo de leitura e respostas.
03. Crie pastas para organizar email
Após criar regras de prioridade para organizar e responder emails, outra dica é organizá-los em pastas. Crie uma organização que faça sentido para você e para a sua rotina, e tente seguir essas definições.
Como exemplo, você pode organizar pastas de emails por clientes, por fornecedores, por demanda, e por aí vai. A ideia é encontrar uma divisão que te ajude a organizar sua caixa de emails e que não vai criar empecilhos para manter tudo sempre em ordem.
Só tome o cuidado para não criar um número de pastas muito grande, que irá gerar confusão na hora de organizar. Você pode simplesmente criar pastas para: responder, arquivar ou aguarda, por exemplo.
04. Crie etiquetas coloridas no Gmail
Se você é usuário do Gmail, então, essa dica vai ser muito útil para você. Saiba que você consegue categorizar seus emails com etiquetas coloridas, assim, a organização fica muito mais visual. Para fazer isso, basta seguir o passo a passo a seguir:
- No menu lateral, procure a categoria. Caso você ainda não tenha nenhum marcador, então, o primeiro passo será criar um marcador.
- Em seguida, clique nos três pontinhos que vai aparecer no marcador assim que você passar o mouse nele.
- Por último, clique em “cor do marcador”, e então, escolha a cor de sua preferência.
05. Eleja um dia para fazer uma limpeza periódica
De tempos em tempos é necessário realizar uma limpeza na sua caixa de emails e excluir emails que já não fazem sentido deixar guardado. Portanto, eleja um dia na semana para fazer essa limpeza periódica. Assim, você evita o acúmulo de mensagens.
Além disso, ajuda a manter a organização de seus emails e, consequentemente, desocupa o espaço das suas contas de email com arquivos desnecessários.
06. Aprenda a arquivar automaticamente com o Gmail
Essa é mais uma dica para os usuários de Gmail. Você sabia que é possível arquivar automaticamente os seus e-mails? Para fazer isso, siga o passo a passo abaixo:
- Clique no Menu de Configurações (engrenagem no canto superior direito), e depois em “Ver todas as configurações”.
- Em seguida, clique em “Filtros e endereços bloqueados”, no menu superior.
- Depois clique em “Criar um novo filtro”, e preencha os parâmetros de filtro: por exemplo, “Recebidos” primeira linha, ou algum email que não seja relevante. Clique em “criar filtro”.
- Por fim, uma caixa de seleção irá aparecer para você incluir a opção. Clique em “Ignorar a Caixa de Entrada (Arquivar)”, assim, todas as próximas mensagens desse destinatário ou de uma determinada pasta, vão diretamente para os arquivos. Caso seja um email desnecessário, você pode marcar “excluir”. E se for algum destinatário importante marque “nunca enviar para Spam”, por exemplo, – e esse passo nos leva a nossa próxima dica.
07. Como organizar email: use filtros anti-spam
Com os filtros anti-spam você consegue se livrar das mensagens indesejadas e que reduzem a sua produtividade. Por isso, não tenha medo de usá-los como seu aliado.
Você também consegue adicionar configurações nos filtros anti-spam. Assim, todo conteúdo que chega em sua caixa de entrada, e você considera como indesejável será barrado imediatamente. Dessa forma, você alimenta o filtro do seu email e ajuda-o a identificar mensagens semelhantes, para que seu email barre o recebimento antes mesmo de chegar na sua caixa de entrada.
É uma excelente maneira de como organizar email e manter a sua caixa de entrada sempre limpa.
08. Gerencie suas inscrições em emails promocionais e newsletters
Você recebe muitos emails promocionais e newsletters na sua caixa de entrada? Isso quer dizer que você precisa fazer uma limpeza e deixar apenas aqueles que você realmente tem interesse em acompanhar. Fazer isso, além de ser uma excelente dica de como organizar email, você irá economizar espaço de armazenamento.
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09. Evite (ao máximo) misturar emails profissionais com pessoais
Uma das dicas mais importantes é tentar manter as contas de email profissionais e as pessoais separadas. Dessa forma, você evita se distrair no trabalho com assuntos particulares, ainda garante uma maior organização dos seus emails. E, consequentemente, adquire maior produtividade em sua rotina.
O seu email deve ser um grande aliado da sua rotina profissional, portanto, use-o de maneira eficiente. Isso significa manter inscrições de newsletters, promocionais, fóruns e grupos de discussão em seu e-mail privado.
10. Curso “Evernote na prática”: aprenda como organizar email de forma simples e rápida
Precisa de uma solução simples e fácil para organizar os seus emails? Então, conheça o curso Evernote na prática.
Com esse treinamento, você vai aprender não só como organizar email de forma simples, como também irá aprender as melhores práticas para produzir melhor, sem precisar trabalhar mais. Ficou interessado? Organize sua vida com o curso e se torne ainda mais produtivo!
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