Sem dúvidas, o mapeamento empresarial é uma das melhores ferramentas para o seu negócio. Afinal, ele te ajudará a padronizar o trabalho, bem como identificar as oportunidades de melhorias no seu negócio. Além, é claro, de aumentar a produtividade. Mas, você sabe como usar essa ferramenta a seu favor? Foi pensando nisso que separamos aqui um passo a passo. A ideia é te ajudar a realizar um mapeamento empresarial de sucesso. Confira a seguir!
01. Entenda o processo e defina quais serão mapeados
O primeiro passo é entender como os seus processos funcionam. Para, então, definir quais deles serão mapeados. Isso porque, não vale a pena mapear todos os processos de uma vez só. Afinal, essa prática irá custar muito tempo e recursos da sua equipe.
O melhor a fazer é focar nos processos que mais importam. Assim, o seu negócio terá resultados de forma mais rápida. Na hora de escolher quais processos serão mapeados, lembre-se de perguntar:
- Porque eu preciso mapear este processo?
- Qual é a urgência deste processo?
- Quais são os riscos envolvidos neste processo?
- Quais são os limites desse processo (ou seja, o início e o fim)?
- Este processo precisa atender a alguma norma ou regulação específica? Se sim, quais são elas?
- Quais são os insumos necessários? E quais são os produtos gerados ao final de cada processo (input e output)?
- Ou ainda: qual é o objetivo principal do mapeamento desse processo? (Melhoria, padronização, transformação, documentação, entre outros.)
Além disso, informações como: quem realiza as tarefas ou quais atividades fazem parte desse processo, também são importantes. Só assim você irá entender como os seus processos realmente funcionam.
Para essa etapa você poderá fazer entrevistas ou reuniões, para que os seus colaboradores ou membros da equipe expliquem como cada processo funciona na empresa. A observação de campo e de documentos também é uma excelente maneira de entender. É importante que essa modelagem seja feita de forma mais objetiva e assertiva possível, antes de passar para o segundo passo.
02. Treine a sua equipe
Respondeu às perguntas iniciais? Então, é hora de escolher e treinar a sua equipe para ficarem por dentro de como o mapeamento empresarial irá funcionar. Isto é, para que o mapeamento funcione, é importante que as pessoas envolvidas compreendam com detalhes todo o processo, e tenham uma visão sistêmica e criativa, bem como saibam trabalhar em grupo.
Em outras palavras, é importante que os colaboradores tenham uma participação ativa e colaborativa nos processos de mudança na empresa. Só assim poderão valorizar as oportunidades de melhorias e se sentirão engajados para se envolver no projeto. Essa comunicação pode ser feita através de um treinamento ou uma reunião específica.
03. Modele os seus processos
Você e a equipe entendem como funciona o processo produtivo? Se sim, então agora é importante desenhá-lo. Nesse passo, cada uma das etapas é representada por um símbolo, assim, tornando o processo visível e de fácil entendimento para todos. Entenda a seguir como você pode modelar os seus processos:
- Fluxos de trabalho: aqui serão definidas as atividades que são realizadas, o início e o fim de cada projeto, e os pontos de tomadas de decisão ao longo de cada processo. Você pode usar um sistema que utilize o método kanban para organizar as etapas do processo.
- Informações complementares: aqui vale incluir toda anotação que não influencia no fluxo dos processos, mas são importantes para um bom desempenho das atividades.
- Conexão: trata-se do fluxo de sequência que ordena os processos, geralmente representada por uma linha ou uma seta. Esse ponto irá indicar a comunicação entre duas etapas diferentes, por exemplo.
- Dados coletados: por fim, também vale a pena incluir os dados coletados em cada uma das etapas. Principalmente os dados de clientes ou fornecedores que são importantes e facilitam o andamento do processo.
04. Revise a modelagem com os envolvidos
Após modelar os processos, você deve mostrar aos envolvidos nos processos para que o avalie. É importante que todos entendam como o processo funciona e ainda, concordem com o modelo que foi criado. Caso contrário, ficará difícil ter resultados positivos a partir do seu mapeamento empresarial.
O acompanhamento periódico dos resultados dessas mudanças deve ser considerado como uma última etapa do mapeamento. Além disso, esta é uma etapa que deve ser realizada de tempos em tempos para observar oportunidades de melhorias.
A revisão inicial é apenas o início de um trabalho. Principalmente se você procura aumentar a eficiência e a produtividade dessa organização. Sendo assim, fique sempre de olho nos indicadores de desempenho. Eles podem mostrar como está o andamento dos seus processos de forma eficaz.
05. Identifique os pontos críticos do processo e otimize os processos
Por fim, com os seus processos mapeados, é hora de identificar os pontos críticos do seu processo para, assim, conseguir otimizá-lo. O primeiro ponto a ser analisado são os gargalos. Ou seja, quais são as etapas do processo com menor capacidade produtiva, e que acabam por limitar a produção final?
É importante analisar os gargalos, pois eles aumentam os prazos de entrega de seu produto ou serviços. Além disso, eles podem aumentar o custo relacionado às etapas posteriores do processo.
Após identificar os gargalos e possíveis falhas, é hora de agir para solucioná-los, e otimizar o seu processo. Nesse momento, é ideal que você identifique as causas, assim, buscando eliminar esses gargalos. As ações envolvem:
- eliminar tarefas repetitivas ou desnecessárias;
- combinar as etapas para reduzir o tempo de entrega;
- automatizar os processos;
- adotar novas práticas de produção, entre outras.
Mas, atenção: antes de aplicar as melhorias, é preciso estudar e analisar se elas correspondem com a realidade atual da empresa. Por isso, o processo de análise e otimização dos processos desse ser contínuo.
Conclusão
Em conclusão, o mapeamento oferece o potencial necessário para apontar um novo rumo ao seu negócio. E, consequentemente, melhorar os processos da sua empresa com poucos passos. Com isso, é possível aplicar novas responsabilidade, mudar comportamentos e engajar a sua equipe.
Isso significa que, quando você investe em um mapeamento empresarial, fica mais fácil:
- aplicar melhorias;
- identificar falhas;
- reduzir custos;
- e aumentar a produtividade.
Assim, melhorando os resultados gerais do seu negócio.
Na hora de modelar os processos do seu negócio, é importante contar com uma ferramenta de fácil manuseio. Dessa forma, todos poderão entender como o processo funciona. Nesse sentido, o que você acha de conhecer a melhor ferramenta para otimizar os seus processos? Então, não deixe de conhecer nosso curso de organização do trabalho. Através dele você poderá melhorar os resultados em poucos dias.
Por fim, o que você achou desse artigo? Deixe nos comentários se você já utiliza essa ferramenta no seu negócio. E não se esqueça de compartilhar com os seus amigos nas redes sociais. Além disso, tenha acesso a mais conteúdos como este na página do Instagram do Organize na Prática. E em nosso canal do YouTube!
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