A organização de projetos é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Nesse aspecto, um líder de excelência deve conhecer bem o processo de como estruturar um projeto de arquitetura. E não apenas isso, deve ter noção de que isso otimiza resultados, reduz as chances de erros e aumenta a produtividade da equipe. Pensando nisso, preparamos este artigo para você, que trabalha em um escritório de arquitetura ou engenharia, e quer saber como organizar um projeto de arquitetura da melhor maneira.
A partir de agora, confira inúmeras dicas de organização de projetos e mantenha seu negócio nos eixos. A organização de empresas é crucial!
Para que fazer uma melhor organização dos projetos em uma empresa de arquitetura e engenharia ?
Conforme avança na trajetória profissional, o arquiteto ou engenheiro tende a acumular mais demandas. Dessa forma, é preciso dar conta da quantidade de clientes! Visitas a imóveis, contato com fornecedores e elaboração do projeto de arquitetura, também aumentam de forma exponencial. Haja responsabilidade e organização de projetos para fazer a rotina no escritório fluir sem empecilhos!
Sendo assim, tenha uma ótima leitura e venha aprender com a gente!
Como organizar um projeto: conhecimento técnico x conhecimento gerencial
O que pode estar ligado ao fato de haver arquitetos e engenheiros que não conseguem fazer uma boa gestão do negócio? Muito disso acontece, pois, no Brasil, as instituições de ensino superior privilegiam a formação técnica em detrimento da empreendedora.
Há a ideia de que não é necessário se preocupar em tarefas aparentemente menores. Como de gestão, por exemplo. Por outro lado, a genialidade e o conhecimento profundo em cálculos são supervalorizados.
Nesse sentido, muitos profissionais percebem, na marra, que para um projeto de arquitetura bem sucedido (e ter alta produtividade), é preciso:
- Saber como estruturar um projeto de arquitetura;
- Apresentar qualidade na gestão;
- Contar com um time motivado;
- Bem como, saber administrar as finanças e vendas.
Como organizar um projeto de arquitetura: produtividade do planejamento à execução
Agora, preparamos dicas específicas. Principalmente no que se refere ao processo de gestão de um projeto de arquitetura, o que te ajuda, ainda, na etapa de estruturação dele. Confira!
Organize seu tempo
Em primeiro lugar, tenha uma rotina de trabalho. Isto é, coloque no papel todas as suas tarefas diárias, mensais, anuais. Bem como, faça uma lista em ordem de prioridade. Assim, você consegue se preparar para fazer as obrigações, buscando atingir as metas em prazos menores.
Poupe tempo em tarefas simples e invista o excedente nas que são mais complexas. Busque agir de forma sistematizada, criando um padrão de fluxos de execução para cada tarefa. A gestão de tempo é fundamental para o sucesso em como organizar um projeto.
Trace uma estratégia
Em segundo lugar, não basta olhar com atenção apenas para o projeto de arquitetura mais promissor do momento. Desenvolva uma visão 360° da empresa. Ou seja, elabore metas (a curto e longo prazo) e um plano de ação consistentes. Assim, visando atingir os objetivos mais ambiciosos.
Com base nisso, um planejamento estratégico inteligente é crucial para:
- direcionar esforços;
- investir recursos;
- trazer mais ganhos;
- e ainda, evitar falhas.
Além disso, reconheça as necessidades do seu escritório. Visualize as entregas, os funcionários aptos a atuarem, fornecedores, parcerias e demais pendências no que se refere a documentações, por exemplo.
Propostas compatíveis
Ainda no início, é necessário fazer a sua proposta baseando-se nas fases do projeto de arquitetura da sua empresa. Desse modo, ao se reunir com um certo cliente, considere o tempo e valor a serem investidos por hora de trabalho.
Assim, participando o consumidor de todos os trâmites do trabalho, ele fica sabendo o que pode ser cobrado, a mais, caso ultrapasse o tempo planejado no início da execução. Podem ser comercializados: o processo de gerenciamento da obra em questão. E ainda, a aprovação concedida por órgãos públicos competentes.
Preço do serviço
Para uma gestão eficaz do projeto de arquitetura do seu escritório, depois de ter fechado uma contratação, saiba como cuidar dos dados técnicos e os custos. Tais como:
- diretos;
- indiretos;
- fixos;
- ou variáveis.
Assuma o controle da execução de cada etapa do projeto de arquitetura e a quantidade de horas destinadas. Dessa forma, evitando prejuízos.
Acompanhe o projeto de arquitetura
Quando você está no controle da situação, as chances de algo dar errado caem. Isso está, de forma direta, conectado ao aumento da produtividade do seu time. Acompanhe, então, cada projeto de arquitetura do seu escritório. Isto é, desde o momento em que o cliente chega, solicitando um serviço, até o final da sua execução.
Se o projeto de arquitetura aparenta estar avançando muito rápido, pare e analise se tal fato é capaz de prejudicar a qualidade do resultado esperado. Da mesma maneira, se o projeto de arquitetura, por ventura, estiver caminhando a passos lentos, veja se, de repente, não é necessário pressionar um pouco a equipe. Afinal, cumprir prazos da obra é essencial!
Gestão
Vista a camisa do seu negócio. Esteja dentro dele, de verdade, para, assim, você estar presente de todo o ciclo do projeto de arquitetura:
- contato inicial;
- elaboração da proposta;
- contrato;
- definição do escopo;
- e relação pós-serviço.
Isso garante o planejamento das fases. Além disso, mapeie, estude e defina isso em documentos e processos.
Tecnologia
Arquitetos e profissionais da Construção Civil devem incluir a tecnologia no cotidiano do escritório. Dessa forma, é possível agilizar o desenvolvimento de um projeto de arquitetura. Veja softwares úteis:
- SketchUp: ajuda na criação 3D de um projeto de arquitetura. Assim como apresentá-lo de forma profissional, realista e atrativa para o seu cliente;
- Revit: ajuda na criação de projetos de um jeito simples. Além disso, permite que todos as pessoas da equipe possam colaborar;
- Homestyler: por fim, ajuda na escolha do design de interiores de estabelecimentos. Bem como, disponibiliza um amplo banco de dados.
Cuide do time
Para fazer a gestão do projeto de arquitetura (e, claro, fazê-lo acontecer), cada recurso da empresa é importante. Mas o recurso humano tem a sua complexidade. Dessa forma, encare seus funcionários como uma força de trabalho, e não como objetivos. Afinal, eles são muito mais do que isso.
Cada um tem a sua vivência, experiência e história, o que, pense bem, pode ser um elemento diferencial ao seu negócio. Além de oferecer um salário justo e compatível ao poder de compra atual do país, tenha a meta de reter talentos e desenvolvê-los. Cuidar do seu time inclui afastar ladrões de tempo e que dispersam a concentração. Tais como:
- redes sociais;
- ligações;
- e até mesmo conversas paralelas.
Motive o time
Assim como cuidar da sua equipe mostra-se fundamental para a produtividade do seu escritório, motivá-la também. Isso, independentemente do seu tamanho. Um ambiente calmo, agradável e estimulante, impulsiona, ainda, a criatividade do colaborador. Essa característica é bem presente em arquitetos, engenheiros e designers.
O líder tem o dever não só de delegar tarefas aos subordinados. Mas, manter o nível de motivação do time nas alturas. Saber mudar um cenário de erros e desânimos deve ser prioridade. Assim como oferecer recompensas a cada meta cumprida.
Anote gastos
É de extrema relevância saber a quantia que sai e a que entra no escritório do seu projeto de arquitetura. Estamos falando de:
- papeis;
- lápis;
- caneta;
- equipamentos eletrônicos;
- entre outros.
Como o mercado é bastante competitivo, o gestor precisa ter apenas alguns colaboradores, mas com alto desempenho.
Então, tenha conhecimento do custo mínimo mensal de cada um dos funcionários, além de despesas fixas. Isso, contudo, não é sinônimo de ter um extenso bloco de notas. Você pode, perfeitamente, ter o auxílio de programas e planilhas.
Competitividade no mercado
Por mais que o seu escritório de arquitetura e engenharia seja referência neste nicho, você não está sozinho. Ela sempre está lá, observando de longe e de olho no seu sucesso: a concorrência. Sendo assim, fique atento ao preço que as empresas “rivais” cobram pelo mesmo serviço. Bem como, que condições oferecem, como o orçamento de uma obra, tanto de pequeno como grande porte.
Estude
Por último, esteja ligado nas tendências do mercado. Ou seja, não hesite em desembolsar dinheiro para fazer cursos, participar de palestras e workshops. Você troca experiências, conhece gente nova e faz parcerias! O estudo é um dos segredos de como organizar um projeto de arquitetura. Também é o segredo de um negócio de sucesso.
Conforme você vai estudando, pode reparar que talvez, diante de obstáculos, precise alterar a sua rotina. Portanto, esteja pronto para refazer objetivos do zero. Ou ainda, focar em pontos de possíveis falhas e otimização de agentes.
Como organizar um projeto: dicas práticas para o seu escritório
Separamos dicas de organização de projetos, agora, mais voltadas ao ambiente físico de sua empresa de projeto de arquitetura e engenharia. Confira um passo a passo que vai te ajudar a aumentar a produtividade!
1) Use pastas
Um dos principais pontos da organização de projetos é fazer o uso de pastas para concentrar todas as espécies de documentos existentes no escritório. Até porque, em escritórios de arquitetura, por exemplo, circula uma grande quantidade de papéis. E estes não podem simplesmente ficar expostos na sua mesa, com o perigo de serem misturados e/ou confundidos por seus colegas.
Já pensou que mal-estar seria causado se você trocasse documentos de clientes, por exemplo? Essa ação prejudicaria o desenrolar de seu projeto de arquitetura. Além de passar uma má impressão e comprometer a produtividade.
Você pode arrumar cada pasta de acordo com critérios. Como estes:
- Projeto de arquitetura aprovado;
- Projeto de arquitetura em desenvolvimento;
- Contratos a serem analisados;
- Clientes do “bairro X”;
- Anotações/observações do cliente;
- Documentos para assinar;
- Áreas (Design de Interiores, Paisagismo, Arquitetura, etc).
- Entre outros critérios.
2) Crie um método
Crie uma forma para nomear seus arquivos. É possível numerar cada um deles, usando essa mesma linha tanto para documentos físicos (em papel) como digitais (no computador). Para evitar desencontros no seu projeto de arquitetura, pode ser uma boa ideia elaborar um manual. Ele pode ser compartilhado com o time inteiro e, em caso de dúvidas, todos podem consultá-lo. Simples, não é mesmo?
3) Como organizar um projeto em arquivos digitais
Em qualquer setor de nossa vida, a padronização é essencial para o cotidiano. No seu projeto de arquitetura, mais ainda! Ela deve ser realizada de modo a garantir pronto acesso, sem perder tempo. Portanto, como já dissemos no primeiro item: crie pastas e subpastas. Divida por ano, etapas, pendências, dentre outros. Dessa maneira, você consegue chegar a um padrão de organização e comunicação.
4) Otimize e-mails
Não é preciso dizer que o e-mail é uma das principais ferramentas da comunicação hoje em dia, certo? No entanto, esses registros digitais devem ser classificados. Caso contrário, as trocas de mensagens entre você e o seu cliente podem se perder pelo caminho. E é essencial ter todas as conversas catalogadas e bem guardadas. Até porque, às vezes, um e-mail é a única prova existente de uma decisão/acordo.
Sendo assim, armazene todo o histórico em pastas no próprio servidor. Vale, também, salvar cópias em pastas virtuais de cada projeto de arquitetura que a sua empresa realizar. Há escritórios que fazem o uso de planilhas, onde registram data, hora, remetente e assunto da mensagem. É um meio de todos os colaboradores ficarem a par dos projetos em curso.
Quer aprender a ferramenta ideal que vai te ajudar em como organizar emails de forma eficiente? Com o Evernote é possível organizar todos os seus e-mails de forma que fica fácil não só catalogar, como também compartilhar com a equipe.
5) Atente-se ao espaço
Como estamos falando, até agora, a produtividade é amiga da organização de projetos. Isso significa, entre outros pontos, que o ambiente em que você exerce as suas funções deve ser adaptado e de acordo com o volume de trabalho. Saiba escolher bem os móveis e arquivos para armazenar os documentos do seu escritório de arquitetura e engenharia.
O armário do tipo fechado protege contra a umidade e raios solares que podem colocar em xeque o estado de conservação de seus papéis. Junto a isso, tenha cuidado com bichos, como traças. Afinal, elas podem acabar, literalmente, com todo o seu esforço e dedicação em pouco tempo. Faça, também, backups regulares de seus arquivos digitais!
6) Invista em ferramentas
Por fim, ferramentas como Trello e Google Calendar são boas para manter a comunicação fluida entre os membros da equipe de trabalho. O Trello é bastante adotado por escritórios para fazer um projeto de arquitetura ou por empresas de engenharia. Além disso, ele é gratuito e permite a criação de vários grupos internos. Bem como, a troca de dados e experiências entre as pessoas.
Nesse sentido, dá para fazer:
- upload de arquivos;
- elaborar listas;
- mover essas listas de um quadro a outro da plataforma;
- e ainda, integrar com o Google Calendar e Outlook, por exemplo.
A organização de projetos pode parecer algo simples, mas é surpreendente na rotina trabalhista. Depois de ler nosso post, você certamente notou a importância de saber como organizar um projeto para promover uma alta produtividade no seu negócio. Assim, seguir as dicas certas de como estruturar um projeto de arquitetura pode te levar longe.
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