Um dos fatores que influenciam diretamente o crescimento do seu negócio é a organização. A empresa pode ter uma marca consolidada no mercado e possuir produtos fenomenais que geram lucro, mas os procedimentos internos estão uma bagunça. Por isso, é necessário entender: como organizar uma empresa?
Gastos desnecessários, departamentos que não se comunicam batendo cabeça, perda de tempo com atividades improdutivas, ausência do fluxo de trabalho, péssima gestão de demanda. Esses são só alguns exemplos que evidenciam uma empresa desorganizada.
Quando as partes financeira e administrativa de sua empresa não estão organizadas, é fácil da concorrência identificar os pontos fracos e atacá-los de surpresa. Em casos assim, não adianta a marca ser reconhecida e o produto ser bom, a gestão precisa acompanhar a evolução para que o desenvolvimento da empresa seja efetivo.
Para te ajudar a organizar sua empresa do zero, mudando sua forma de trabalho e gerando resultados promissores, separamos diversas dicas sobre o assunto. Neste artigo, vamos trabalhar a importância e os benefícios de organizar sua empresa, além de elencar o passo a passo para executar essa organização. Confira.
O que é organizar uma empresa?
Em suma, a organização de uma empresa consiste na criação e/ou inserção de sistemas e procedimentos para todas as diferentes partes de seu negócio: financeira, administrativa, recursos humanos, setor operacional, setor comercial. Saber como organizar o escritório de uma empresa e todos esses outros setores têm o potencial de ajudar seu negócio a se tornar mais produtivo e lucrativo.
Por que organizar sua empresa?
Se uma pessoa organizada consegue ser muito mais produtiva, em uma empresa, essa realidade segue a mesma linha de raciocínio. A organização dentro de uma empresa ajuda na obtenção de resultados ainda mais promissores, estruturando um planejamento estratégico a fim de atingir seus objetivos.
Quais os benefícios de organizar sua empresa?
Organizar os sistemas de sua empresa, além de gerar mais lucro e desenvolver o negócio como um todo, reflete diretamente no desempenho individual de cada colaborador. Um ambiente de trabalho organizado incentiva os trabalhadores a exercerem suas funções da melhor forma possível.
Quanto mais os profissionais se dedicam, mais a empresa ganha. O rendimento do profissional interfere no desenvolvimento da empresa no mercado. Por esse motivo, um ambiente organizado influencia significativamente no funcionamento do seu negócio.
Veja, a seguir, os benefícios de organizar sua empresa.
- Aumento da produtividade;
- Otimização de tempo na rotina de tarefas;
- Maior foco nas atividades;
- Bem-estar e conforto no ambiente de trabalho;
- Além disso, o aumento da segurança dos dados e nos processos de trabalho.
Entenda como essas dicas vão ajudar na organização da sua empresa!
Já que te mostramos a importância e os benefícios de organizar sua empresa, chegou a hora de te mostrar como fazer isso. Elencamos dicas que vão ajudar você na prática a organizar sua empresa. Confira!
1. Conheça mais sobre a gestão de processos
Em primeiro lugar, a gestão de processos é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações por meio da melhoria dos processos de negócio. Essa prática está sendo cada vez mais difundida e adotada por várias empresas para organizar suas operações.
Através da gestão de processos, você pode assumir o controle das atividades, promovendo a interação entre as várias tarefas realizadas na organização pelos diferentes departamentos. Mesmo que esse tema seja amplo, estude e conheça mais sobre ele para implantá-lo em sua empresa.
2. Assuma o controle de papéis e documentos
Em segundo lugar, o papel é um dos principais inimigos da organização. Se você não tem um sistema de arquivamento, físico ou digital, é preciso construir ou contratar um. Por isso, comece separando os papéis que são importantes e aqueles que podem ser descartados.
Caso você opte por um escritório sem papel, siga os seguintes passos:
- Digitalize seus recibos;
- Use serviços de faturamento e pagamento on-line;
- Invista em treinamentos a distância para seus funcionários;
- Use um sistema de backup para empresas que sejam em uma nuvem;
- Bem como, insira ferramentas para arquivar os dados.
3. Use as ferramentas de produtividade certas
Aplicativos e ferramentas são necessários e importantes aliados na hora de organizar sua empresa. Porém, é preciso avaliar quais são mais úteis para seu negócio. Assim, é importante fazer um balanço anual dos aplicativos e ferramentas que você está usando para decidir se eles ainda atendem às suas necessidades.
Nesse balanço, também é bom avaliar quais necessidades e questões estão em aberto a fim de procurar a melhor ferramenta para atendê-las. Afinal, tais ferramentas são importantes para gerenciamento de contatos, reuniões e comunicação, contabilidade e escrituração, gerenciamento de mídia social, gerenciamento de e-mail e de projetos.
4. Organize seu computador
É crucial também que seu computador, muitas vezes principal ferramenta de trabalho, esteja organizado para facilitar a execução das tarefas. Por isso, limpe sua área de trabalho, configure um sistema de arquivamento digital, atualize o software, verifique a integridade do seu backup de dados.
5. Controle gastos
A desorganização financeira pode levar ao fracasso de seu negócio. Então, tenha ciência dos seus gastos e controle-os para evitar perdas financeiras desnecessárias. Calcule também métricas para saber não só quanto você ganha, mas quanto você gasta com os serviços que oferece.
6. Cuide da estrutura da sua comunicação
A falta de comunicação também é prejudicial, já que uma boa comunicação facilita o andamento do trabalho. Para organizar sua empresa, é necessário organizar a sua estrutura de comunicação primeiramente. Sendo assim, estabeleça uma linha de contato entre as equipes para que elas conversem entre si com o objetivo de otimizar as tarefas e o tempo gasto em cada uma delas.
Como vimos, as dicas de como organizar sua empresa estão relacionadas ao uso de sistemas, ferramentas, aplicativos e a inserção de uma nova visão de mercado. Assim, provavelmente, para implementar essas e outras soluções de tecnologia em sua empresa você precisará de auxílio de quem entende do assunto.
Por isso, a Organize na Prática, consultoria e escola especializada em produtividade e organização, oferece os melhores cursos. A empresa é expert em otimização de processos, implementação de sistemas e rotinas eficientes e organizadas com o poder da automação.
Por fim, você ainda está se perguntando como organizar uma empresa? Saiba mais sobre os cursos que a Organize na Prática apresenta e, então, descubra como organizar seu negócio pode ser mais simples com orientação de especialistas.
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