Caixas de disquetes, CDs e pendrives, são métodos que ficaram para trás e deram espaço para novas ferramentas. Um dos sistemas de armazenamento em nuvem mais completos que existem hoje é o Google Drive. Por isso, o Google Drive para empresas é bastante recomendado como um dos aplicativos para organização.
No celular, no notebook ou computador do trabalho, é comum precisar acessar, compartilhar e modificar documentos, tanto de uso pessoal quanto profissional. Dessa forma, o Google desenvolveu dentro do Drive um conjunto de ferramentas que podem ser muito úteis para o dia a dia dos negócios.
Por meio do Google Drive, é possível não só armazenar arquivos, mas também criar, editar, formatar e compartilhar. Além disso, a ferramenta é útil para liberar memória em dispositivos e também facilitar o trabalho colaborativo a distância. Assim, oferecendo mecanismos de backup automático de dados e a possibilidade de contratação de espaço extra.
Neste artigo, vamos apresentar tudo sobre o Google Drive, bem como ele pode ajudar sua empresa com a organização. Você verá quais são as funções dessa ferramenta, seus benefícios e como funciona o Google Drive para empresas. Então, confira e boa leitura!
Como funciona o Google Drive?
Em resumo, o Google Drive é o serviço de armazenamento na nuvem do Google, oferecido tanto em modalidade gratuita como em planos por assinatura. Ele é responsável por manter seus arquivos sincronizados entre diferentes máquinas e a internet, no seu espaço de armazenamento com o Google.
Porém, não deve-se reduzir o Drive apenas a um espaço de armazenamento, pois ele permite que o usuário faça upload e armazene arquivos, podendo acessá-los de qualquer lugar, desde que tenha acesso à Internet, além de permitir a colaboração em tempo real e compartilhamento deles.
Quais são suas principais funcionalidades?
Entre as funcionalidades do Google Drive, separamos as 8 principais para você conferir.
Funcionalidade 1
Em primeiro lugar, com o Google Drive, você tem a capacidade de criar documentos e acessar seus arquivos armazenados no Drive, usando qualquer smartphone, tablet ou computador.
Funcionalidade 2
Em seguida, os arquivos armazenados no Google Drive podem ser compartilhados com seus amigos e colegas de trabalho através da conta do Google. Você pode decidir com quem vai compartilhar cada arquivo e o nível de permissão de cada pessoa. Além disso, você pode escolher quem poderá visualizar, editar ou comentar nos seus arquivos.
Funcionalidade 3
Ao compartilhar um arquivo e permitir que alguém possa editá-lo, vocês podem trabalhar juntos nele em tempo real. Para empresas, essa funcionalidade é ideal, já que até 50 usuários podem colaborar em documentos e revisar esses arquivos simultaneamente.
Funcionalidade 4
Para arquivos compatíveis com o Google Docs, o serviço tem integração automática, oferecendo aos usuários essa edição colaborativa. Além disso, o Google Drive apresenta integração com o Google +, adicionando fotos e vídeos do Drive em um álbum da rede social do Google e permitindo que esse material seja compartilhado; e com o Gmail, para que seja enviado um link da versão atual do arquivo para os colaboradores.
Funcionalidade 5
O Google Drive usa a tecnologia de identificação de textos em imagens (OCR) para reconhecer o que está em documentos escaneados e fotografados.
Funcionalidade 6
Um destaque no serviço é a busca dos arquivos, que é feita em todo o conteúdo do arquivo, através de palavras-chave e filtros, como tipo de arquivo e usuário criador. Além disso, o Google Drive possui uma ferramenta de visualização dos arquivos, que exibe no navegador do usuário mais de 30 tipos de arquivos, como:
- Arquivos compactados (ZIP, .RAR, tar, gzip);
- Formatos de áudio (MP3, MPEG, WAV, .ogg);
- Arquivos de imagem (.JPEG, .PNG, .GIF, .BPM);
- Marcação/código (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .H, .HPP, .JS);
- Arquivos de texto (.TXT);
- Arquivos de vídeo (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEG, .WMV, .FLV, .ogg);
- Arquivos Adobe;
- Autodesk AutoCad (.DXF);
- illustrator (.AI);
- Photoshop (.PSD);
- Formato de documento portátil (.PDF);
- PostScript (.EPS, .PS);
- Elementos gráficos vetoriais escaláveis (.SVG);
- Formato de arquivo de imagem com tag (.TIFF);
- TrueType (.TTF);
- Excel (.XLS, .XLSX);
- PowerPoint (.PPT, .PPTX);
- Word (.DOC, .DOCX);
- XML Paper Specification (.XPS).
Funcionalidade 7
Todas as modificações feitas nos arquivos são registradas e guardadas automaticamente por 30 dias. Caso o usuário queira, é possível escolher uma versão para salvar para sempre. Assim, eles podem ter controle do que foi feito nos seus arquivos, conhecendo o que foi alterado, quando e por quem.
Funcionalidade 8
São disponibilizados os 5GB gratuitos, mas também há opções de contas pagas, com planos que variam de 25GB a pacotes gigantes de 16TB. Além disso, a contratação de um dos planos do Google Drive aumenta, ainda, o tamanho da conta do Gmail do usuário para 25GB, automaticamente.
Quais são as vantagens do Google Drive?
Em suma, podemos destacar, também, as vantagens de utilizar o Google Drive. Veja, a seguir:
- Plataforma fácil de usar e intuitiva;
- Planos gratuitos;
- E planos pagos com preços acessíveis;
- Capacidade de criar, editar e colaborar em documentos on-line;
- Pode ser acessado em qualquer sistema operacional. Como, por exemplo: Windows ou Mac, através do Chrome ou por apps para Android e iOS;
- Além disso, é excelente para organização empresarial e pessoal.
Como criar um Google Drive?
Como já falamos das funcionalidades e vantagens do Google Drive para sua empresa, vamos explicar como criar um Drive no Google.
Passo 1 – Crie uma conta no Google
O primeiro passo é criar um login e senha no Google para começar a usar as ferramentas e recursos do Drive.
Passo 2 – Acesse o Google Drive
Em seguida, você deverá acessar a plataforma do Google Drive através do navegador do computador ou do aplicativo no celular.
Passo 3 – Faça upload de arquivos e pastas ou crie novos
No lado esquerdo da tela, você verá o botão “Novo”. Ao clicar nele, você poderá escolher o tipo de arquivo que você quer criar (Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários etc.), ou você pode ter a opção de “upar” algum arquivo ou pasta do seu computador.
Repare que o seu limite de armazenamento no Google Drive é de 15 GB, os quais podem ser estendidos se você quiser comprar mais espaço.
Passo 4 – Compartilhe arquivos e pastas
Com arquivos e pastas devidamente organizados no seu Google Drive, é hora de usar um dos mais interessantes recursos dessa plataforma no contexto empresarial: o compartilhamento.
Clique com o botão direito do seu mouse em cima do arquivo ou pasta e depois em “Compartilhar”. Uma caixa vai aparecer na tela solicitando que você insira o endereço de e-mail das pessoas que receberão o link compartilhável do arquivo ou pasta em questão.
Depois disso, vocês poderão acessar o mesmo arquivo remotamente e fazer as edições necessárias, trabalhando de maneira colaborativa.
Como utilizar o Drive para empresas de forma correta?
Por fim, separamos algumas dicas para você usar melhor o Google Drive. Confira cada uma delas:
- Faça uso do chat no próprio documento;
- Utilize o “arrastar e soltar” para fazer uploads;
- Encontre arquivos e pastas compartilhados;
- Além disso, defina os níveis de acesso de arquivos e pastas.
Portanto, pode-se observar que o Google Drive é uma ótima plataforma de auxílio no controle empresarial. Além dessa ferramenta, a Organize na Prática apresenta sistemas que otimizam processos e tornam as rotinas empresariais mais eficientes e organizadas. A empresa, que é uma consultoria e escola especializada em produtividade e organização, está atenta às novidades do mercado e sabe tudo sobre o que representa o Google Drive para empresas. Clique aqui e saiba mais sobre as ferramentas e cursos disponibilizados pela Organize na Prática.
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