A gestão de tarefas é, atualmente, o diferencial de um bom profissional. Por isso, ao longo do tempo, foram criadas diversas ferramentas de gestão de tarefas para te auxiliar. Mas como saber quais as melhores ferramentas, como utilizá-las e como criar, você mesmo, sua própria gestão de tarefas? Pensando nisso, explicamos, a seguir, o que é gestão de tarefas, como fazer e quais as melhores ferramentas gestão de tarefas para você adotar. Boa leitura!
O que é gestão de tarefas?
A gestão de tarefas, ou organizador de tarefas, é um processo feito em etapas, que assegura que suas tarefas (sejam elas profissionais ou pessoais) serão realizadas dentro de um prazo estabelecido e da melhor maneira possível. Isso ocorre porque a gestão irá considerar os princípios das tarefas, que são o prazo, o esforço e o objetivo.
Ou seja, o tempo que aquela tarefa deve ser realizada, considerando o tempo que possui em seu dia e outras atividades que deve realizar. Bem como, a dificuldade daquela tarefa e o que será necessário para executá-la e o objetivo dela, para o que está sendo feito.
Sendo assim, a gestão de tarefas é como uma “receita” para realizar suas tarefas da melhor maneira possível e no menor prazo. Assim, garantindo a organização de seu dia e de suas tarefas, além de sua produtividade, que cresce, uma vez que você consegue executar tudo e em pouco tempo.
Qual a importância de uma boa gestão de tarefas?
A gestão de tarefas pode ser feita para aprimorar seu dia e garantir a funcionalidade dele. Ou seja, uma boa gestão garantirá que tudo seja realizado, ajudando com a organização de seu dia e com sua produtividade.
Além disso, a gestão de tarefas é essencial para trabalhos em equipe, isso porque ele garantirá que todos os processos sejam feitos, com um fácil controle das tarefas, garantia da produtividade da equipe e da organização da equipe.
Os principais benefícios do uso da gestão de tarefas e de ferramentas de gestão de tarefas são:
- Informações centralizadas;
- Comunicação aprimorada;
- Controle e gestão de atividades;
- Melhorias do trabalho em equipe;
- Priorização de tarefas;
- Organização das atividades.
Como ferramentas podem te auxiliar na gestão de tarefas?
Realizar a gestão de tarefas pode parecer algo fácil, contudo, o processo pode ser complexo, isso porque envolve diversas etapas e uma organização que necessita ser impecável, para que nada escape da sua lista de tarefas. Por isso, foram criadas ferramentas de gestão de tarefas, que auxiliam na criação do processo, que determinam prazos, acompanham as tarefas e organizam a rotina de cada indivíduo e de sua equipe.
As ferramentas podem ser utilizadas por qualquer um. Entretanto, a ferramenta de gestão de tarefas é fundamental para a gestão de equipes, pois são muitos processos e muitas pessoas realizando essas atividades.
Principais benefícios
Uma ferramenta de gestão de atividades garantirá as seguintes questões:
- Acesso a funcionalidades com praticidade: as ferramentas de gestão de tarefas possuem diversas funções que ajudam a criar tarefas, acompanhá-las, gerenciar o tempo de cada uma delas, armazenar informações, além de tornar a comunicação com a equipe mais fácil;
- Centralização das atividades: todas as atividades, ou seja, tarefas de um projeto estão alocadas em um único local, em que é possível acompanhar seu desenvolvimento, o tempo que cada tarefa demora a ser realizada, o que cada membro da equipe está fazendo, entre outras informações fundamentais para o desenvolvimento de um projeto;
- Melhora no trabalho em equipe: a centralização de informações e atividades auxilia a equipe a realizar suas tarefas a partir do momento que tem acesso a dados que podem ajudar com seu trabalho. Além disso, acompanhar o desenvolvimento do projeto serve, muitas vezes, como um motivador para essas pessoas;
- Priorização das tarefas: as ferramentas de gestão de tarefas apresentam todas as atividades que serão feitas naquele projeto. Isso facilita a equipe a identificar quais as tarefas possuem prioridade, seja pelo tempo, importância ou dificuldade;
- Rastreamento de tarefas: as ferramentas de gestão de tarefas apresentam um relatório sobre as atividades que estão sendo feitas, por quem e quanto tempo estão sendo feitas. Por exemplo, durante a criação de um software, a equipe está dividida em diversas tarefas e uma delas é a programação. O gestor da equipe irá saber quem está cuidando disso e a quanto tempo ele está realizando tal tarefa.
5 ferramentas de gestão de tarefas
1. Trello
O Trello é uma das ferramentas de gestão de tarefas mais conhecidas e utilizadas. A ferramenta utiliza o método Kanban para a organização de suas tarefas, isso porque o método é simples e permite que o usuário crie e arraste tarefas para sua área de trabalho. O mais atrativo na plataforma são os quadros Kanban flexíveis, as atribuições de tarefas, a fácil verificação de progresso e comunicação em tempo real com sua equipe.
2. Todoist
O Todoist é uma ferramenta de gestão de tarefas que te auxilia a fazer suas listas de tarefas. Dessa forma, oferecendo alguns recursos fundamentais para a organização de suas atividades e das atividades de sua equipe. Além disso, o Todoist é uma ferramenta que permite ao usuário acompanhar rapidamente o progresso das tarefas realizadas ao longo do tempo através de alguns recursos simples.
3. Asana
A Asana está entre as melhores ferramentas de gestão de tarefas. Isso porque o software oferece uma gama de recursos fáceis e simples para você usar, porém, muito eficientes. Em sua interface, o usuário pode criar e gerenciar suas tarefas individualmente ou atribuí-las a projetos e a outras pessoas, além de ser possível acompanhar essas tarefas de diversos pontos, em qualquer lugar e a qualquer momento.
A ferramenta também permite que os usuários filtrem suas tarefas, identifiquem quais estão sendo feitas e a quanto tempo, categorize-as a partir de sua importância, dificuldades, entre outras.
4. Wunderlist
O Wunderlist é a ferramenta de gestão de tarefas perfeita para aqueles que acabam esquecendo do que deve ser feito, dos prazos, entre outros detalhes. Isso porque a ferramenta informa seus usuários se há tarefas para realizar e qual seu prazo. Você pode receber essas notificações pelo celular ou por e-mail, de acordo com a sua preferência.
Além disso, o Wunderlist permite que você:
- organize suas tarefas;
- crie e gerencie os prazos;
- além de categorizá-las segundo sua urgência, dificuldade, prazo;
- entre outros pontos.
Além disso, é possível destacar suas tarefas, ajudando a lembrar quais estão sendo realizadas, quais serão feitas em seguida, quais estão encerradas, entre outras informações.
5. Bitrix24
Por fim, o Bitrix24 é uma ferramenta gestão de tarefas que integra diversas outras ferramentas. Assim, oferecendo uma plataforma colaborativa, o que facilita a gestão de projetos em equipe, garantindo que todos os envolvidos terão acesso a informações, poderão editar e colaborar com a gestão de tarefas e com a organização do projeto. Essa é uma das ferramentas de gestão de tarefas que mais possui recursos para que você se organize.
Assim como as outras ferramentas gestão de tarefas, é possível:
- acompanhar tarefas;
- controlar prazos;
- criar e finalizar tarefas;
- além de compartilhar e se comunicar com sua equipe.
Além disso, um de seus atrativos é que o Bitrix24 oferece um recurso que possibilita a criação de CRM para as equipes e seus projetos.
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