Em um ambiente de trabalho desorganizado, é muito comum que os membros de uma equipe não saibam por onde começar um projeto ou como manter a sua execução. Nesses casos, padronizar um fluxo de trabalho pode ser uma ótima solução.
Nesse post, você vai entender o que é fluxo de trabalho, e como você pode construir o seu próprio fluxo e organizar sua empresa. Confira!
O que é fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho, também conhecido como workflow, é uma estratégia que estabelece a ordem em que a rotina de trabalho é realizada. Assim, podendo dividir-se em etapas ou tarefas, por exemplo.
Dessa forma, quando algum projeto é executado, todos os membros da equipe têm uma visão clara do que deve ser feito e quais são as prioridades de cada proposta, facilitando a organização e aumentando a produtividade no dia a dia.
Além disso, um bom esquema de fluxo de trabalho deve ser personalizável para cada cliente ou projeto, mas ainda assim manter um padrão sequencial estável.
Qual a importância do fluxo de trabalho?
Desenvolver um fluxo de trabalho padronizado para o dia a dia é um excelente exemplo de como organizar uma empresa.
Com essa estratégia, a padronização e a repetição do mesmo fluxo faz com que erros sejam menos comuns, além de otimizar o tempo da sua equipe.
Além disso, um bom fluxo de trabalho deve envolver todos os diferentes setores da sua empresa. Dessa forma, todos os funcionários sabem qual caminho seguir e que estratégia tomar para a conclusão de metas e projetos, além de realizar a integração entre setores.
No caso de um processo de vendas, por exemplo, o caminho a ser delineado é muito importante: as etapas a serem contempladas vão desde o primeiro contato do cliente com a empresa até o atendimento de pós-venda.
Assim, as chances de fechar negócio crescem, visto que nesse processo a sua empresa transmite organização e credibilidade para o seu cliente.
Como funciona o fluxo de trabalho?
Existem algumas formas diferentes para desenvolver o seu fluxo de trabalho. Você pode desenvolver esse método manualmente, ou automatizar o processo com ferramentas especializadas em workflow.
Uma boa forma de fazer isso é com o uso de um diagrama. Através desse mecanismo, os seus funcionários podem compreender de forma visual quais caminhos devem ser tomados e qual o passo a passo para cada projeto.
Além disso, existem três conceitos básicos a serem aplicados em um fluxo de trabalho: as entradas, a transformação e a saída.
As entradas se tratam de todos os recursos e pessoas necessárias para concluir o projeto; a transformação refere-se a tudo o que deve ser feito para alcançar os objetivos, como regras e tarefas; e a saída se trata do resultado final, como um produto ou serviço.
Quais os benefícios da organização no fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho organizado e bem desenvolvido traz diversos benefícios para o dia a dia e para os resultados da sua empresa. Isto é, investir em organização nesse processo pode fazer toda a diferença para o sucesso dessa estratégia.
Dessa forma, confira quatro grandes benefícios que um fluxo de trabalho organizado pode trazer para a sua empresa:
Otimização de prazos
Com uma rotina de trabalho organizada e uma visão clara do que deve ser feito, é possível otimizar muito tempo que seria perdido resolvendo entraves de organização, por exemplo. Além disso, com um fluxo de trabalho estabelecido, a sua equipe estará acostumada com o processo, podendo desenvolver atividades e cumprir metas de forma mais rápida.
Padronização de processos
A grande vantagem que o fluxo de trabalho traz para a sua empresa é a padronização de processos, rotinas e condutas no ambiente de trabalho. Dessa forma, todos sabem o que fazer e quando fazer, além de poder otimizar a consistência e a padronização dos resultados de cada projeto.
Melhora na produtividade
Com a padronização de processos, muito tempo perdido com a tomada de decisões ou com desorganização é otimizado, tendo assim uma melhora significativa da produtividade da sua equipe.
Além disso, as chances de erros ou falhas durante o trabalho se tornam menos comuns, já que todos sabem qual caminho tomar em cada projeto.
Aumento na rentabilidade
Por fim, com todos os benefícios já citados, é possível concluir que as horas trabalhadas se tornam mais rentáveis e é possível ter uma melhora no lucro da sua empresa. Com essa otimização de tempo e produtividade, é possível entregar mais resultados em menos tempo, melhorando a rentabilidade do seu negócio.
4 ferramentas de organização para o fluxo de trabalho
Outra excelente sugestão na hora de implementar um fluxo de trabalho na sua empresa é o uso de ferramentas especializadas na montagem desses fluxos. Automatizar essa etapa pode ser muito útil para a produtividade da sua empresa e para a eficiência dessa estratégia. Confira quatro ferramentas de workflow que podem te ajudar:
1. Pipefy
O Pipefy é uma ferramenta de gestão de processos de trabalho e automatização de fluxos de trabalho. Além disso, uma grande vantagem dessa plataforma é que os fluxos de trabalho criados são colaborativos, colaborando para a integração de diferentes setores e para uma melhor visualização dos fluxos de trabalho.
2. Tallyfy
Em segundo lugar, o Tallyfy é uma plataforma de automatização de fluxos de trabalho, que tem como meta eliminar o trabalho pesado e o caos do dia a dia. Com essa ferramenta, você pode criar workflows e padronizá-los de forma simples, podendo monitorar seus resultados e personalizar seus fluxos.
3. Kissflow
A Kissflow também realiza a automação de fluxos de trabalho, trazendo consistência e padronização de forma eficiente. Além disso, a empresa coloca como lema o poder da simplicidade, prometendo uma plataforma simples e conveniente para o uso.
4. Protaref
A Protarefa é uma empresa brasileira que possibilita a otimização e automatização dos fluxos de trabalho. Além disso, essa plataforma promete contribuir com a resolução de problemas de gestão através de relatórios de acompanhamento.
Enfim, agora que você já sabe mais sobre o fluxo de trabalho, está na hora de começar a colocar tudo em prática e garantir a organização do seu trabalho e da empresa.
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