Você já teve a sensação de que um dia de 24h está longe de ser suficiente para você realizar todas as suas tarefas? Isso pode estar acontecendo porque você não sabe como fazer a gestão de tempo da forma correta. Com isso, perde tempo de trabalho e de vida.
A diferença entre você e aquele seu colega que “magicamente” consegue realizar todas as atividades do dia, e ainda sobra tempo, pode ser justamente a gestão de tempo que ele faz, e você não. Mas, calma, fique tranquilo, nada está perdido e não é vergonha nenhuma não saber como fazer o gerenciamento das horas do seu dia. Ou então, não saber nem o que é gestão de tempo.
Dessa forma preparamos este artigo para esclarecer o tema e fazer você aliar quantidade e qualidade de tarefas executadas. Explicamos tudo de forma bem detalhada, uma coisa de cada vez, devagar. Você vai conseguir acompanhar direitinho. Afinal, o foco da gestão de tempo é fazer a maior quantidade possível de trabalhos, sem perder a qualidade, ganhando produtividade.
Então, esperamos que você aproveite muito nosso material que fizemos especialmente para você! Se curtir mesmo, compartilhe com amigos, conhecidos e, porque não, com o seu gestor?
Mas, vamos lá. Chega de enrolação. Tenha uma ótima leitura!
O que é gestão de tempo?
Em resumo, a gestão de tempo é uma metodologia que confere organização, planejamento e produtividade à rotina. É, então, a administração de eventos em um determinado período. Dessa maneira, o conceito é essencial na gestão de performance em uma empresa. Saber o que é gestão de tempo é sinônimo de saber organizar todas as tarefas do dia a dia.
Nesse viés, a gestão de tempo pode ser entendida como um processo de organização e planejamento da divisão do seu tempo. Tudo feito de acordo com as tarefas específicas de um dia, semana, mês… você decide o que é melhor para você!
O ponto alto desse gerenciamento é que ela possibilita trabalhar de maneira inteligente, ou seja, você trabalha mais em menos tempo.
Gestão de tempo: regras básicas
- Em primeiro lugar, a gestão de tempo é sobre a quantidade de tempo gasta no lugar certo para fazer tarefas certas;
- Gestão de tempo é conhecer prioridades, obrigações e agenda;
- Além disso, gestão de tempo profissional impacta em benefícios no lado pessoal.
Assim, o planejamento torna mais eficientes os esforços e divide o tempo de forma inteligente. Gestão de tempo significa fazer mais em menos tempo. Isto é: a produtividade aumenta, o que proporciona melhores resultados e evita que erros comuns aconteçam e atrapalhem suas tarefas.
Qual a importância da gestão de tempo?
A gestão de tempo mostra-se importante, pois é uma estratégia que serve para o indivíduo alcançar todos os objetivos traçados. Ganha-se tempo por meio da organização. Nesse aspecto, a importância da gestão de tempo também está ligada à saúde. Com ela, não há estresse, ansiedade, mal estar e a rotatividade do negócio.
Nota-se, pois, quando falta organização nos horários, bem como má distribuição de tarefas ou procrastinação, a saúde sente logo os impactos. O seu desempenho no trabalho também. Ao praticar a gestão de tempo, e visualizar compromissos, você atinge metas de modo otimizado.
Nessa conjuntura, esses efeitos negativos que acabamos de comentar mostram o porquê de se colocar em prática esses hábitos de gestão de tempo.
Gestão de tempo na vida pessoal
Quem não organiza o tempo sofre efeitos não só no âmbito profissional, pessoal também. Se você cuida dos seus horários, consegue assistir às suas séries, filmes e programas favoritos e estar com os compromissos em dia. Consegue, ainda, fazer as leituras da estante, sair com amigos, passar um tempo com a família, passear com o animal de estimação, ouvir música, fazer aquela faxina na casa, lavar louça… enfim!
A gestão de tempo te permite fazer tudo o que você precisa, sem esforço. Então, para saber mais sobre a organização do tempo, fique aqui com a gente e avance a leitura, está demais!
Quais as vantagens de gerir o seu tempo?
A grande vantagem da gestão de tempo é a qualidade no tempo investido no trabalho: o colaborador cumpre metas no prazo com disposição, produtividade e sentimento de valorização.
É claro que mudar radicalmente nossos hábitos não é fácil assim como falar. Mas, como tudo na vida, é preciso ter persistência e acreditar que você é capaz de ir muito mais longe do que pensa. Assim, tenha paciência ao começar a adotar técnicas de gestão de tempo. O processo pode ser difícil, como acabamos de falar, mas quando você tem em mente o seu objetivo, é mais fácil concluir o desafio! Estamos juntos nessa, você não está sozinho.
Então, vamos lá, sem desanimar! Confira, a seguir, outros benefícios não só de saber o que é gestão de tempo, mas praticá-la.
- Maior produtividade diária;
- Controle do processo produtivo;
- Menos chance de imprevistos;
- Menos pressão no funcionário;
- Queda no estresse, ansiedade, dores de cabeça;
- Menos chance de trabalho “à toa” (dobrado);
- Disciplina de pontualidade;
- Menor incidência de falhas no projeto;
- Um número maior de tarefas executadas;
- Mais eficiência na execução de tarefas;
- Resultados efetivos;
- Mais tempo livre de sobra (otimização das 24h diárias);
- Menos tempo perdido;
- Foco no que realmente importa.
- Mais oportunidades aparecem;
- Maior reputação profissional (confiança/prova social);
- E menos esforço gasto;
- Bem como, menos chances de esquecer de compromissos;
Aproveitando que estamos falando de gestão de tempo, veja, agora, quem está do outro lado dessa moeda, quem vai contra à organização das horas: os ladrões de tempo.
Gestão de tempo: inimigos
- Passar muitas horas no celular, navegando nas redes sociais;
- Excesso de subordinação dos funcionários ao superior (sem autonomia);
- Fazer muitas tarefas ao mesmo tempo (foco dispersado);
- Procrastinação, isto é, adiar tarefas;
- Além disso, pensar demais no futuro, não focando no presente momento.
Como aplicar conceitos de gestão do tempo no seu dia a dia?
Existem técnicas para melhorar a sua gestão de tempo e trazer mais produtividade ao seu dia.
Acorde cedo
Quando você se programa para acordar cedo, diariamente, a sensação é que há mais tempo para pensar, com calma, nas horas seguintes. Sendo assim, levantar cedo traz calma, criatividade e com a mente aberta aos desafios do dia. Conforme o dia passa, seu nível de energia cai, afetando a produtividade e a performance no trabalho.
Planejamento com organização
Primeiramente, antes de começar a implementar a gestão de tempo para produtividade, tenha organização. Elabore um bom planejamento do seu dia a dia a fim de administrar o que deve ser executado, bem como o tempo entre a realização das tarefas. Defina metas e objetivos. Aqui, pode ser bacana usar o método SMART, para ver tudo de forma mais clara.
Além disso, a antecedência é o mantra da gestão de tempo. Para isso, estruture cada tarefa por ordem de prioridade (importância).
Uma coisa de cada vez
Não, fazer muitas tarefas ao mesmo tempo não é admirável e não deve, portanto, fazer parte da sua política ou da empresa em que você trabalha. O ser humano consegue se concentrar melhor nas suas atividades, veja só, quando faz uma de cada vez. Cuidado, você, que pensa que ser multitarefa conquista todos à sua volta. Pelo contrário, ser multitarefas, na verdade, pode colocar tudo a perder e sabotar a sua produtividade.
Checklist
Monte uma lista (diária, semanal ou mensal) de compromissos. Dessa forma, você promove organização no planejamento, o que permite que a gestão de tempo ocorra de modo correto. O checklist, portanto, entra na história pois facilita a visualização dos processos; conforme você faz uma tarefa, basta riscá-la da lista de checagem. Fazendo isso, há uma sensação de dever cumprido literalmente.
Ah, e uma dica é manter um padrão na sua rotina (pensando na organização, claro).
- Tenha regras neste checklist:
- Concluir tarefas pendentes, uma a uma;
- Não iniciar uma nova tarefa com outra em andamento;
- Assinalar atividades já concluídas;
- Finalizar tarefas dentro do prazo.
Prioridade
Em suma, a gestão de tempo implica em executar uma tarefa em ordem de relevância. Assim, priorize o que você vai fazer, escolhendo, primeiro, as de prazo menor (devem estar no topo). Além disso, procure começar o dia com as tarefas mais difíceis, que exigem mais foco e energia. No fim do dia, vai haver menos estresse em você.
Nesse cenário, lembremos da máxima: a regra 80/20 (Princípio de Pareto). De acordo com essa regra, praticamente 80% dos seus resultados vêm de 20% dos seus esforços. Logo, o segredo da alta eficiência é dar prioridade a tarefas essenciais nos lucros.
Não deixe para amanhã…
Sim, é aquele velho ditado: “não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje”. Portanto, não fique aí reclamando, procrastinando, isso é terrível para a produtividade. Use o tempo de reclamação para fazer o que deve ser feito da melhor forma.
Pausas
Opa, opa! Esta dica é muito importante, viu? A vida não é só trabalhar, ou seja, produtividade não é estar 100% do tempo ocupado. Deu bloqueio criativo? O computador travou? Não sabe como responder a um e-mail? Sente-se encurralado? Pare, imediatamente! Levante da cadeira, caminhe um pouco, olhe para a janela, beba um café, uma água… só dê um intervalo de pelo menos cinco minutos. Vai ser revigorante!
Ferramentas
Use recursos da tecnologia a seu favor para te ajudar na organização de demandas. O Trello e o Wunderlist, dentre outras, são bons exemplos de agentes que podem facilitar a sua vida. Elas te mostram um panorama do que você está fazendo e as atividades futuras. A grande vantagem é que as atividades ficam armazenadas, salvas, na plataforma e não se perdem. Assim, há um maior controle da situação.
Ah, e independente da ferramenta escolhida, siga o mantra: só inicie uma tarefa quando terminar outra. Uma coisa de cada vez. Não se engane: um indivíduo multitarefas não ajuda em nada a gestão de tempo. Pelo contrário, pode prejudicar sua produtividade.
Além das ferramentas digitais, o post it, listas ou planners, por exemplo, são outras maneiras de fazer gestão de tempo, favorecendo o alcance de metas.
Softwares
Além do Trello e Wunderlist, há o Toggl, RescueTime e Todoist como exemplos de programas online que podem colocar a sua vida em ordem. Antes de escolher o que vai usar, pesquise bem, experimente e faça testes. Veja o que mais se encaixa nas suas necessidades.
A maioria desses permitem que você veja as tarefas em um painel. Além disso, facilita a organização de atividades curtas diárias. Nesses programas, também encontramos, muitas vezes, calendários. Dá para agendar reuniões, eventos, lembretes e ver brechas de horários, por exemplo.
Prazos
Depois da etapa de organizar todas as suas atividades, delimite um deadline (prazo) realista para cumprir cada uma. Isso porque o nosso cérebro tem melhor desempenho quando está sob pressão. Ficamos com mais vontade, motivados, para cumprir o desafio.
Com um prazo estipulado, você tem mais controle quanto ao tempo gasto em uma ação. Assim, evita procrastinação e garante produtividade. Tente se superar a cada atividade.
Diga não
Você deve aprender a negar favores quando percebe que pode atrapalhar a sua produtividade. Pense nas tarefas que você tem que realizar. Quando estiver sobrecarregado, principalmente, não há nada de errado em dizer “não” a um colega de trabalho ou mesmo ao seu chefe. Explique seus motivos e justifique, alegando que isso pode prejudicar as atividades que você está realizando e atrapalhar toda a cadeia produtiva.
Mesmo sendo alguém pelo qual você tem certo apreço, não se deixe levar. Reflita se você realmente pode absorver mais funções além das suas. Pelo bem da sua produtividade e saúde mental. Siga nosso conselho.
Espante o estresse
Aproveitando o gancho da dica acima, o estresse surge quando a gente aceita mais do que realmente somos capazes de dar conta. Aí mora o perigo. No final, ficamos cansados, com a mente “entrando em curto”, parecendo que vai explodir. Já sentiu isso? Provavelmente todos nós já.
Aliás, será que nesse exato momento em que lê este texto, você sente isso? Bem, se esse é o seu caso, não hesite em pedir ajuda ou comunicar ao seu superior que vai precisar desacelerar em prol da própria produtividade, e da do escritório, claro.
Métodos de gestão de tempo
Há, ainda, outras metodologias para fazer a sua gestão de tempo. São exemplos delas: Método Kanban e Técnica Pomodoro (tomate, em italiano). Falaremos melhor sobre mais à frente. Continue lendo com a gente!
Curso gestão de tempo
Por fim, além do que você acabou de conferir, outra alternativa para te ajudar são cursos na área. Em suma, eles oferecem conhecimentos para capacitar pessoas a serem mais ágeis na execução de tarefas, organizar agenda e eliminar o desperdício de tempo. Sabendo das vantagens de gerenciar o tempo, te recomendamos, então, procurar um curso gestão de tempo para, junto ao nosso artigo, você absorver o conteúdo da melhor maneira.
Como melhorar sua gestão de tempo?
Agora, depois da nossa explicação feita até aqui de como aplicar a gestão de tempo no seu dia a dia, separamos dicas específicas para, com eficiência, você melhorar ainda mais a sua gestão de tempo.
Confira, afinal, nunca é tarde para ganhar tempo e produtividade!
Gestão de tempo com a Técnica Pomodoro
Criada em 1980 por Francesco Cirillo, esta técnica de gestão de tempo é fundamental para você entender o tempo que leva para fazer cada uma das tarefas, conforme seu tipo. Além disso, a Pomodoro te ajuda a visualizar as distrações que podem aparecer e impedir o avanço da produtividade.
A técnica Pomodoro se sustenta em uma noção de divisão do fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, foco total naquilo. Nesse sentido, como você já pode suspeitar, é necessário um cronômetro para controlar o seu tempo empregado. E, claro, precisa, também, de uma lista de tarefas para colocar tudo o que você deve fazer.
Como é?
Em resumo, divida o seu tempo total em blocos de 25 minutos. Nesse pedaço de tempo, trabalhe de modo seguido, sem nenhuma interrupção. Ou seja, nem para dar aquela olhadinha nas notificações do celular, heim.
Terminados esses 25 minutos, faça uma pausa de 5 minutos. Descanse um pouco; esse intervalo serve para oxigenar o cérebro. Aproveite para ir ao banheiro, tomar uma água, café… se possível, fique à toa. Mas só por 5 minutos, nem um segundo a mais! A cada 4 ciclos de 30 minutos, isto é, 25 minutos de atividade e 5 minutos paralisado, hora de pausa maior: 15 a 30 minutos. Observe sempre como o seu corpo reage à mudança.
Lembrando que as pausas são super importantes para amenizar o estresse, além de aumentar a agilidade cerebral e fazê-lo trabalhar melhor. Se você costuma perder a concentração com facilidade, a técnica Pomodoro pode ser uma ótima solução! Então, vamos deixar dicas de aplicativos para te ajudar a colocar a técnica em ação, lá vai:
- Tomato Timer;
- Pomello;
- Focus Keeper;
- Focus to-do: Pomodoro Timer & To do List;
- Be Focused.
Aplicativo Evernote para produtividade alta
O Evernote é uma plataforma super completa! Com ele, você consegue criar um sistema CRM, organizar a sua agenda, bem como documentos e arquivos, além de gerenciar todas as suas atividades. Embora seja conhecido somente como um mero aplicativo de bloco de notas, ele tem diversos recursos para você usar da forma que quiser.
Desse modo, você pode, dentre outras funcionalidades, fazer um amplo controle financeiro em pouco tempo. Além disso, há, ainda, a possibilidade de criar categorias com etiquetas, separando cada área da sua vida pessoal e profissional no caderno virtual.
No mais, optando pelo aplicativo Evernote para organizar as suas finanças, você economiza espaço na plataforma. É só criar um caderno específico para seu controle financeiro e enviar, para lá, comprovantes e boletos, por exemplo. É possível, também, incluir lembretes de pagamentos, mensalidades. Assim, você encontra cada coisa em seu lugar.
Mapas mentais: bons para o cérebro e para produtividade
Em suma, os mapas mentais são ferramentas estruturadas em prol da organização e memorização de conteúdo, seja ele de qual área for. Assim, ajudam nos estudos, trabalho, organização pessoal, dentre outras atividades. São ferramentas visuais que ajudam a produtividade.
Eles permitem organizar pensamentos acerca de novos projetos. E olhe que demais, por meio de um programa específico, você compartilha o mapa mental com quem quiser! Entenda melhor clicando aqui.
GTD (“Fazer acontecer”)
Sigla de Getting Thing Done, ou, em português, “Fazer Acontecer”, esse método foi criado por David Allen e cunhado em seu livro homônimo, em 2001. A técnica, explicando, abrange cinco estágios para debater as atividades e torná-las uma lista de tarefas. Acompanhe as etapas:
- Recolher: anotar tudo o que vier na cabeça (brainstorm);
- Esclarecer: verificar se a tarefa é executável;
- Organizar: inserir a atividade em um calendário ou lista;
- Refletir: revise as tarefas, checando os próximos passos;
- Fazer: mãos à obra! Execute.
O GTD te permite começar de onde quiser, mesmo havendo uma pilha de tarefas pendentes.
Método Kanban
É uma técnica de gestão de tempo, que permite uma visualização nítida do trabalho a ser realizado e ajuda você a monitorar o progresso. O Kanban surgiu em 1940, no Japão. O responsável foi Taiichi Ohno, inventor da técnica para aplicá-la na Toyota Automotive. O objetivo era aumentar a produtividade da fábrica de automóveis.
Ok, mas e, agora, o que é gestão de tempo falando do Kanban? Como ela é feita usando esse método?
É fácil. Basta usar um software específico, um quadro branco, notas ou mesmo um caderno. Determine o número de etapas do seu projeto, crie colunas e mova as tarefas conforme o avanço da atividade.
Ideias de colunas no Kanban
- Demandas: por brainstorming, defina as atividades a serem completadas; em seguida, decida quais mover à coluna “Para fazer” e quais deixar esperando;
- Para fazer: atividades nas quais você vai de fato trabalhar;
- Em andamento: tarefas onde você está atuando;
- Concluído: atividades finalizadas.
Gestão de tempo: aplique já!
Ufa! Chegamos juntos ao fim de mais um artigo com muita produtividade. No texto, além de falar o que é gestão de tempo, aprendemos técnicas para uma gestão de tempo eficiente (a curto e longo prazo) e ainda indicamos curso de gestão de tempo.
Assim, a administração assertiva das 24h do seu dia, portanto, é fundamental para conseguir fazer tudo e ainda sobrar um tempo de descanso e lazer.
Por fim, para mais informações sobre como ter mais organização, produtividade e, claro, gestão de tempo, entre em contato com a Organize na Prática!
MATERIAIS DE REFERÊNCIA
- Comece por aqui! E aprenda todos os segredos de como se organizar com o Evernote!
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