Deixa eu te perguntar: você sabe o que é BPM? Sem dúvidas, gerenciar o seu negócio, mesmo que ele não seja grande, é uma tarefa complexa. E se você está aqui lendo isso agora, você sabe muito bem disso. No entanto, é preciso ter em mente que você só consegue melhorar aquilo que consegue gerenciar. E só consegue gerenciar aquilo que você consegue medir, pois, realmente conhece como o processo é executado, certo?
Afinal, uma empresa que não conhece bem os seus processos, fica em desvantagem, e pode ter grandes prejuízos. Pensando nisso, criamos esse conteúdo com o intuito de te mostrar o que é BPM, e como você pode implementar em sua empresa. Então, boa leitura!
O que é BPM?
Primeiramente, quando uma empresa não conhece os processos diários do seu negócio, é praticamente impossível fazer melhorias, ou mudanças. Por isso, é tão importante conhecer o que é BPM.
Essa sigla é a abreviação de Business Process Management ou Gerenciamento de Processos de Negócio, quando traduzido para o português. Trata-se de uma abordagem que pode ser usada para melhorar os resultados de desempenho do seu negócio com mais agilidade.
O objetivo é sistematizar e facilitar processos organizacionais individuais, dentro e fora das empresas. Ou seja, a proposta do BPM é trazer a tona as informações necessárias de como os processos são executados, para que assim, melhorias possam ser feitas. Além disso, a partir do BPM, também é possível facilitar a tomada de decisão.
É a ferramenta ideal para quem busca conhecer a fundo o fluxo e a rotina da empresa.
Benefícios oferecidos pela BPM
Implementar o Gerenciamento de Processos de Negócio pode trazer grandes benefícios para a sua empresa. Portanto, confira os principais:
- Transparência em todas as etapas dos processos.
- Maior controle administrativo, facilitando a tomada de decisões.
- Aumento na produtividade e na eficiência das atividades desempenhadas.
- Redução de custos, pois será possível prever falhas que desperdiçam recursos.
- Automação e padronização de processos.
- Indicadores de performance.
- Aumento na satisfação dos clientes, pois com processos mais organizados, os atendimento e o produto/serviço adquirem maior qualidade, entre outros.
Além disso, ao implementar BPM, você irá garantir mais assertividade e eficiência para o seu negócio. Dessa forma, tendo mais facilidade para alcançar objetivos a partir da gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas.
Como implementar o BPM em minha empresa?
Atualmente, existem diversos softwares e ferramentas que utilizam essa metodologia para criar um sistema de gestão de processos eficiente. Esses vão desde simples representações de processos, até a automatização dos mesmos.
Para escolher um bom software, você precisa considerar alguns aspectos importantes. Tais como:
- a necessidade da empresa;
- objetivos e expectativas em relação à implementação;
- facilidade de utilização pelos funcionários e interface intuitiva;
- possibilidade de integração com outros sistemas;
- eficiência, agilidade e rapidez;
- bem como a quantidade de funções oferecidas;
- além do custo-benefício que também pode ser um aspecto importante, a depender dos recursos que a empresa possui para investir em um bom software.
Mas, antes de escolher a ferramenta, alguns passos são primordiais para a implementação do BPM em seu negócio. Confira quais são:
1. Mapeamento dos processos
O primeiro passo é descobrir quais são os detalhes fundamentais para o funcionamento do negócio. Ou seja, quais são as atividades, quais cargos são necessários, quais são os objetivos, quem é responsável por qual função, e por aí vai. E todo esse processo independe do tamanho da sua empresa.
A partir dessas respostas, é preciso organizar de forma clara para todos. Além disso, essa tarefa irá permitir um conhecimento completo dos processos, bem como onde a gestão está falhando.
Com os processos mapeados, também é possível prever os recursos necessários, estimar gastos e entender quais profissionais são necessários para fazer a roda girar.
2. Padronização dos processos
Em segundo lugar, é hora de buscar por um padrão e uma organização dos processos que deve guiar todos os envolvidos
Cada empresa possui suas próprias particularidades. Portanto, a metodologia não deve ser fechada. A padronização, na verdade, refere-se aos requisitos que precisam ser preenchidos para avançar as etapas do processo. A ideia é garantir que esse padrão possa ser seguido por qualquer pessoa.
3. Melhoria dos processos
Em terceiro lugar, devemos fazer reparos e melhorias para conseguir atingir os resultados. Para isso é preciso analisar o processo em andamento, e entender como ele pode se tornar mais produtivo. Além de criar um fluxo de trabalho que otimize o tempo e entregue um produto de valor ao cliente.
Também é fundamental documentar as melhores práticas para cada tarefa, e buscar sempre facilitar o entendimento dos colaboradores.
4. Otimização dos processos
Após mapear, padronizar e aplicar melhorias, é necessário otimizar os processos dentro das possibilidades de organização que o BPM oferece. Assim, reduzindo custos, riscos e oferecendo um maior conhecimento sobre as etapas de processos da sua empresa.
Por fim, um dos grandes diferenciais de BPM em relação a outras metodologias de gestão, é que ela foi criada para integrar as pessoas às suas funções. Sendo assim, o trabalho em equipe é fundamental na prática de implementação de processos.
Afinal, o sucesso de um software irá depender da forma como as informações são inseridas nele, mais o papel que as pessoas têm dentro dessa metodologia. Ou seja, somente a tecnologia não é suficiente, se não houver planejamento e identificação dos objetivos de negócio.
Organize os processos, na prática
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