Existem diversos processos que fazem parte da organização de uma empresa e do funcionamento dela. Por isso, é necessário harmonia e lógica para que uma empresa possa realizar tais atividades da maneira correta. Nesse sentido, um dos métodos que pode ajudar nesse processo é o organograma. Em resumo, este é responsável pelo alinhamento da toda a equipe. Além disso, é fundamental na gestão de um negócio, pois consegue delimitar os cargos e hierarquias. Desse modo, entenda melhor como funciona essa ferramenta de organização.
O que é um organograma?
O organograma empresarial é uma ferramenta para estruturação dos colaboradores da equipe de uma empresa. Com isso, possui a finalidade de realizar a organização dos espaços que cada profissional estará inserido. Além disso, esclarece a qual nível os demais devem se comunicar e prestar contas.
Por isso, o organograma deve fazer parte do planejamento estratégico de uma organização. Dessa forma, ele é responsável para que as relações de responsabilidade fiquem evidentes.
Em síntese, o organograma é produzido com caixas que possuem, cada uma, os cargos existentes na empresa. Por exemplo:
- CEO;
- diretor;
- vice-presidente;
- gerente;
- estagiário;
- auxiliar;
- entre outros.
Essas linhas também são responsáveis por ligar cada caixa às hierarquias correspondentes, ou seja, realizam a organização da estrutura profissional da empresa.
O organograma é essencial no dia a dia da corporação porque oferece uma visão ampla sobre a organização. Além disso, é interessante não apenas para os gestores, mas também para todos os profissionais dos demais níveis.
Para que serve um organograma?
O organograma de uma empresa tem a finalidade de representar a estrutura de organização dos diferentes níveis da companhia. E, assim, esquematizar como funciona o sistema hierárquico da corporação. Em contrapartida, nas pequenas e médias empresas, essa ferramenta todos conhecem. Ou seja, não existe a necessidade de elaboração de um organograma.
No entanto, em empresas maiores, esse mecanismo é fundamental para que todos entendam como a companhia funciona de forma administrativa.
Em síntese, o organograma é composto por formatos gráficos, geralmente quadrados ou retângulos e, assim, cada figura representa um cargo na corporação. Desse modo, não deve apresentar nomes, pois são cargos que interessam dentro da estrutura administrativa. Por isso, quando existe uma equipe, coloca-se o nome do grupo e não dos colaboradores que compõem esse time.
As linhas do organograma são responsáveis pela separação e demonstração dos níveis de hierarquia da empresa, facilitando compreender quem é subordinado a quem na empresa.
O organograma funcional também ajuda na simplificação do funcionamento, além de ajudar com que todos saibam a quem devem se reportar ou prestar conta de suas obrigações. Por isso, essa distribuição deve ser montada desde a diretoria ou gerência até os cargos mais baixos, definindo os graus de hierarquia nos processos administrativos e operacionais.
Como funciona um organograma?
O conceito do organograma é bem simples, isto é, nada mais é que um esqueleto da organização da empresa, também conhecido como “estrutura organizacional”. No entanto, apesar de ser fácil compreender a função do organograma, alguns funcionários se confundem quando olham para o mecanismo. Por isso, entenda melhor como funciona essa organização.
Em primeiro lugar, estão as linhas de comunicação, são demonstradas por linhas contínuas que conectam as áreas ou cargos da empresa. Elas indicam a existência das hierarquias diretas entre os cargos ou setores. A hierarquia é representada por linhas que vão do topo para a base e mostram o caminho do cargo mais alto ao menor. Portanto, o sentido deve ser sempre de dentro para fora, da esquerda para direita.
Logo depois, está a divisão horizontal do trabalho, isto é, a estrutura de organização que mostra as cargas e áreas em uma mesma linha. Assim, mostra que os colaboradores estão ocupando o mesmo nível hierárquico.
Por fim, estão as unidades de trabalho, responsáveis por mostrar as áreas e cargos ocupados pelos profissionais. Nesse sentido, é necessário escrever quem está sendo representado, ou seja, o nome do funcionário, setor ou o nome da equipe.
Os itens do organograma costumam ser comuns em todos os modelos. No entanto, há diferentes maneiras de organizar essas técnicas, por exemplo, vertical, circular, funcional, matricial, linear de responsabilidade ou em barras.
Quais são os benefícios de um organograma?
Agora que vimos como funciona o organograma, é a hora de conhecer todos os seus benefícios. Confira:
Maior produtividade
Há diversas empresas que precisam lidar com resultados ruins e baixa produtividade, inclusive, muitos colaboradores admitem que não são produtivos nos ambientes de trabalho. Nesse contexto, esse problema pode ser causado por diversos fatores, desde pessoais até profissionais.
No entanto, um dos motivos para isso acontecer é justamente a falta do organograma. Nesse sentido, quando existe um sistema de organização das estruturas hierárquicas, existe maior facilidade em aumentar a produtividade, pois, todos sabem o que precisa ser feito.
Melhor comunicação interna
Outro problema encontrado nas empresas é a falta de comunicação entre os setores. Em contrapartida, saber com quem devem falar para resolver os problemas, questões e expectativas, facilita a solução das tarefas e, consequentemente, melhora a comunicação entre os gestores e funcionários.
Por outro lado, é essencial que o líder saiba ouvir o colaborador e vice-versa. Por isso, é muito importante que todos os profissionais entendam como funcionam os níveis do organograma.
Ajuda na integração de novos colaboradores
Quando a empresa contrata profissionais, é fundamental que a mesma dê atenção redobrada à integração desses colaboradores na companhia. Afinal, esses funcionários precisam se sentir respeitados e acolhidos nessa nova posição. Logo, o organograma é útil para compreender como funciona a estrutura da empresa. Bem como, a função dos profissionais e a quem eles devem recorrer em situações urgentes.
Ainda mais, nas empresas pequenas, esse funcionamento pode ser verbal, e a apresentação dos líderes pode ser presencial. No entanto, em uma empresa maior, é essencial a distribuição de um material para facilitar a compreensão dos colaboradores.
Aumenta a compreensão dos níveis hierárquicos
Entender quais são os níveis da empresa, identificando quem está nos cargos mais altos e baixos, é fundamental para a organização. Isso fará com que, mesmo em um ambiente flexível, haja controle das tarefas e melhora da comunicação.
Transparência
Um dos segredos para o sucesso de uma empresa, está em saber como organizar processos e, consequentemente, possuir uma cultura organizacional forte. Em síntese, os funcionários preferem companhias que mostram preocupações com fatores como organização e transparência.
O principal motivo é que os colaboradores preferem trabalhar em instituições onde têm acesso à informação. Desse modo, o organograma permite que todos compreendam como funciona a estrutura do trabalho.
O organograma é uma ferramenta essencial em qualquer empresa, principalmente quando o assunto é organização. Com ele, os funcionários ficam cientes da estrutura organizacional, funções e procedimentos. Além disso, também é importante para clientes, parceiros e fornecedores. Por isso, esse tipo de organização é o segredo do sucesso de muitas companhias. Não perca tempo implemente no seu negócio também.
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