Acha que o fator “organização” é importante no ambiente de trabalho? Com certeza seu chefe gostaria que você fosse mais organizado, conduzisse os projetos e assuntos da empresa com maior organização e eficiência.

Evernote na Pratica - Organizacao Chefe desolado
Evernote na Pratica – Organização – Chefe com altas expectativas não atingidas

3 Perguntas sobre Organização Pessoal

Tente responder rapidamente a estas 3 perguntas:

  1. Perde muito tempo procurando por algum documento solicitado pelo seu chefe?
  2. Chegou a perder algum prazo para entrega de um projeto, simplesmente porque esqueceu-se, notando insatisfação  por parte da chefia?
  3. Sua mesa é cheia de pastas e papéis acumulados, um verdadeiro caos?

Se respondeu “sim” a pelo menos 1 pergunta, então com certeza deveria pensar em melhorar sua organização no trabalho.

Motivos para Organização no Trabalho

Os motivos para que você tenha mais organização no seu trabalho são vários e podemos citar apenas alguns:

  • Tendo os documentos e projetos organizados em seu arquivo físico e virtual, sua produtividade certamente aumentará, pois não demandará muito tempo à procura de determinado papel ou projeto;
  • Com mais organização, conseguirá notar também uma grande melhoria na qualidade de seus serviços, já que não fará tudo às pressas e conseguirá cumprir os prazos estipulados;
  • Tendo mais qualidade em seu trabalho, consequentemente irá notar que as pessoas à sua volta, tanto clientes como superiores e colegas de trabalho ficarão muito mais satisfeitos e confiantes com sua prestação de serviços;
  • A organização nos seus métodos de trabalho trará para si uma imagem profissional mais competente e mais comprometida com os objetivos e a missão da empresa onde trabalha;
  • Alguém que se preocupa com a limpeza e a organização no seu ambiente de trabalho está também contribuindo com a economia da empresa, uma vez que evitará compras desnecessárias, evitará o desperdício de materiais e conservará mais os equipamentos e máquinas que for utilizar.

Posto isso tudo, como poderá então ter mais organização no seu trabalho? Aqui vão algumas dicas que poderão ajudar:

Dicas Infalíveis para Organização no Trabalho

Evernote na Pratica - Organizacao Mesa Limpa
Evernote na Pratica – Organizacao Mesa Limpa
  • Mantenha sua mesa limpa e organizada, mantendo em cima dela somente o que for necessário para o trabalho que está sendo realizado naquele momento e guardando todo o resto. Este simples passo de organização conseguirá trazer mais clareza e mais foco para sua tarefa;
  • Divida suas tarefas em 3 categorias: Importante, Urgente e Sem Importância. Tenha tudo listado em sua agenda e determine o que vai realizar a cada dia, dentro destas 3 categorias, começando por aquilo que for mais urgente no momento. Mantendo a organização, com o tempo a lista do “urgente” tenderá a diminuir, aumentando a lista do que é “importante”. O recomendado é que use por volta de 80% de seu tempo com o que é importante, já que traz resultados mais consistentes para sua empresa;
  • Separe seus projetos em pastas físicas e virtuais, com prazos definidos e ações específicas para cada um deles;
  • Faça revisões semanais de cada projeto, marcando com antecedência em sua agenda as tarefas referentes a cada um deles. Pode ser uma ligação importante, marcar uma reunião com alguém da equipe ou fora dela, só não esqueça de agendar e consultar sua agenda diariamente;
  • Seja realista com prazos para cada tarefa a ser realizada, deixando sempre uma margem maior de tempo entre cada tarefa, para o caso de imprevistos. Tenha o cuidado de não assumir compromissos demais em 1 só dia e aprenda a dizer “não” quando necessário. A organização eficaz também passa por uma boa gestão de sua agenda de tempo;
  • Tenha cuidado com a distração física e mental. Ficar olhando seu e-mail a cada 5 minutos, atualizações de redes sociais, cafezinho com os colegas, tudo isso rouba seu tempo e diminui sua produtividade. Faça uso das várias tecnologias disponíveis para organizar sua caixa de entrada de e-mails e defina um horário específico para lê-los.
  • Use o Evernote como a ferramenta para te ajudar na organização das tarefas e a eliminar os papéis. Aprenda em uma aula totalmente gratuita como começar agora mesmo. Clique aqui para se registrar e assistir.

Por último, mas não menos importante, a importância da organização no trabalho é tanta, que o CEO da empresa OZ! Organize Sua Vida, José Luiz Cunha, mencionou que “a bagunça física pode virar uma bagunça mental, que se traduz na perda de foco e concentração. Nessa sequência, virá a bagunça temporal – atrasos e descumprimento de prazos -, e finalmente, bagunça emocional – sentimento de falta de controle.”

Evernote na Pratica - Organização
Evernote na Pratica – Organização

Esperamos assim que com as dicas e informações deste post você consiga trazer mais organização e, consequentemente, mais foco, produtividade e sentimento de dever cumprido em seu trabalho.

Sem dúvida, a organização em seu trabalho fará com que não só o seu chefe, mas seus colegas e clientes o vejam como alguém competente e comprometido com os objetivos da empresa; alguém em quem se pode confiar e que se preocupa com o bem estar da companhia como um todo.

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Mauricio Aizawa
Mauricio Aizawa

Empresário, professor e fundador da Organize na Prática (organizenapratica.com.br), empresa de treinamentos e consultoria com foco em produtividade pessoal e empresarial. Graduado em Administração de Empresas, pós-graduado em Engenharia de Software pela Universidade de São Paulo e MBA Executivo pelo Insper. • Profissional certificado pela Evernote para implantação do Evernote Business. • Mais de 15 anos de experiência com implementação de sistemas corporativos e otimização de processos na área de relacionamento com clientes, gestão empresarial, automação de marketing e business intelligence.