O que, de forma geral, classifica uma empresa como pequeno, médio ou grande porte é a quantidade de colaboradores desse negócio. Geralmente, quando as demandas de uma empresa aumentam é necessário ir contratando mais e mais funcionários. Com esse crescimento, o número de processos colaborativos também aumentam.
Essas empresas, quando crescem, acabam sendo divididas em setores para cada uma das especialidades. E, quando isso acontece, as empresas contratam colaboradores especializados em cada um dos setores diferentes. Muitos desses trabalhos precisam ser realizados entre duas partes da empresa e é aí que começam os processos colaborativos.
Os processos colaborativos são muito importantes, pois funcionam quase como uma força tarefa, na qual os colaboradores de diferentes especialidades se juntam em busca de um resultado em comum e trabalham com foco em um objetivo.
O que são processos colaborativos?
Os processos colaborativos, como o nome já sugere, são aqueles processos em que muitos funcionários de uma empresa se juntam para trabalhar em um projeto em comum. Esses processos colaborativos precisam ser realizados por pessoas, enquanto as tecnologias servem como uma espécie de apoio e não como fonte primária.
Esses processos colaborativos podem ser realizados tanto por funcionários de um mesmo setor, quanto de setores diferentes. Essa diferença vai depender do projeto escolhido, ou seja, se for algo mais complexo que precisa de pelo menos duas especialidades, é legal juntar dois setores, mas quando o assunto é mais simples, é possível realizar em um só departamento mesmo.
É importante que esses processos colaboradores tenham um time montado. Para isso, é necessário estabelecer quem é um líder e um grupo que tenha uma certa hierarquia perante ao grupo. Esse processo hierárquico não deve ser, necessariamente, montado de acordo com a formação acadêmica ou com liderança e sim com a capacidade de liderança de cada um dos membros.
A necessidade de escolha de um líder que tenha um perfil mais inclinado a isso, é para que ela possa encaminhar bem cada um dos membros da equipe. Os processos colaborativos são, como o nome diz, colaborativos e, por isso, a liderança serve para encaminhar o processo e não para decidir sozinho qual é o rumo certeiro do projeto.
Como podem te ajudar?
Os processos colaboradores são extremamente importantes e relevantes dentro de uma realidade empresarial. Isso porque uma empresa em fase de crescimento e até grande, precisa ter em vigência inúmeros projetos. E esses projetos precisam ser pensados e muito bem organizados para realmente serem construídos em cima de uma meta específica. A junção dessas várias metas farão a empresa crescer de forma orgânica.
Existem projetos voltados para o marketing, voltados para gestão organizacional, voltados para capacitação do serviço e projetos que envolvem vários assuntos. Em todos esses tipos de projetos, os processos colaborativos podem ser uma ótima ajuda para esses planos.
Os processos colaborativos, justamente pelo fato de contar com várias pessoas, são totalmente completos e tem várias linhas de pensamentos. Essas cabeças, em conjunto, são muito eficientes na construção de planos e na execução dele, do que uma só pessoa ou pessoas com bagagens semelhantes.
Como gerenciar esses processos
Mesmo que os processos colaborativos sejam bastante eficientes em uma realidade empresarial, é importante seguir algumas dicas para que eles sejam, de fato, efetivos. Sem essa organização prévia e sem os passo a passos bem planejados, esses processos podem não ser tão eficazes quanto poderiam ser.
Por isso, antes de começar a praticar as políticas dos processos colaborativos, é válido fazer um levantamento e pensar bem na equipe, em como será desenvolvido e os membros do projeto.
Organização
A organização, assim como em todos os projetos e dados de uma empresa, precisam ser muito organizados. Essa organização quando tem várias pessoas envolvidas, torna-se ainda mais necessária e importante. Toda essa importância se dá, justamente, pelo fato de ter várias pessoas envolvidas e que cada um tem uma função pré-definida e saiba exatamente qual é seu papel perante o projeto.
Dessa forma, durante a programação dos processos colaborativos, além de indicar qual é a função de cada um, deve indicar, também, o passo a passo da realização do processo. Mesmo tendo um planejamento prévio, é bom estar sempre aberto para todos os empecilhos que possam vir a acontecer, porque, na realidade atual, existem várias situações que necessitam de adaptação.
Existem, nesse sentido, vários aplicativos e planilhas já prontas, especialmente para ajudar na questão da organização. Esses aplicativos podem ser pagos ou gratuitos, apesar dos gratuitos, geralmente, não oferecem tantas funções quanto os pagos. No entanto, para as empresas que estão economizando dinheiro de alguma forma, é possível fazer algumas adaptações de acordo com as necessidades.
Liderança
Muitas cabeças pensando é algo positivo. Os processos colaborativos são extremamente benéficos, justamente por oferecerem a possibilidade de várias pessoas colaborarem em um único projeto. Entretanto, essa mesma característica positiva, pode ser negativa também, pois vários participantes e várias opiniões acabam podendo gerar algumas brigas e divergências.
Por isso, é necessário que cada um tenha sua própria função, assim, não será comum um colaborador entrar na parte do outro. É importante também definir um líder e ele não irá reinar perante a opinião dos outros e sim encaminhar a situação e resolver qualquer problema.
Esse líder precisa ter calma, alta capacidade de decisão, conseguir cativar as pessoas, resolver conflitos e ainda ter uma boa comunicação. Com essas características, será possível resolver qualquer problemática que possa acontecer no andamento dos processos colaborativos e ainda decidir pela mudança de rumo dos planos ou algo relacionado.
Colaboração
Por fim, o nome “processos colaborativos” já sugere que é necessário colaboração. Isso é, sem sombra de dúvidas, o item mais importante de todos é esse. Pense que as pessoas têm “super poderes” e esses são, na realidade, seus conhecimentos e suas motivações. Nesses processos colaborativos há a junção desses poderes em busca de um objetivo específico.
Por isso, é necessário que as pessoas, integrantes dos processos colaborativos, saibam escutar e acatar as opiniões e ideias uns dos outros, para chegar a uma conclusão e na finalização do projeto em si.
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