Com o objetivo de chegar aos resultados e metas desejados, cada organização busca métodos para organizar as tarefas e atividades, atender ao público e gerar valor para os colaboradores da empresa. Afinal, sem essa ordem, dificilmente o negócio irá conseguir se manter de pé. Desse modo, existe uma série de procedimentos que você precisa realizar para alcançar que objetivos deseja. Esse mecanismo é o que se chamamos de processos. Por isso, entenda melhor como funciona essa definição. Boa leitura!
O que é organização de processos?
Trata-se de uma série de tarefas relacionadas entre si, envolvendo procedimentos, pessoas, equipamentos e informações. Nesse sentido, sua execução transforma insumos (entradas) em serviços e produtos (saídas) para atender às solicitações dos clientes externos e internos. E, assim, agregar valor para o público e a empresa.
Por isso, garantem a eficiência de processos, portanto, além disso, as entradas e insumos podem ser conhecimento, informações, equipamentos e matérias-primas, como também os bens podem ser intangíveis ou tangíveis. No entanto, as saídas são serviços ou produtos no formato final. Ou seja, da maneira que são comercializados.
O que é categorização de processos?
Categorizar é uma maneira de realizar a classificação de cada modelo em determinados grupos com características semelhantes. Essa separação auxilia a empresa na escolha do modelo ideal para os seus planos de negócio. Além do mais, cada mecanismo possui as suas particularidades e modos de utilização.
Confira três tipos de processos:
Primários
Também chamados de processos finalísticos são aqueles que desenvolvem produtos ou serviços para o público externo. E, assim, a empresa atende aos desejos do seu cliente ou persona. Além disso, esses processos são essenciais para caracterizar o segmento no qual a empresa atua. Essas atividades são chamadas de “core business”. Ou seja, estão relacionados às tarefas principais da sua marca.
Desse modo, por serem fundamentais para a organização, é comum que os processos primários recebam auxílio de procedimentos coadjuvantes, pois ajudam na geração do serviço ou produto final.
De apoio
São conhecidos também como processos de suporte. Em resumo, são aqueles que não têm nenhuma ligação com o público externo, portanto, têm a finalidade de auxiliar, fortalecer e melhorar processos primários. Assim, a companhia pode entregar seus serviços e produtos sem interrupções na oferta.
Gerenciais
Por fim, os processos gerenciais estão ligados à gestão estratégica da empresa. Com isso, estão relacionados com outras duas categorias. Logo, são responsáveis por organizar, isto é, permitem que elas sejam aprimoradas e monitoradas, trazendo maior eficiência.
Além do mais, esses processos podem ser organizados por hierarquia. Por exemplo:
- macroprocessos;
- processos;
- subprocessos;
- atividades e;
- tarefas.
Por que a organização e categorização de processos é tão importante na organização da sua empresa?
Agora que você já sabe o que são, entenda porque organizar e categorizar processos é tão importante. Confira!
1. Diminuição de desperdícios
Os processos ajudam na diminuição de atividades que não são eficientes e que causam desperdícios em diversos níveis, por exemplo, perda de tempo, já que algumas tarefas podem demandar períodos mais longos para serem concluídas. No entanto, também estão ligados a essa atitude o mau aproveitamento da capacidade dos colaboradores e dos recursos humanos.
É comum as organizações desperdiçarem o potencial dos seus funcionários com processos que não são muito eficientes. Por isso, saber como organizá-los de maneira correta é fundamental para investir em melhorias no grupo de ações. Assim, permitindo redução nas perdas e aumento na produtividade.
Ademais, é possível reduzir os custos com insumos (aproveitamento dos materiais), mão de obra (diminuição das contratações e horas extras), logística (otimização dos transportes e deslocamento), entre outros pontos.
2. Padronização
Ao investir em soluções tecnológicas e melhorias nos processos ligados à transformação digital, a empresa consegue a padronização de processos e resultados. Com isso, garante melhor execução das atividades. E ainda, aumenta a satisfação do cliente.
Por outro lado, também é possível implementar a estratégia de “workflow”, eliminando inconsistências e erros. Desse modo, o aumento na qualidade é uma consequência natural.
3. Integração
A melhoria nos processos facilita a integração entre os departamentos da organização. Ou seja, as equipes passam a ajudar umas às outras para alcançarem os objetivos. Como também consegue mostrar as funções que precisam ser cumpridas, ordem de execução das atividades e os responsáveis por cada etapa.
4. Atuação estratégica
Quão melhores forem os processos da empresa, menos tempo os colaboradores perderão com refação, correção ou tarefas manuais. Nesse sentido, realizar essa automação dos softwares pode ser uma ótima opção para a companhia conseguir alcançar o sucesso nos negócios.
3 dicas para categorizar a organizar os processos de uma empresa
1. Ciclo PDCA
A sigla PDCA significa Plan, Do, Check e Act. Que em português, na tradução livre, significa planejar, fazer, checar e agir. Desse modo, possui uma metodologia que busca deixar os processos mais eficientes e ágeis, essas etapas são:
- Plan: identificar os objetivos e traçar um plano de ação;
- Do: colocar em prática o plano que foi elaborado;
- Check: coletar informações mensuráveis e analisar para saber se o que está sendo aplicado está resultando em melhorias para a empresa, e;
- Act: aplicar correções nas atitudes que já foram tomadas.
2. BPM
A metodologia BPM (Business Process Management) ocorre em seis etapas, são elas:
- Planejamento;
- Alinhamento estratégico (levantamento e mapeamento dos processos);
- Análise de processos (analisar e compreender se eles estão funcionando);
- Desenho de processos;
- Implantação dos processos;
- E monitoramento dessas atividades (nessa etapa, é essencial realizar a coleta de dados para acompanhamento dos resultados que você coletou).
3. Refinamento dos processos
É uma análise adicional para entender se as melhorias aplicadas resultaram em efeitos positivos para a organização. Caso contrário, devem ser reiniciados. Ademais, é fundamental que você use todas essas dicas de maneira correta para que as atividades possam resultar em melhorias para a sua empresa.
A Organize na Prática oferece o curso “organize processos na prática” para as pessoas que buscam melhores resultados e controles eficientes em pouco tempo. Nesse sentido, é uma ótima oportunidade para trocar as velhas planilhas por um sistema mais moderno, robusto e adaptável ao seu negócio.
Por isso, se quer criar uma “rotina de organização” que ofereça dicas para produzir mais sem precisar aumentar o número de colaboradores, então entre em contato agora com a Organize na Prática mesmo. E verifique as condições!
Que tal ter acesso a mais dicas como esta? Então, conheça o blog do Organize na Prática. E aprenda um jeito novo de organizar e fazer a gestão do seu negócio, na prática!
MATERIAIS DE REFERÊNCIA
- Comece por aqui! E aprenda todos os segredos de como se organizar melhor com a ajuda do app Evernote. Tudo isso de forma prática e rápida!
- Quer aprender a organizar a sua agenda de forma prática e fácil com o Google Agenda? Então, conheça nosso curso de Google Agenda. E facilite a sua gestão!
- Confira o passo a passo prático de como fazer mapas mentais. E aprenda um jeito novo de organizar as suas ideias no trabalho.
- Que tal aprender a gerenciar os processos, na prática? Então, confira o curso gestão de processos!
- Conheça um dos melhores softwares de gestão de processos. Crie uma conta gratuita no Pipefy e comece a usar hoje mesmo.
- Curso de organização: aprenda a se organizar melhor. E ainda, como render até 2 vezes mais no seu trabalho.
- Se precisar de uma ajuda, fale com a nossa equipe de consultoria.