Quando o fluxo de informações de seu negócio começa a aumentar, é preciso tomar providências para que a rotina se torne mais dinâmica e eficiente. Portanto, com a automação de processos você torna as tarefas mais ágeis, aumenta a produtividade e a eficiência da sua equipe e da sua empresa de forma geral.

Dessa forma, entender o que é automação de processos e como implementar em sua empresa é uma forte estratégia de crescimento e desenvolvimento. Portanto, continue lendo. 

Entenda o que é automação de processos 

otimização de processos

Atualmente, a tecnologia é vista como uma facilitadora dos processos de trabalho. Dessa forma, quem a utiliza para automatizar os processos da empresa possui ganhos em diversas áreas.  

Em resumo, a Automação de Processos é uma estratégia de Business Process Management ou Gestão de Processos Empresariais, e refere-se a um processo de otimização e racionalização de processos que impulsionam a organização 

Ou seja, utiliza a tecnologia, o sistema e softwares de processamento de dados a fim de controlar os processos operacionais e as atividades rotineiras da empresa.  

Isso quer dizer que tarefas manuais são substituídas por tarefas automáticas facilmente resolvidas com apenas alguns cliques no computador e até mesmo na tela do celular. 

Consequentemente, a empresa possui um aumento na produtividade, reduz os custos operacionais, aumenta o desempenho e a eficiência nos projetos da empresa, além de gerar uma vantagem competitiva no mercado. 

Logo depois, veja os principais benefícios da automação de processos para a sua empresa. 

Benefícios da automação de processos para a sua empresa

benefícios da automação de processos

Com um entendimento sobre o que é automação, você claramente já consegue identificar diversos benefícios para a sua empresa. Afinal, utilizando essa estratégia é possível realizar as tarefas de forma muito mais rápida, eficiente e qualificada.  

Portanto, confira abaixo os benefícios em realizar uma automação de processos:

  • Reduzir o tempo e a qualidade da produção e de tarefas gerais; 
  • Eliminar tarefas desnecessárias; 
  • Possibilitar uma gestão eficiente de processos; 
  • Gerar relatórios e controlar indicadores de desempenho; 
  • Facilitar o processo de recrutamento e seleção; 
  • Integrar os diversos setores dentro da empresa;  
  • Facilitar a comunicação interna; 
  • Monitorar os resultados em tempo real e com simplicidade; 
  • Otimizar a tomada de decisões; 
  • Identificar vulnerabilidades, falhas e gastos inapropriados de recursos, e possibilitar uma correção em tempo hábil, evitando gastos maiores. 

Tendo todos esses benefícios principais em mente, a seguir, confira como usar a automação de processos em sua empresa e 3 exemplos de automação para melhorar a eficiência e trazer mais resultados para a sua organização.  

Como usar a automação de processos na sua empresa 

como melhorar a produtividade

Ficou animado com todos esses benefícios que a automação de processos pode trazer para a sua empresa?  

Antes de mais nada é preciso tomar alguns cuidados, pois a automação pode exigir tempo e recursos consideráveis. 

Leia também: Otimização de processos: dicas que você não pode perder. 

Primeiramente, verifique todos os detalhes e se a estratégia e o gerenciamento da sua organização suporta a implementação da automação.

Logo depois, é preciso fazer um levantamento das atividades desempenhadas pela equipe e quais são aquelas atividades que já possuem automação, se for o caso, e quais não possuem. Semelhantemente, é preciso identificar quais são as tarefas que precisam, e as que não precisam de automação.  

Depois de ter todos os dados, analise quais são as tarefas que são realizadas manualmente e pense: se elas fossem automáticas, elas iriam influenciar na qualidade das informações e do produto/serviço final que é entregue ao meu cliente?  

E ainda, eu terei recursos para treinar pessoas para utilizar os sistemas de maneira que não influencie negativamente nos resultados?  

Afinal, você deseja um sistema que irá reduzir custos, aumentar a produtividade e trazer mais resultados para a empresa. 

Por fim, busque por softwares que irá atender a demanda da sua empresa, que irá conectar todos os setores e permitir que novas informações sejam armazenadas diariamente e de modo que todos os colaboradores possam acessá-las de forma prática e rápida. 

Confira abaixo três exemplos de automação de processos que podem ser implantados em sua empresa. 

3 exemplos de automação de processo para melhorar a eficiência 

Em conclusão, agora que você já sabe o que é a automação de processos e já está pensando em implementar em sua empresa, leia a seguir três exemplos práticos de como usar essa estratégia. 

1. Automação de tarefas 

Em síntese, a automação de tarefas trata-se de uma melhoria no gerenciamento de processos e tem o objetivo de responder as seguintes questões:

  • As atividades são repetitivas?  
  • Elas são necessárias e importantes para o valor final do produto/serviço ou podem ser eliminadas?  
  • As atividades estão devidamente padronizadas?  

Quando você possui uma resposta positiva para todas essas questões, é sinal de que a padronização deve ser implementada em todos os setores possíveis. 

Por exemplo: uma loja virtual que possui um fluxo alto de vendas e precisa emitir notas ficais diariamente sobre cada uma das vendas. Essa tarefa não precisa ser feita manualmente, ela pode ser automatizada através de um sistema inteligente, evitando o desperdício de tempo, de recursos e aumentando o nível de produtividade da empresa. 

2. Automação para processo de recrutamento e seleção 

Imagina quanto tempo e recursos você consegue economizar ao aplicar a técnica de automação para facilitar o processo de recrutamento e seleção?  

Dessa forma, através da automação de processos é possível organizar e padronizar praticamente quase todos os processos do departamento de recursos humanos. Ou seja, se torna mais fácil automatizar as funções burocráticas e repetitivas.  

Em um processo de recrutamento e seleção como, por exemplo, é possível contratar um software eficiente para disparar os anúncios de vagas, organizar todos os detalhes dos candidatos, arquivar currículos para uma triagem mais eficaz, realizar um monitoramento de indicadores, enviar feedback com mais rapidez e assim por diante. 

Aprenda no vídeo abaixo como otimizar o processo de recrutamento e seleção da sua empresa utilizando software de gestão de processos. 

3. Automação para as atividades da equipe de vendas 

otimizar a comunicação e automação de processos de vendas

É praticamente impossível uma empresa sobreviver na atualidade sem o uso da tecnologia. Assim, o uso de aplicativos é uma tendência entre empresários e vem crescendo significativamente.  

Um software inteligente que otimiza a produtividade da sua equipe de vendas pode trazer soluções para o seu negócio e reduzir tarefas que eram realizadas manualmente, tais como:

  • Coletar pedidos de produtos, essa função pode ser feita através de formulários automatizados; 
  • Enviar e-mails automáticos para direcionar clientes; 
  • Automatizar o marketing por meio de blogs para educar o cliente e encaminhá-lo de forma mais precisa para o caminho de compras e ainda, alcançar mais clientes e visibilidade para a marca; 
  • Criar um sistema de feedback e pós-venda para fidelizar o cliente, e assim por diante.  

Em síntese, tudo o que for possível facilitar através da tecnologia deve ser priorizado.  

Por fim, aprenda como vender mais no vídeo abaixo. 

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MATERIAIS DE REFERÊNCIA

      1. Otimize os processos da empresa
      2. Página de treinamentos
      3. Organize os Processos na Prática