Conforme o fluxo de vendas ou de atendimento vai aumentando é possível se perder em meio a tantos pedidos se você não utilizar estratégias para padronizar as informações. A agilidade em encontrar informações é algo buscado por empreendedores, afinal, proporcionar um atendimento ao cliente ágil e de qualidade é algo essencial.  

Basta um descuido em prestar uma informação ou uma demora por que não encontrou, em tempo hábil, informações necessárias para dar suporte a um cliente e pronto: você perde o cliente e possíveis indicações de seus produtos ou serviços. 

Portanto, quando você promove uma automação dos processos de atendimento ao cliente, você ganha eficiência. Além de ser uma forte estratégia para o seu negócio atingir as metas com mais facilidade.  

Vantagens em utilizar um sistema de suporte e atendimento ao cliente

atendimento ao cliente

Estamos cercados por uma geração de consumidores imediatistas.

Logo, a primeira coisa que você precisa ter consciência são as vantagens que um sistema de atendimento ao cliente pode trazer para facilitar as atividades diárias da sua empresa e para melhorar a experiência do cliente.

Afinal, nenhum cliente gosta de ficar por horas esperando respostas sobre o produto ou o serviço que adquiriu. E ainda, se ele está interessado em um produto, e tem dúvidas sobre o mesmo, ele deve ser atendido de maneira mais rápida possível. 

Graças a tecnologia, o relacionamento das empresas com os seus consumidores se transformou. Assim, temos mais clientes satisfeitos, com uma ótima experiência e uma excelente visão sobre a organização. 

A tecnologia e a automação dos processos de atendimento podem proporcionar inúmeros benefícios. Além disso, são capazes de transformar de maneira enriquecedora a forma como o cliente enxerga a sua empresa, e possibilita trazer cada vez mais esse cliente para perto.  

Entre as vantagens em utilizar um sistema de suporte e atendimento ao cliente estão: 

  • Agilidade e eficiência no atendimento; 
  • Atendimento em tempo real; 
  • Eficiência e clareza no atendimento ao cliente; 
  • Respostas automáticas para dúvidas rotineiras; 
  • Categorização de assuntos; 
  • Padronização de processos internos; 
  • Conhecimento melhor sobre o cliente; 
  • Padronização da comunicação; 
  • Definição de estratégias e metas, entre outras.

Em síntese, apostar em um sistema para padronizar a comunicação torna os processos mais rápidos e eficazes, e com isso você impulsiona a produtividade da sua equipe e os lucros. 

5 dicas para melhorar o atendimento ao cliente

Um bom atendimento ao cliente vai muito além de ser educado ou de utilizar um sistema caro e as melhores estratégias para tentar solucionar seus problemas. Um bom atendimento requer agilidade, clareza, segurança, objetividade e transparência. 

Dessa forma, separamos para você cinco dicas de como melhorar o atendimento ao cliente e implantar um sistema de maneira eficaz. Confira a seguir.  

1. Entenda seu cliente

Antes de implementar um sistema que irá solucionar todos os problemas sobre suporte e atendimento ao cliente, entenda seu cliente e analise o que melhor funciona para ele. Pois, não há como atender um cliente sem entender sua real necessidade.  

Portanto, faça perguntas que irão te ajudar a entender qual é a demanda. E certifique-se de que sua equipe esteja concentrada não só em resolver as dúvidas dos clientes, como também se torne consciente sobre as motivações que levaram os consumidores a entrarem em contato. 

Investigue e analise dúvidas comuns através de métricas para solucionar de maneira mais rápida, podendo até implementar um sistema de respostas automáticas, como, por exemplo.  

Por último, se coloque no lugar do cliente para resolver os problemas de maneira mais eficiente.  

2. Comunique a visão e as mudanças a equipe

como melhorar a eficiência no atendimento ao cliente

De fato, os funcionários devem se identificar com os valores e as metas da empresa para que esta obtenha bons resultados. 

Isso quer dizer que, assim que entram, os funcionários devem estar cientes de como a empresa começou, onde a empresa está no momento atual e onde deseja chegar. 

Consequentemente, comunicar mudanças aos funcionários torna os processos mais claros.  

Leia também: Como a padronização de processos pode aumentar os resultados? 

Sendo assim, comunicar a visão e as mudanças aos funcionários é um dos primeiros passos na criação de um sistema focado em soluções de suporte e atendimento ao cliente. 

Em outras palavras, treine funcionários para que entendam que o seu trabalho influencia e pode afetar diretamente a experiência do cliente. Isso pode ser um fator crítico para atingir os objetivos da empresa se não for bem planejado e executado.  

Por fim, ao comunicar a visão, você integra todos os funcionários, dos diferentes setores. E transforma o bom atendimento ao cliente em um dos componentes da cultura organizacional para que todos esses setores se sintam responsáveis pela experiência do cliente, e não apenas deixar toda a responsabilidade para o setor de atendimento. 

3. Defina e alinhe as expectativas

Trabalhar as expectativas é uma maneira de eliminar falhas e aumentar a eficiência. Portanto, certifique-se de que os seus funcionários tenham metas específicas e que se alinhem as metas da empresa. 

Essas devem incluir metas para a satisfação do cliente tais como: cumprimento do prazo de entrega, controle de qualidade do produto e atendimento ágil. 

Isto é, não importa se você possui funcionários bem treinados para um processo de atendimento eficaz, e entrega pedidos insatisfatórios ou realiza a cobrança de maneira errada. Tudo deve estar alinhado para uma experiência total do cliente em relação à empresa.  

Logo, sua organização precisa se concentrar em como o sistema suporta o cliente tendo em vista todos esses pontos. Em resumo, o cliente só quer ser bem atendido e quer receber o produto que lhe foi prometido.  

Aposte também em um sistema de pós-venda para verificar se foram bem atendidos não só quanto ao produto ou serviço que lhes foi oferecido, mas também para entender se todo o processo de atendimento foi realizado de maneira satisfatória, e alinhe todas as respostas com os funcionários. 

4. Promova melhorias constantes no sistema de atendimento ao cliente

feedback de cliente

Com a sua equipe integrada e ciente de todas as mudanças, e com um sistema único e prático, você consegue ter uma visão geral de como o processo se desenvolve. Dessa forma, é possível verificar falhas no processo de comunicação e promover melhorias para que o sistema funcione sempre em prol de um atendimento eficiente.  

Então, com um atendimento eficiente você terá clientes satisfeitos e as chances de indicação só aumentam. 

Procure por um sistema que não só atenda as expectativas e as demandas da empresa, como também para receber feedbacks de clientes. Dessa maneira, você poderá utilizar esse feedback para aprimorar o processo de atendimento. Promova uma cultura de melhoria contínua em sua organização.

5. Utilize o sistema Kanban para facilitar a organização dos chamados 

O método Kanban é um sistema inteligente que utiliza cores e cartões para marcar e especificar tarefas. Dessa forma, é possível criar um sistema eficaz de suporte e atendimento ao cliente. 

Com esse método você utiliza os cartões para controlar o fluxo de vendas e pedidos, e também para arquivar todas as informações e os chamados dos clientes. 

Para facilitar, você pode utilizar os cartões e as etiquetas coloridas para sinalizar e organizar os chamados por etapas, assim fica mais fácil de você e seus colaboradores enxergarem as tarefas que precisam ser feitas, as que estão em andamentos e quais forma concluídas. Bem como é possível estabelecer prazos para os atendimentos, tornando-os ainda mais satisfatórios.  

Em conclusão, esse método visa aumentar a eficiência da produção, a produtividade de sua equipe, otimizar seu sistema de comunicação ou de produção, melhorar a clareza e a realização das tarefas, além de auxiliar na conclusão de demandas específicas de atendimento ao cliente. 

Por fim, aprenda na prática como melhorar o atendimento ao cliente utilizando sistema para promover agilidade na hora de encontrar informações. Para isso, assista o vídeo abaixo. 

Lembre-se, um atendimento bem feito traz efeitos de forma rápida e pode influenciar no aumento de receitas da sua empresa. Em outras palavras, ter clientes satisfeitos é uma das melhores formas de alavancar seus negócios, além de ser uma das melhores propagandas para a sua empresa. 

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MATERIAIS DE REFERÊNCIA

  1. Otimize os processos da empresa
  2. Página de treinamentos
  3. Organize os Processos na Prática
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