A automação empresarial envolve métodos, processos, tecnologias e ferramentas digitais que ajudam na praticidade dos processos. Bem como, em melhorias na eficiência do seu negócio, sempre buscando reduzir a interferência humana nas atividades. Como também desenvolvendo a otimização de recursos que possam auxiliar a cadeia produtiva.
Esse processo está cada vez mais presente nas empresas de todo o mundo. Portanto, algumas dúvidas surgem sobre essa ferramenta tão importante para as empresas. Por isso, continue lendo e entenda melhor como funciona esse estilo de negócio e melhore os seus processos. Boa leitura!
O que é automação empresarial?
Em primeiro lugar, é importante saber o que significa a automação empresarial antes de saber como fazer. Nesse sentido, como o nome diz, é a automatização dos processos na empresa. Isto é, a substituição das tarefas manuais por ferramentas automáticas com auxílio de recursos computacionais. Essa mudança é possível com a integração da tecnologia no dia a dia da companhia. E vai desde processos simples até os mais processos mais complexos.
A automação empresarial consegue oferecer facilidade nos processos diários, ajudando colaboradores, gestores e líderes através do uso de:
- ferramentas de gestão de tarefas;
- sistemas de gestão;
- softwares e plataformas onlines;
- entre outros.
Com isso, a empresa percebe uma redução no seu tempo de execução das suas atividades e procedimentos que são mais burocráticos. Além disso, é possível diminuir o desgaste das equipes de trabalho, bem como os erros. Dessa forma, gerando uma economia de recursos.
Desse modo, a automação empresarial tem a finalidade de aumentar a eficiência na execução das tarefas internas, realizadas com o suporte de mecanismos tecnológicos. Os processos de operação dessa ferramenta são rápidos e exigem pouco treinamento dos colaboradores. Afinal, eles são feitos visando a simplificação, melhorias e aceleração contínua das atividades.
Quais são os tipos de automação empresarial?
Existem pelo menos seis tipos de automação empresarial, confira a seguir:
1. Vendas
As vendas são processos com diversas características, portanto, podem ser parcial ou totalmente automatizadas. Essa definição irá depender da necessidade da sua empresa. No entanto, em ambas as ocasiões, é necessária a consulta com um profissional para verificar qual o modelo ideal para a sua companhia.
Entre os modelos que podem ser colocados pela instituição estão:
- No-touch (nenhum contato humano);
- Low-touch (automatização com baixo envolvimento);
- High-touch (acontece interação humana no fechamento do negócio) e;
- Field-sales (a interação humana é indispensável).
2. Marketing
O sistema de automação no marketing utiliza oportunidades de negócio para desenvolver interações para conversão de vendas. Na maioria dos casos, esses processos são feitos com envio de e-mails personalizados. Assim, visando melhorias na relação entre a empresa e seus potenciais clientes.
Além disso, existem diversos recursos que podem ser automatizados na área. Por exemplo:
- formulários de captação de leads;
- redes sociais e;
- landing pages.
3. Propostas
Em muitas companhias, é comum a criação de propostas comerciais com auxílio de planilhas eletrônicas e processadores de textos. No entanto, essa solução é eficiente apenas em locais com poucos clientes. Por isso, é essencial buscar melhorias nesse sistema para ficar mais personalizável e flexível. Assim, oferecendo maior poder de recuperação das informações e armazenamento.
4. Contratos
O sistema de automação de contratos consegue gerar, arquivar e imprimir o documento. Além de realizar o controle de validades, oferecendo opções de supressões ou aditamentos. Esses processos são fundamentais em transações comerciais em que ambas as partes precisam ser asseguradas por um contrato.
5. Automação via API
Primeiramente, API é a sigla utilizada para Interface de Programação de Aplicações. Essa ferramenta de automação é responsável por oferecer maior flexibilidade para os desenvolvedores de softwares. Por exemplo, na importação de notas fiscais eletrônicas.
Em contrapartida, em alguns casos, esse mecanismo não é recomendado. Por isso, é importante consultar um profissional antes de realizar esses processos.
6. Automação de relacionamento com o cliente
Atualmente, o atendimento personalizado é essencial, pois o mercado está ficando cada vez mais competitivo. Portanto, é indispensável contar com um sistema integrado que possibilita melhorias na gestão da sua relação com o cliente. Afinal:
- Facilita o armazenamento do histórico de interações;
- E ainda, facilita os registros das especificidades, preferências e horários ideais para o contato.
Como fazer o processo de automação de maneira correta?
Para que esses processos sejam realizados de maneira correta, é importante serem tratados como um projeto completo. Ou seja, com objetivos definidos e a escolha de um gerente responsável pela transformação do início ao fim.
Além disso, esse processo altera a rotina e interfere na maneira como a companhia gera valor. Desse modo, a presença de um responsável auxiliado por métodos bem estabelecidos pode ser fundamental na preparação da empresa para essas mudanças. Dessa forma, impedindo que movimentos bruscos causem danos na organização.
O profissional também deve acompanhar todas essas etapas de implementação. O recomendado é que esteja com alguma ferramenta que possa mensurar os resultados. Afinal, entre os objetivos da automação empresarial, estão:
- reduzir os custos;
- produzir mais em menos tempo;
- bem como, diminuir as chances de erro.
Portanto, é fundamental verificar se os processos estão acontecendo de forma correta, ou se são necessárias melhorias.
Nesse sentido, a ideia é que esse monitoramento vire rotina na empresa, assim, permitindo evoluções constantes nos seus processos.
5 dicas para uma boa automação empresarial
Quer aprender como tornar esse processo possível e melhorar os resultados do seu negócio? Então, confira essas 5 dicas:
1. Busque um responsável pela automação comercial
Após encontrar um profissional capacitado para administrar as mudanças, é importante procurar uma pessoa responsável para execução do plano. Essa pessoa precisa estar disposta a aprender ou ter conhecimentos sobre a área de automação e informática. Logo, pode ser um sócio, consultor externo, gerente, entre outros colaboradores. Além disso, é preciso ter tempo para dedicação ao projeto do início ao fim.
2. Registre tudo
Registrar o inventário ou os relatórios com todas as fases do trabalho e informações é fundamental para conseguir visualizar as áreas da empresa que são beneficiadas com a automação comercial. Sem dúvidas, esses processos valem para todos os setores. Por isso, é importante enumerar as dificuldades. Bem como, os principais problemas para encontrar produtos no estoque.
3. Encontre ajuda
É importante visitar os concorrentes ou outras companhias que conseguiram implementar os processos de automação empresarial. Assim, você consegue aprender com essas experiências os acertos e erros cometidos durante o processo. Além disso, é importante pesquisar em livros, sites e cursos mais informações sobre esse modelo de negócio.
4. Escolha o fornecedor certo
Os preços mais baixos de equipamentos e serviços podem ser atrativos, mas não são uma boa alternativa quando estamos falando de automação empresarial. Desse modo, o ideal é:
- buscar referências;
- verificar a reputação das empresas;
- falar com pessoas que já contrataram os serviços;
- ou analisar a qualidade do suporte técnico, por exemplo.
Com isso, os processos ficam mais práticos e seguros.
5. Elabore um cronograma
A elaboração de um cronograma financeiro e físico sobre a automação empresarial pode ajudar na criação de alternativas para os seus processos de implementação. Dessa forma, oferecendo maneiras para serem avaliadas as:
- desvantagens;
- vantagens e;
- condições de aquisição de produtos.
Em um mercado cada vez mais competitivo e inovador, a automação empresarial já não pode mais ser tratada como uma alternativa. Mas sim, como uma forma de sobrevivência! Então, esses processos devem ser realizados e, sem dúvidas, são fundamentais no sucesso da sua organização. Além do mais, são importantes na organização de empresas e na eficiência do seu negócio.
Por fim, o que você achou desse conteúdo? Conte com a Organize na Prática para organizar os processos e trazer maior produtividade para os seus negócios!
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