O processo de digitalizar documentos é uma solução para evitar o desperdício de tempo na procura por arquivos. Desse modo, ajuda a sua empresa na organização da documentação, facilitando a procura dos materiais e deixando as ações mais eficientes. Com isso, os colaboradores conseguem visualizar o conteúdo de qualquer lugar. Ou seja, podem ter acesso ao material no trabalho ou durante uma viagem de negócios. Por isso, entenda um pouco mais sobre esse mecanismo e as vantagens para a sua companhia.
O que é digitalização de documentos?
Trata-se de um processo que consiste na conversão de materiais analógicos (papel) para o meio virtual. Portanto, possui diferenças em relação ao documento digital, pois, no segundo caso, o arquivo já nasce no meio eletrônico e, assim, possui garantia pelo certificado online.
Saber como digitalizar um documento facilita a gestão e armazenamento dos dados da empresa. Além de ser uma maneira mais prática para compartilhar informações entre os colaboradores, agilizando a busca de arquivos e os processos da companhia.
Por que digitalizar documentos?
1. Segurança de dados
A maioria dos dados e informações de uma organização são confidenciais. Portanto, a equipe deve proteger e armazenar em um ambiente seguro. Porém, esse processo geralmente é mais difícil fora dos meios digitais. Então, saber como digitalizar documentos aumenta a duração e proteção contra a ação do tempo e umidade.
Quando a empresa possui um setor responsável pela gestão de documentos os procedimentos são mais eficientes e a armazenagem mais segura. Afinal, esses softwares permitem apenas o acesso de usuários cadastrados, oferecendo controle sobre as alterações ou utilizações dos documentos.
2. Organização dos arquivos
Outro benefício é que ao digitalizar um documento, você aumenta as possibilidades de organização dos arquivos de maneira mais eficiente. Ou seja, com os sistemas de gestão eletrônica, você identifica e organiza os documentos conforme a tarefa ou o cliente.
Além disso, é possível armazenar o histórico desses conteúdos e disponibilizá-los em vários servidores. Como também não corre o risco de serem perdidos por falta de categorização. Desse modo, a gestão de documentos é realizada com organização e processos mais rápidos para os usuários que são cadastrados.
3. Aumento da produtividade
Em terceiro lugar, a digitalização de documentos proporciona economia de tempo na localização de arquivos. E, consequentemente, aumenta a produtividade da sua equipe. Esse processo acontece porque esses materiais podem ser encontrados em poucos segundos, permitindo tomadas de decisão mais ágeis e eficazes.
Portanto, é necessário apenas acessar o sistema e digitar a palavra-chave na pesquisa. Como também é possível optar pelo armazenamento em nuvem, facilitando ainda mais o acesso aos arquivos.
Como digitalizar documentos auxilia na organização?
O processo de organização dos arquivos pode parecer difícil fora do ambiente virtual. Afinal, o número de documentos pode ser grande, assim, dificultando a separação em categorias. Por isso, a digitalização dos documentos pode facilitar esse processo, porque facilita a separação dos arquivos em pastas, classificação e distribuição entre os colaboradores da empresa.
Além disso, oferece outras vantagens, como:
- redução do tempo das tarefas diárias;
- diminuição da perda de documentos;
- processo mais prático de compartilhamento entre os funcionários da empresa;
- e possui dispositivos para restringir o acesso de usuários conforme as necessidades da organização.
Como digitalizar documentos?
Coleta
Em primeiro lugar, para entender como fazer digitalização de documentos é necessário coletar, conferir e registrar os arquivos físicos que você precisa converter em matérias online. E você deve realizar esse processo com atenção no intuito de evitar que determinados conteúdos possam extraviar ou se perder.
Classificação
Após a coleta, é importante fazer o reparo dos arquivos que apresentam amassados ou manchas para garantir que estejam legíveis. Logo depois, são higienizados e organizados. Por exemplo, grampos são retirados para não prejudicar o processo de digitalização. Com isso, é possível garantir a qualidade do material.
Digitalização
Nessa etapa, é necessário saber como escanear um documento da maneira correta para que o arquivo seja armazenado no meio digital. Além disso, é fundamental escanear os documentos um por um, na ordem que estavam grampeados, garantindo a organização e sequência dos arquivos, como também devem ser removidas qualquer sujeira ou problema na imagem.
Indexação
Em seguida, é preciso fazer a indexação, ou seja, inserir os dados e informações com nomes e datas, esse processo facilita a localização dos arquivos. Os sistemas de gestão permitem escolher as palavras-chave para identificar os conteúdos. Além disso, a tecnologia permite o armazenamento de arquivos na nuvem, facilitando o acesso de qualquer lugar.
Consulta
Por fim, será possível verificar as informações no sistema sempre que for necessária uma consulta dos arquivos digitalizados. Com isso, você poderá visualizar os documentos cadastrados.
4 formas de digitalizar documentos
1. Windows
Entre as maneiras para digitalizar documentos temos o processo pelo Windows. Assim, é necessário a instalação de dois mecanismos no seu computador:
- O scanner que pode ser utilizado com fio, sem fio ou pela rede;
- E algum aplicativo para digitalizar os arquivos, por exemplo, o Scanner Windows. Ele está disponível gratuitamente na loja da plataforma.
Pronto, digitalização feita!
2. Mac
O processo é muito prático e as instruções do passo a passo para digitalização estão disponíveis no próprio site da empresa. No entanto, é importante verificar se você tem um scanner ou impressora com scanner. Assim, pode não ser necessário a instalação de um software para a digitalização de documentos e imagens.
3. Iphone
A digitalização pelo Iphone é simples e você pode fazer pelo próprio celular. Confira o passo a passo:
- Primeiramente, é necessário apenas abrir o aplicativo de Notas e selecionar ou criar alguma nota.
- Logo depois, acesse a câmera e clique no botão “escanear documentos”;
- Com a câmera apontada para o arquivo, basta apenas tirar a foto e salvar o conteúdo. Pronto!
4. Android
O processo no Android é similar ao do Iphone. Porém, só é possível pelo Google Drive. Confira o passo a passo:
- Em primeiro lugar, é necessário acessar o aplicativo e na parte inferior direita clicar no botão “+”.
- Em seguida, acessar a câmera e tirar a foto do documento que deseja digitalizar.
- Por fim, para salvar o arquivo, basta apenas clicar em concluído. Pronto, sua digitalização está concluída.
Portanto, saber digitalizar documentos é essencial para economia do seu tempo. Bem como, para a garantia de segurança dos dados e informações que são armazenados. Além de permitir melhorias na organização de documentos essenciais para a empresa. Desse modo, a implementação de gestão nessa área oferece diversos benefícios para o sucesso nos seus negócios.
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