O que você faz para controlar o fluxo de pedidos? Qual forma você utiliza para organizar as demandas dos seus clientes? Muitas pessoas ainda encontram dificuldades em como organizar demandas de clientes. Algumas ainda utilizam o e-mail ou processos ineficientes que só tomam tempo e energia da equipe. Pensando nisto, preparamos este conteúdo para te ajudar a organizar demandas através de um formulário. Confira.
Com a nossa rotina ativa e cada vez mais atarefada, administrar todas as demandas do negócio pode se tornar uma tarefa difícil.
E organizar as solicitações de clientes é uma tarefa que merece empenho e dedicação. Afinal, os clientes são a alma do seu negócio, sem eles não há razão e muito menos meios de continuar com um negócio de sucesso.
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Quanto tempo você leva para ler e organizar todos os e-mails de solicitação? E ainda, quando tempo você leva para copiar e colar para um lugar onde todas as informações fiquem centralizadas?
Existem uma série de boas práticas que podem alavancar a produtividade da sua equipe de suporte e atendimento ao cliente. Porém, eu vou focar em um método eficiente que utilizamos na empresa – Organize da Prática – para coletar informações de clientes rapidamente, e organizar todas as solicitações.
Organizar demandas de clientes é uma das atividades básicas e cruciais da área de atendimento ao cliente. Além disso, manter todos os dados reunidos em um único ambiente para fácil consulta é primordial para um bom atendimento.
Mas, antes de te apresentar a ferramenta, vamos entender melhor o que é demanda e como funciona as solicitações de demanda por parte dos clientes a partir de um exemplo.
Afinal, o que é demanda?
Não importa qual é a área de atuação, todo negócio tem uma demanda para suprir de acordo com a necessidade do mercado.
Dessa forma, a gestão de demanda é um processo importante e trata-se do conjunto de práticas que permite prever e atender a demanda do mercado pelos serviços ou produtos que a empresa oferece.
Na prática, é um processo complexo e que exige a tecnologia para tornar os processos mais simples e eficientes. Bem como, exige a comunicação clara e fluída com o cliente e certa experiência no mercado.
Exemplo de solicitação
Por exemplo, vamos supor que você tem uma agência de marketing com um número “x” de clientes mensais. E o seu cliente “ABC” deseja que você crie as imagens de uma nova campanha para um produto que ele está lançando.
E ele envia esta solicitação por e-mail e pede para que você distribua para que sua equipe o atenda o mais rápido possível, alertando sobre sua prioridade no processo.
Logo, você lê o e-mail, tira suas dúvidas com o cliente e envia o e-mail para sua equipe. Em seguida notifica sua equipe por algum veículo de comunicação, para que todos fiquem cientes, e confirma se todos receberam o e-mail como deveriam.
Por fim, os dados referentes à solicitação do cliente são copiados e colados em uma planilha ou outro sistema para que fique mais fácil de localizar todas as informações. Também é uma maneira que a empresa encontrou para acompanhar a produtividade da equipe.
Ufa! Então é hora de colocar a mão na massa.
Quantas atividades foram necessárias para atender a uma única demanda?
E se você pudesse contar com um único sistema que irá trazer mais produtividade e eficiência para sua equipe?
É aqui que o formulário e esta ferramenta vão te ajudar a eliminar tarefas repetitivas, e eliminar também os processos ineficientes.
Como organizar demandas com este formulário
Como vimos no exemplo acima, processos ineficientes tomam mais tempo e energia da sua equipe. Portanto, trouxemos hoje uma ferramenta que irá te ajudar em como organizar demandas de clientes, de forma prática e automática. Confira o passo a passo a seguir:
Criando a sua conta na plataforma
O sistema que vamos utilizar é o Asana, uma plataforma para gerenciamento de projetos e demandas.
Assim, o primeiro passo é criar a sua conta. Isto é, você precisa cadastrar a sua conta e experimentar gratuitamente, ou já escolher um dos planos que a plataforma oferece para começar a melhorar os seus processos.
Lembrando que a plataforma disponibiliza 30 dias gratuitamente para que você consiga testar a ferramenta antes de assinar um dos planos.
Clique aqui para criar uma conta Asana gratuita
O site é simples e intuitivo. Assim que você incluir seus dados para cadastro, ele irá te guiar para que você crie o seu primeiro projeto.
Como organizar demandas: criando seu primeiro formulário
Por último, com o seu projeto aberto, é hora de criar o formulário para encaminhar aos seus clientes. Para isso, basta clicar no menu na parte superior do painel. Clique em “mais”, depois em “formulário”, como na imagem abaixo:
Caso você tenha optado por iniciar o seu teste gratuito, a plataforma irá te direcionar para escolher um plano, ou incluir seus dados de pagamento para o teste de 30 dias. Isto porque os formulários estão disponíveis a partir do plano Business.
Após confirmar os dados de pagamento, você terá acesso ao formulário.
Sendo assim, é hora de criar o formulário de acordo com as necessidades do seu negócio e compartilhá-lo com seus clientes. Todas as vezes que surgir alguma nova solicitação, basta enviar o link compartilhável. Assim que o cliente preencher, automaticamente uma nova solicitação aparecerá no seu painel do Asana.
Em conclusão, aprenda, na prática, como organizar demandas de clientes no vídeo que Mauricio Aizawa preparou para você. Confira a seguir:
Por fim, o conhecimento não para por aqui.
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Automação de processos: Entenda o que é e como usar
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