Você consegue ter uma boa visão sobre o andamento dos seus projetos? Se você não sabe muito bem como organizar os seus projetos de forma rápida e prática, então você veio ao lugar certo! Neste artigo nós vamos te mostrar uma ferramenta prática, fácil e com muitas possibilidades gratuitas para fazer a gestão de portfólio do seu negócio.

Primeiramente, confira a seguir o que você irá aprender neste artigo:

  • O que é a gestão de portfólio de projetos;
  • Quais são os benefícios da gestão de portfólio;
  • Como fazer a gestão de portfólio de projetos;
  • E por fim, ferramenta fácil e prática para realizar a gestão de portfólio em minutos.

Boa leitura!

O que é gestão de portfólio de projetos?

gerenciamento de projetos - benefícios

Seja qual for o seu negócio, ele é composto por diferentes projetos. Projeto para a área de marketing, RH ou financeiro. E não importa a área, todos os projetos estão em constante execução atendendo aos objetivos gerais da empresa.

Logo, podemos dizer que a gestão de portfólio de projetos é o gerenciamento centralizado de um ou mais de um portfólio. O principal foco é o de alcançar os objetivos estratégicos da organização.

Através de uma gestão eficiente você consegue administrar as ações do seu negócio. Bem como garantir que os projetos sejam executados da melhor forma possível para atender às demandas da organização.

O gerente de projeto fica a cargo de garantir que os projetos sejam desenvolvidos de forma correta, do início ao fim.

Ou seja, realizar a gestão de portfólio não se trata apenas de executar vários projetos ao mesmo tempo. Mas, significa que cada portfólio deve ser analisado individualmente. Assim, buscando identificar sua capacidade de agregar valor para o seu negócio.

Em resumo, uma gestão de portfólio de projetos associa conhecimentos, estratégias e técnicas de gestão de vários projetos. Estes constituem um portfólio empresarial.

Entre as atividades da gestão estão:

  • Administrar os recursos e as estratégias.
  • Selecionar e priorizar os projetos de acordo com a necessidade e os objetivos da empresa.
  • Supervisionar e analisar os projetos um a um.
  • Comunicar os resultados aos envolvidos.
  • Fazer possíveis intervenções e/ou correções nos projetos.

Benefícios em investir na gestão de portfólio de projetos

Investir na administração correta de projetos pode oferecer aos seus negócios uma série de benefícios. Dessa forma, confira a seguir quais são os principais.

Alinhamento estratégico e otimização dos recursos

Como vimos no tópico anterior, a administração de projetos garante a priorização das iniciativas de uma organização. Sendo assim, um dos principais benefícios é o alinhamento estratégico entre os diferentes departamentos da empresa.

Além disso, há a garantia de que recursos financeiros, humanos e materiais sejam investidos de forma adequada.

Em outras palavras, com uma administração apropriada conseguimos avaliar se os recursos estão sendo investidos no momento correto e da forma correta.

Tomada de decisão mais eficiente

Entre as atividades da gestão de portfólio estão a coleta e a comunicação de informações sobre os resultados e as iniciativas.

Logo, ao ter os resultados em mãos, os gestores com sua equipe poderão tomar decisões mais eficientes e ágeis.

Afinal, eles possuem uma variedade de informações para garantir as melhores decisões para a organização.

Facilidade na comunicação

Este benefício é consequência direta do benefício anterior.

Isto é, com uma gestão eficiente e com informações organizadas, você facilita a comunicação entre as equipes.

Como resultado, as reuniões se tornam mais rápidas, eficientes, objetivas e focadas na resolução de problemas.

Diminuição de riscos e desperdícios

Por fim, a equipe e os gestores conseguem ter uma percepção mais rápida e aprofundada para corrigir falhas. Assim, conseguem diminuir os riscos para o negócio. Mas, é claro: isto é apenas o resultado de uma boa gestão.

Além disso, através de uma visão global é possível perceber os riscos que um projeto pode causar em outros projetos.

Passo a passo rápido de como fazer a gestão de portfólio de projetos

Para que a empresa consiga dobrar as suas chances de sucesso, é preciso investir um esforço na hora de formular os processos e fazer uma gestão apropriada dos projetos.

Pensando nisto, separamos um passo a passo rápido para te ajudar nesta tarefa. Confira:

Leia também: Gestão de Projetos: O que é e dicas para uma gestão eficiente

  1. Identifique e faça um levantamento das iniciativas existentes.
  2. Categorize as propostas de projetos de acordo com as necessidades do negócio.
  3. Selecione e defina prioridades entre os projetos para cada departamento.
  4. Balanceie os projetos. Ou seja, equilibre o investimento e realize um planejamento estratégico.
  5. Monitore o andamento dos projetos. É de extrema importância acompanhar a evolução dos projetos.

Ferramenta fácil para realizar a gestão de portfólio em minutos

Enfim, agora que você já sabe o que é a gestão de portfólio de projetos. Entendeu quais são os principais benefícios. E ainda, aprendeu como fazer a gestão em um passo a passo rápido e prático, você deve estar se perguntando: mas, afinal, qual é a ferramenta que foi prometida no início deste artigo?

A ferramenta que vamos te apresentar é Asana. Um sistema inteligente que te permite monitorar todas as iniciativas em um só lugar. Além disso, é possível ainda manter a comunicação da equipe em um único ambiente.

asana portfólio

Em síntese, confira os principais recursos da ferramenta:

  • Gerenciamento de tarefas;
  • Administração de projetos;
  • Organização de demandas de trabalho;
  • Comunicação através de comentários, anotações e mais;
  • Além disso, permite a integração com outras plataformas, e muito mais.

No vídeo a seguir, Maurício Aizawa irá te dar uma aula prática e rápida de como é possível fazer a gestão de portfólio com o Asana. Confira:

O que acha de começar a usar todos os recursos que Asana oferece?

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