Saber como organizar processos é importante em qualquer profissão. Mas, quando se fala na profissão de advogado, essa tarefa se torna ainda mais relevante. A prática de organizar processos em empresas de advocacia pode ser considerada de maneira literal, ou não. Entretanto, a importância prevalece em ambos os casos.
Quer aprender como organizar processos na rotina de advogado? Então, continue a leitura!
O que é organização de processos?
Às vezes, ficamos sobrecarregados com a quantidade de trabalho. Grande parte do problema é resultado do acúmulo de tarefas. E ainda, de uma má gestão do tempo. Ou seja, falta de organização. Sendo assim, a organização de processos consiste em colocar as coisas em ordem.
As empresas sofrem muito com a falta de organização. Pois, quando os processos das empresas estão desorganizados, a produtividade dos funcionários e até a lucratividade dessas empresas são prejudicadas.
Em empresas de advocacia, é possível interpretar a organização de processos de duas formas. A primeira é o ato de organizar processos judiciais, organizar documentos de fato. Já a segunda forma de interpretação, é pensar na organização de processos como a ação de organizar toda a rotina da empresa. As dicas deste artigo serão úteis para ambos os casos.
Para que serve a organização de processos?
A organização de processos facilita a vida de quem a coloca em prática. Isso pode acontecer de diversas maneiras, principalmente se tratando de empresas. Dito isso, veja, a seguir, o que as empresas ganham com a organização de processos.
Ganho de agilidade nas empresas
Em primeiro lugar, empresas de advocacia que organizam seus processos, com certeza, ganham mais agilidade. Afinal, a produtividade é uma consequência direta da organização. Assim, quando tudo está em ordem, não é necessário perder tempo buscando por informações perdidas.
Por isso, empresas de advocacia precisam organizar seus processos se quiserem mais agilidade para o dia a dia. Além disso, vale lembrar que isso também é válido para empresas de outros setores.
Gestão de tempo eficaz
O ganho de tempo é outra consequência direta da organização de processos. Assim como no caso da agilidade, o aproveitamento do tempo depende muito de como o seu escritório está organizado.
Manter as coisas em ordem significa perder menos tempo procurando por algo importante ou, até mesmo, trabalhar mais rápido, tendo em vista que, em um ambiente organizado, o trabalho flui melhor.
Agora, falando especialmente da organização de processos em empresas de advocacia, o ganho de tempo tem uma importância ainda maior. Pois, falar de economia de tempo no âmbito empresarial significa mais lucros e mais desenvolvimento.
Funcionários mais felizes
Quando a empresa está organizada, isso também resulta em funcionários mais felizes. Afinal, quem não gosta de trabalhar em um ambiente bem organizado?
Fora que, na medida em que as empresas se organizam, as pessoas que trabalham nesses lugares se sobrecarregam menos com as atividades. Isso porque elas são melhor divididas e realizadas em menos tempo, justamente por conta da organização.
Clientes mais satisfeitos
Os funcionários não são as únicas pessoas que saem ganhando quando as empresas resolvem organizar seus processos. O público consumidor também ganha com essa organização. E isso consiste em uma consequência dos outros ganhos.
Quando a sua empresa está organizada, os serviços oferecidos por ela são consequentemente melhores. Portanto, organize seus processos e tenha serviços mais bem-feitos e, com isso, clientes mais felizes.
5 passos para organizar processos em uma empresa de advocacia
Agora que você já entende os benefícios de organizar os processos em uma empresa de advocacia, está na hora de aprender como fazer isso. Então, veja, a seguir, os cinco passos para colocar qualquer escritório de advocacia em ordem! Confira:
1. Descarte o que não for importante
O primeiro passo, tanto para organizar processos judiciais, quanto para colocar a rotina em ordem de forma geral, é descartar tudo o que for desnecessário. Ou seja, papéis que não servem mais para nada devem ir para o lixo. Nada de ficar acumulando documentos sem utilidade.
Também é importante estabelecer que o lugar de documentos pessoais é em casa. Portanto, esses papéis não devem disputar espaço no escritório. Essa limpeza inicial pode parecer um passo tímido, mas sua contribuição para o resultado final da organização é gigantesca.
2. Determine um padrão de organização
Agora, se a sua dúvida é como organizar documentos, saiba que a melhor maneira de fazer uma organização eficiente é por meio de padrões. Então, é isso que você deve fazer!
Portanto, depois de descartar os documentos desnecessários, o próximo passo é juntar os restantes e organizá-los da melhor forma possível, utilizando padrões.
A organização de documentos utilizando padrões facilita, inclusive, a localização desses documentos por toda a equipe. Assim, ninguém precisa ficar perguntando para o outro onde está determinado arquivo. Quando as coisas são padronizadas, todo mundo acaba sabendo onde está tudo. Dessa forma, facilitando o processo.
3. Utilize as cores para te ajudar a organizar
Algo que pode facilitar em sua organização é utilizar cores para separar os documentos. Essa identificação visual é muito útil quando acontece de alguém no escritório precisar localizar um arquivo específico.
Você pode utilizar as cores para separar os documentos dos mais novos para os mais antigos. Ou ainda, de acordo com o tipo de processo, por exemplo. Não importa o critério utilizado para definir as cores. O mais importante é que elas te auxiliem na identificação dos seus arquivos.
Se for o caso, considere criar um guia de cores para consultar sempre que tiver alguma dúvida sobre a representação de determinada cor.
4. Aposte em tecnologias para a organização de processos na sua empresa
Hoje em dia, a tecnologia facilita muitas coisas e, felizmente, a organização é uma delas. Existem diferentes softwares e sites pela internet que ajudam a colocar os processos das empresas nos trilhos. O Evernote e o Google Agenda são dois deles. Mas existem ainda vários outros que podem te ajudar das mais diferentes formas. Basta procurar com um pouco de paciência.
5. Trabalhe a comunicação na empresa
O último passo para organizar os processos da sua empresa é desenvolver a comunicação no ambiente interno da companhia. Pois, quando os colaboradores conversam, as coisas fluem muito melhor. Sem comunicação será complicado fazer com que as outras dicas dadas aqui funcionem. Portanto, invista em um veículo de comunicação que combine melhor com sua empresa.
Por fim, agora que você já sabe como organizar processos e entende a importância disso, o próximo passo é colocar as dicas em prática. Dessa forma, você vai conseguir organizar seu escritório de advocacia. Bem como, desfrutar de todos os benefícios dessa organização.
MATERIAIS DE REFERÊNCIA
- Comece por aqui! E aprenda todos os segredos de como se organizar melhor com a ajuda do Evernote!
- Que tal aprender a gerenciar os processos, na prática? Então, confira o curso gestão de processos!
- Conheça um dos melhores softwares de gestão de processos? Então, crie uma conta gratuita no Pipefy e comece a usar hoje mesmo.
- Gostaria de aprender como organizar a rotina jurídica e gerar melhores resultados? Então, conheça esse treinamento completo!
- Quer aprender a organizar a sua agenda de forma prática e fácil com o Google Agenda? Então, conheça nosso curso de Google Agenda!
- Curso de organização: aprenda a se organizar melhor, e render até 2 vezes mais.
- Se precisar de uma ajuda, fale com a nossa equipe de consultoria.