É essencial compreender a importância dos processos nos escritórios de arquitetura. Afinal, eles são responsáveis pela otimização e execução das tarefas, além de melhorarem a eficiência do planejamento. Portanto, para melhor organizar as tarefas diárias, o arquiteto deve buscar inovações e aprimoramento das habilidades visando melhorar a sua performance no mercado. Desse modo, saber gerir os projetos é importante para garantir um trabalho mais produtivo. Por isso, entenda melhor como otimizar esses processos. Boa leitura!
O que são processos em escritórios de arquitetura?
Os processos em um escritório de arquitetura são práticas de organização que buscam desenvolver uma visão sistêmica da empresa. Dessa forma, revelando os macroprocessos, subprocessos e tarefas, como também as relações para geração de valor para os consumidores e os objetivos estratégicos do negócio.
É importante lembrar que essa atividade não é realizada de maneira isolada e aleatória. Assim, faz parte de um conjunto de práticas de gestão de processos de negócio (BPM). E tem como finalidade alinhar esses procedimentos da organização à estratégia e, assim, melhorá-los de forma constante.
Como funciona a organização de processos em escritórios de arquitetura?
Em primeiro lugar, antes de explicar sobre como funciona a organização de processos em um escritório de arquitetura, é importante apresentar a definição de cadeia de processos. Ou seja, a ordenação cronológica de cada uma dessas atividades que ocorrem no seu negócio de maneira que entreguem um resultado final para o cliente externo. Desse modo, envolvendo alguns processos internos, a entrega interna de um, marca o início de outro processo.
Imagine a entrega de uma planta de um conjunto comercial, por exemplo. Uma das tarefas envolvida é a coleta de informações com os clientes para a criação de um briefing, encaminhado ao time de projeto para ser desenvolvido um planejamento. Ao final, o responsável entregará o briefing, então essa ação marca o início de outros processos. Como a elaboração de um cronograma.
Nesse sentido, quando esse documento estiver pronto, servirá de base para a criação de outros projetos, dando início a uma cadeia de processos, até que a planta do conjunto comercial esteja finalizada.
Agora que você entendeu esse conceito, é essencial compreender outros dois pontos importantes para a organização dos processos: valor percebido pelo cliente e melhoria contínua.
Valor percebido pelo cliente
Esse primeiro aborda sobre o valor que será agregado ao cliente ou ao negócio com a aquisição do produto. Se o projeto desenvolvido pelo escritório de arquitetura, por exemplo, atender as suas expectativas, ele vai perceber um grande valor no projeto, portanto, estará disposto a pagar um alto montante. No entanto, o escritório teve que realizar diversos gastos, divididos em diversos processos, como: deslocamento, reuniões, envio de e-mails e softwares.
Além disso, o arquiteto precisou pensar nas melhores soluções para o projeto com o orçamento oferecido disponibilizado, então foram gastas horas na realização dessa atividade. Nesse sentido, a organização de processos visa fazer que o custo dessas tarefas da cadeia de valor somados, sejam menores que o investimento feito pelo cliente, gerando lucro para o negócio.
Melhoria contínua
Nesse sentido, a melhoria contínua dos processos é feita justamente para conseguir essa diferença entre os custos e os valores recebidos. Essa atividade também é conhecida como otimização de processos, é realizada pela análise da tarefa atual. Além disso, alguns pontos são importantes, por exemplo:
- Pontos de contato com o usuário;
- Gargalos, isto é, os motivos que atrasam o projeto;
- Integração entre sistemas;
- Processos que geram mais valor ao cliente;
- Bem como, automação de tarefas repetitivas.
Qual o problema dos processos de um escritório de arquitetura não estarem organizados
A organização no escritório de arquitetura é essencial para a execução das tarefas de maneira eficiente. Portanto, quando esse processo não é realizado pode ocorrer diversos problemas prejudiciais para a produção dos serviços e produtos da empresa. Por exemplo:
- Aumento dos custos racionalizados;
- Diminuição da qualidade de trabalho;
- E ainda, redução da produtividade da equipe.
O dia a dia da companhia também pode ser prejudicado, assim, as tarefas podem não serem realizadas corretamente, como também podem acontecer esquecimentos e distrações.
Por fim, pode afetar as tarefas eventuais, ou seja, as atividades que são realizadas no escritório, mas que não são catalogadas na produção de serviços. Desse modo, os processos não organizados podem contribuir para:
- uma gestão confusa no escritório de arquitetura;
- tarefas realizadas de maneira incorreta;
- aumento nos custos dos projetos;
- e ainda, complicações na visualização do desempenho do negócio pela equipe.
4 dicas para otimizar seu processo de gestão
Confira, a seguir, 4 dias que vão te ajudar a otimizar o seu processo de gestão em escritórios de arquitetura. Veja:
1. Padronize as ferramentas de comunicação
Atualmente, a maioria dos processos de comunicação realizados dentro e fora do escritório de arquitetura são realizados de maneira virtual. Por exemplo, como o uso constante das redes sociais. No entanto, mesmo que essas ferramentas possam facilitar a comunicação, é importante pensar em métodos eficientes para evitar eventuais problemas. Como, por exemplo, a falta de conexão de rede.
Por isso, uma boa alternativa é investir no desenvolvimento de programas internos de comunicação. Dessa forma, viabilizando o contato, mesmo em casos extremos, por exemplo, falta de conectividade. Esse processo favorece a privacidade dos clientes e do escritório, garantindo qualidade na comunicação.
2. Utilize softwares para melhorar a performance
Existem programas que conseguem prever o resultado de projetos, mediante comportamento e cálculos. Portanto, é essencial saber como funcionam essas ferramentas, assim, é possível determinar:
- custos operacionais;
- quantidade de horas necessárias para a conclusão do projeto;
- mão de obra requerida e;
- o material necessário.
3. Crie uma administração financeira
Em terceiro lugar, outra maneira de melhorar os processos e organização no escritório de arquitetura é desenvolvendo uma gestão financeira. Desse modo, é possível promover o esclarecimento dos gastos, assegurando o controle durante a execução. Além disso, essa estratégia é importante para levantar o orçamento das ações, como também facilita a análise do desempenho do cronograma.
4. Adapte os processos de armazenagem
No escritório de arquitetura, existe uma quantidade necessária de documentos e projetos. Então, para garantir que os processos sejam mais dinâmicos, o ideal é começar a armazenar essa documentação em nuvem. Assim, permitindo facilidade no acesso dos colaboradores e clientes.
Por fim, os processos na rotina dos escritórios de arquitetura são essenciais para organização de documentos, criação do planejamento estratégico e atividades mais eficientes. No entanto, para melhorar essas ações, é importante focar nos fluxos de comunicação e qualidade dos serviços. Assim, é possível manter a equipe engajada e envolvida, contribuindo para o sucesso da empresa.
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