A rotina de uma empresa é agitada e repleta de atividades diárias. Nesse sentido, a padronização de processos se torna importante para tornar uniforme a rotina e as atividades de uma empresa. Com a padronização de processos operacionais, a operação da organização se torna mais produtiva e consistente. Assim, o processo de padronização é útil para várias empresas atualmente.
Padronizar os processos é uma alternativa que as organizações encontraram para promover maior clareza em suas atividades. Além disso, o processo de padronização é fundamental para alcançar a excelência operacional. Quer saber mais sobre a importância do processo de padronização? Então, confira essas informações imprescindíveis e dicas de como aplicar o processo de padronização em uma organização. Continue a leitura e aprenda a padronizar processos!
O que é a padronização de processos?
Em suma, ao nos referirmos em padronizar processos, estamos abordando uma questão que envolve a organização e a formalização de abordagens dentro de uma empresa. Isso significa que o processo de padronização deve estar presente em várias áreas da sua empresa.
No ambiente corporativo, existem diversas pessoas executando inúmeras tarefas ao mesmo tempo. É nessa realidade que o processo de padronização se torna um recurso fundamental. Isto é, ao padronizar, a empresa irá seguir um modelo na execução das atividades. O processo de padronização consiste na iniciativa de organizar e formalizar um modelo que todos os seus colaboradores devem. Isto é, servirá para guiar todos os processos de forma ágil.
Ao padronizar os processos de um negócio, é fundamental que todos os colaboradores estejam cientes do que é esperado deles em cada tarefa. Ademais, o processo de padronização deve evidenciar o impacto das operações nos resultados e o tamanho da responsabilidade que cada atividade possui.
Obrigações do processo
Em vista disso, é necessário definir um guia com práticas e modos de execução para esclarecer as dúvidas. O processo de padronização possui obrigações, entre elas estão:
- Apresentar os processos e seus objetivos;
- Descrever, com detalhes, o início e o fim do processo;
- Selecionar os encarregados por cada parte do processo;
- Especificar a forma como o processo é realizado, a sequência das etapas e os responsáveis;
- Bem como, expor as expectativas para um determinado processo.
Além disso, a padronização de processos operacionais serve para garantir a uniformidade da qualidade em todas as atividades. Dessa forma, o gestor consegue controlar o desempenho de cada área, utilizando indicadores de qualidade. Ao padronizar as operações, é possível identificar pontos que necessitam de melhorias.
Ao pensarmos em exemplos de padronização, é indispensável comentar sobre montadoras de automóveis. Ou seja, essas empresas são obrigadas a adotar o processo de padronização. Afinal, ao padronizar suas etapas elas garantem que o produto final não tenha falhas.
A seguir, selecionamos os principais benefícios do processo de padronização. Evidencia-se que padronizar processos é essencial para empresas que desejam um crescimento sustentável. Então, continua a leitura!
Quais os benefícios da padronização de processos?
O processo de padronização permite que a empresa possua uma gestão de qualidade eficaz. Além disso, ao padronizar processos, a organização terá outras vantagens. Confira-as abaixo!
Produtividade
Em primeiro lugar, o processo de padronização aumenta a produtividade de uma equipe. Pois, ao padronizar, a organização é otimizada e facilita a execução de uma tarefa.
Melhoria na experiência do cliente
Em segundo lugar, as operações que possuem contato direto com os clientes são beneficiadas com o processo de padronização. Afinal, ao padronizar essas operações, ocorre um aumento na satisfação e no engajamento dos clientes com a organização.
Otimização de recursos
O processo de padronização facilita na busca de melhores oportunidades para que os recursos disponíveis sejam utilizados onde são realmente precisos.
Menos falhas
O processo permite uma redução nos problemas nas atividades da empresa. Isto é, ao padronizar as operações, as empresas conseguem garantir a qualidade e a uniformidade nos seus produtos ou serviços.
Redução de custos
Por fim, esse é um benefício muito almejado pelas organizações. Além disso, pode ser alcançado com o processo de padronização. O processo de padronização aumenta a produtividade e melhora a distribuição dos recursos. Sendo assim, ao padronizar as operações, a empresa, consequentemente, terá redução de seus custos.
Como aplicar essa padronização de processos? Confira em três passos!
Agora você já sabe o que é o processo de padronização, para que serve e as vantagens de padronizar. Então, confira dicas para aplicar o processo de padronização na sua empresa:
1. Englobe os colaboradores
Para iniciar o processo de padronização, é necessário incluir todos os colaboradores, pois todos devem ter ciência de sua importância.
2. Mapeie os processos
Para realizar o processo de padronização, é preciso um mapeamento mostrando:
- todas as etapas das atividades;
- as áreas;
- as funções;
- bem como, os responsáveis.
Isto é, para fazer o processo de padronização, mostre todos os detalhes no mapeamento.
3. Defina indicadores de desempenho e estabeleça metas
Finalmente, estabeleça os resultados esperados. O processo de padronização necessita de metas e de indicadores de desempenho para que as etapas sejam analisadas. Se você quer ter um processo de padronização eficiente, é fundamental medir o desempenho dos processos e acompanhar os indicadores.
Apresentamos as principais etapas para o processo de padronização, abaixo trouxemos uma lista com três ferramentas que te ajudam a padronizar as operações!
3 ferramentas para padronização de processos
Sabendo o que é e como aplicar a padronização de processos, cabe conhecer algumas ferramentas para a padronização dos processos. Conheça 3 ferramentas a seguir:
1. Ciclo PDCA
É uma ferramenta importante no processo de padronização e no controle de operações. O ciclo foca em solucionar problemas, auxiliando o processo de padronização de uma empresa.
- P (plan): seleção de pontos que precisam de melhorias e elaboração de medidas executáveis.
- D (do): implementação das medidas e acompanhamento;
- C (check): análise dos resultados;
- A (act): se houver sucesso, o plano se transforma em um novo padrão. Nessa etapa ocorre o processo de padronização.
2. Diagrama de Causa e Efeito
O Diagrama de Causa e Efeito consiste em uma ferramenta que auxilia no processo de padronização, pois foca em identificar a raiz de um problema e analisa todos os pontos envolvidos na execução de um processo. Esse diagrama é fundamental para o processo de padronização, afinal, considera todos os fatores que ocasionaram um problema.
3. 5W2H
É uma ferramenta imprescindível para o processo de padronização. Ela permite identificar elementos, ações e recursos para a execução de um processo. Essa identificação é realizada por meio de respostas às questões abaixo e elas aprimoram o processo de padronização.
- What: O que será realizado?
- How: Como será feito?
- Why: Por que deve ser feito?
- Where: Onde será realizado?
- When: Quando será executado?
- Who: Quem será responsável?
- How Much: Quanto custará para realizar?
Após esclarecer as suas dúvidas sobre a padronização de processos e aprender como aplicar o processo de padronização, ficou interessado em organizar a sua vida pessoal e/ou profissional com o uso de tecnologias? A Organize na Prática pode te ajudar, venha nos conhecer!
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