Conheça mais sobre o quadro Kanban e a metodologia ágil que pode ajudar você e sua empresa a desenvolverem uma melhor gestão de projetos. Confira agora e boa leitura!
Desde já, uma boa gestão e organização é ideal para que qualquer projeto de uma empresa dê certo. Pensando nisso, aqui vai um artigo que pode te ensinar sobre uma metodologia ágil de gerenciamento de tarefas: o quadro kanban.
O que é um quadro kanban?
O Quadro de Kanban é uma ferramenta de metodologia ágil que ajuda na gestão de negócios e torna o desenvolvimento de projetos mais produtivo, trazendo um melhor desempenho. Ela proporciona uma melhor visualização de todas as tarefas a serem feitas e em qual estágio elas estão. Assim, é possível acompanhar o progresso de cada trabalho.
Estrutura
A estrutura básica do quadro kanban é dividida em 3 etapas, que são representadas por colunas. A primeira delas é a “requested” ou “pedido”, sinalizando a chegada de tarefas novas. A segunda coluna do quadro kanban leva o nome de “in progress” ou “em progresso”, que representa as tarefas que já foram iniciadas, mas ainda estão em fase de desenvolvimento. A última coluna é a “done” ou “feita”, que serve para as tarefas que já foram finalizadas.
As tarefas no quadro aparecem como bloquinhos dentro das colunas, e é possível informar qual integrante do time da empresa é o responsável por realizá-las.
Essa metodologia ágil dessa ferramenta proporciona um bom e claro acompanhamento de todas as tarefas que precisam ser feitas. Isso serve para trazer uma melhor organização para o time e mais eficiência para o desenvolvimento de projetos.
Embora essa estrutura básica de 3 etapas seja a mais conhecida do quadro kanban, também é possível adicionar mais colunas, se houver necessidade.
Benefícios
Não parece ideal poder ter uma visualização clara de tudo que está acontecendo para que o projeto seja posto em prática com eficiência? Essa metodologia ágil do quadro kanban também permite sinalizar prazos e sincronizar planilhas e e-mails referentes ao projeto, acessando tudo em um só lugar.
Essa metodologia ágil também permite que toda a equipe consiga visualizar e ter noção de como está o andamento do projeto, ao invés de resolverem suas tarefas sem nem saberem o que está havendo com as outras etapas do plano.
Por conta dessa visibilidade mais clara que essa metodologia ágil que o quadro kanban proporciona, é possível evitar conflitos entre colegas de time por questões de entrega de tarefas e prazos.
Em períodos de trabalho remoto, uma metodologia ágil como o quadro kanban, que permite acompanhar de longe o andamento das tarefas, é sempre muito bem vinda nas empresas.
Como fazer um quadro kanban?
Existem diversas formas de colocar em prática o quadro kanban. Algumas empresas optam por não fazer digitalmente, e usam um quadro branco ou uma parede e post its. Porém, há plataformas digitais que ajudam a criar até mesmo de maneira mais fácil um quadro kanban. Dessa forma, pode ser compartilhado para todos os dispositivos de todo o time envolvido no projeto com apenas alguns cliques.
Uma dessas plataformas é a própria Kanbanize, que te ajuda a replicar com facilidade essa metodologia ágil. Isto é, você tem liberdade para criar quantas tarefas e quantas colunas quiser.
E como fazer?
Em primeiro lugar, quando você estiver começando a aderir a essa ferramenta, inicie com um quadro branco. Depois disso, adicione colunas ao seu quadro kanban que irão representar cada etapa das tarefas do projeto.
Como você estará iniciando do zero, pode inserir apenas as colunas mais básicas mencionadas anteriormente, como:
- novo pedido;
- em progresso e;
- feito.
Depois de um período, quando todo o time já estiver acostumado a trabalhar com esta metodologia ágil do quadro kanban, se sentirem necessidade, podem adicionar mais colunas.
Ainda mais, depois de criar as colunas do quadro kanban da sua empresa, você pode começar a inserir as tarefas que devem ser entregues por cada membro do time. Essa metodologia ágil também ajuda a acompanhar o desempenho de cada funcionário da empresa.
Conforme as tarefas são iniciadas ou realizadas, mude-as de coluna. Assim, para que seja possível acompanhar o fluxo de trabalho e para que o quadro também esteja sempre organizado.
Caso seja necessário e a empresa esteja desenvolvendo mais de um projeto, crie outro quadro em paralelo.
Como se organizar em um quadro Kanban?
Você e sua empresa podem organizar o quadro da forma que quiserem, tudo isso vai depender das necessidades do projeto e de que forma as tarefas se encaixam na estrutura dessa metodologia ágil.
Além das colunas, você pode inserir raias, que servem como informações adicionais. Se você trabalha com uma agência de marketing, por exemplo, pode usar as raias para dividir diferentes clientes e ainda aproveitar a estrutura da metodologia ágil do quadro kanban que define nas colunas o progresso de cada tarefa.
Ou então, outra forma de usar as raias é elencando prioridades. Cada raia pode representar um nível de prioridade diferente. Ou seja, você pode dividi-las, por exemplo, entre urgente e não urgente.
No começo, pode ser um pouco confuso utilizar muitos elementos, portanto procure começar com uma estrutura que não deixe o quadro kanban tão poluído e saturado. Depois que você e seu time estiverem mais acostumados com a plataforma e, conforme forem surgindo as necessidades, já é mais interessante ir adicionando mais colunas, tarefas detalhadas e raias.
Enfim, o tema de metodologias ágeis está muito em alta e, muito além de uma moda, é essencial para otimizar os processos dentro da empresa e no nosso dia a dia. Dentre as diversas opções disponíveis, hoje vimos os benefícios do quadro kanban e como podemos utilizá-lo. O método kanban é muito utilizado, pois é um dos mais eficientes.
Se você quer conhecer mais sobre métodos ágeis, inclusive sobre o quadro kanban, conheça Organize na Prática – uma empresa especializada em organização. Seja nos estudos, na vida pessoal ou no trabalho, eles possuem os melhores métodos e soluções. Confira!
MATERIAIS DE REFERÊNCIA
- Comece por aqui! E aprenda todos os segredos de como se organizar melhor com a ajuda do Evernote!
- Que tal aprender a gerenciar os processos, na prática? Então, confira o curso gestão de processos!
- Conheça um dos melhores softwares de gestão de processos? Então, crie uma conta gratuita no Pipefy e comece a usar hoje mesmo.
- Curso de organização: aprenda a se organizar melhor, e render até 2 vezes mais.
- Se precisar de uma ajuda, fale com a nossa equipe de consultoria.