Pensar em estratégias para melhorar processos da empresa é essencial para aumentar a produtividade da equipe. Bem como, oferecer experiências melhores para os clientes e ajustar o fluxo de trabalho. Desse modo, essa transformação pode ocasionar procedimentos mais dinâmicos e eficientes, diferenciais importantes para conseguir destacar a sua organização em relação aos seus concorrentes no mercado. Por isso, a seguir, entenda melhor o que é melhorar processos. Além disso, aprenda como funcionam essas melhorias e a importância que esse método pode ter para o seu negócio!
Qual a importância de melhorar os processos para seu negócio digital?
Para a empresa trabalhar com eficácia é importante saber como melhorar processos internos e externos. Portanto, é essencial haver integração e harmonia entre as pessoas, atividades, departamentos e objetivos. Nesse sentido, a empresa funciona como um organismo vivo onde os setores estão interligados. Assim, as ações de colaboradores ou departamentos afetam diretamente as outras áreas da sua empresa.
Desse modo, melhorar processos internos e externos pode contribuir para a padronização e a formalização dos procedimentos operacionais. Dessa forma, permitindo melhor organização e produtividade da sua equipe.
No entanto, para conseguir alcançar resultados expressivos e positivos ao melhorar processos, não basta apenas realizar determinadas atividades. É preciso saber organizar, ou seja, as tarefas devem ser realizadas com qualidade, no prazo, de maneira integrada e permitindo que haja controle e gerenciamento. Por isso a importância de melhorar processos do trabalho.
Melhorar processos significa questionar e avaliar, periodicamente, a maneira como a organização está executando suas atividades. Ou seja:
- verificar os pontos que necessitam de melhoria;
- anotar os setores que estão entregando os melhores resultados;
- buscar tecnologias para ajudar na eficiência desses processos;
- bem como, analisar se está havendo integração entre os departamentos.
Sendo assim, melhorar processos significa melhorar toda a sua empresa.
Diferença entre processos internos e externos
Agora que você já entende o que é e qual a importância de melhorar processos, está na hora de aprender a diferença entre processos internos e externos. Então, confira:
Processos internos
Em primeiro lugar, os processos podem ser caracterizados como tarefas realizadas com a finalidade de transformar uma entrada em saída. Ou seja, é uma sequência lógica de atividades que buscam objetivos. Nesse sentido, os processos internos são as tarefas que acontecem dentro da empresa. Isto é, atividades realizadas frequentemente pelos colaboradores de uma instituição.
Assim, é essencial entender que existe uma uniformidade nos processos internos de uma organização. Com isso, é possível acompanhar os resultados para avaliar os funcionários.
Existem diversas dicas que podem ajudar a empresa a melhorar processos internos, por exemplo:
- mapeamento;
- monitoramento;
- aperfeiçoamento;
- identificação das falhas;
- formalização e;
- automatização.
Processos externos
Por outro lado, os processos externos são os procedimentos que não fazem parte da empresa. Ou seja, que visam os clientes. Eles são fundamentais para o desenvolvimento de estratégias que valorizem a experiência do consumidor. Assim, influenciando a fidelização e promovendo a empresa. Entre as técnicas para melhorar processos externos estão:
- manter a postura profissional;
- conhecer os desejos e objetivos;
- além de ter empatia.
Otimização de processos: 4 formas de organizar sua empresa
A seguir, você vai aprender de uma vez por todas algumas formas de melhorar processos e organizar sua empresa. Então, confira:
1. Melhorar processos para mapear as atividades de trabalho
O primeiro passo é entender todas as tarefas que a sua empresa realiza para alcançar os objetivos estipulados. Portanto, documente as atividades feitas pelos colaboradores, tarefas executadas por terceiros e automatizadas.
Essa técnica é importante para descobrir todas as pessoas, procedimentos e empresas envolvidas no processo. Assim, para ajudar nessa estratégia, é essencial responder algumas perguntas, como:
- Quando começa e termina esse processo?
- Quais atividades fazem parte?
- Quem está envolvido em cada atividade?
- Qual é a duração de cada atividade?
- Bem como, qual é o resultado esperado?
Além disso, para auxiliar nessa tarefa, o ideal é utilizar programas de gerenciamento de negócio (BPM) para melhorar processos internos e externos da empresa. Assim, contribuindo para a organização da companhia.
2. Melhorar processos para identificar os pontos de melhoria
Ao terminar o mapeamento de processos, você vai ter desenvolvido diagramas para identificar as características de produção, procedimentos demorados e desperdícios de dinheiro ou outros recursos.
Além disso, não esqueça de integrar as equipes de cada departamento. Afinal, elas podem ajudar com sugestões de melhorias para a sua empresa. Também, podem participar de projetos e incentivar o trabalho em equipe que é importante para a valorização de todos na organização.
Para essa etapa, é preciso identificar alguns pontos importantes:
- capacidade dos funcionários;
- modo de realização das atividades (manuais ou automatizadas);
- identificação de processos desnecessários;
- custo dos materiais;
- tempo desperdiçado com retrabalho e possíveis cenários caso as atividades sejam interrompidas.
3. Melhorar processos para implementar as melhorias
Para essa estratégia, o ideal é iniciar pelos pontos críticos, ou seja, aqueles que vão melhorar processos rapidamente. Nesse sentido, saiba organizar essas mudanças de maneira gradual, pois pode ser um processo delicado, impactando diretamente nos seus colaboradores.
No entanto, se a sua equipe participou de procedimentos anteriores, aumentam as chances de os colaboradores se adaptarem. Caso contrário, converse com outras pessoas sobre as vantagens e benefícios que as mudanças podem trazer para a sua empresa. Essa estratégia pode ajudar na adaptação de novos processos, sejam eles logísticos, organizacionais ou operacionais.
4. Melhorar processos para monitorar os resultados
Após a otimização e mapeamento dos processos, o ideal é monitorar os resultados, sendo um dos melhores métodos para gerar melhorias constantes na empresa. Assim, é possível testar se as mudanças realizadas foram eficientes. Além disso, é interessante verificar se os colaboradores estão realizando seus devidos papéis como o esperado.
Engajamento das equipes e a melhora dos processos
Melhorar os processos pode ser fundamental para contribuir para o engajamento das equipes. Diferencial importante para destacar a empresa em relação aos seus concorrentes no mercado. Assim, contar com o desempenho, organização e dedicação dos colaboradores transforma o dia a dia da companhia em uma máquina de resultados. Portanto, desenvolver uma equipe engajada é essencial para melhorar a qualidade no atendimento da sua empresa.
Além disso, algumas dicas são importantes para conseguir engajar os funcionários, por exemplo:
- investir na qualificação profissional;
- oferecer as melhores ferramentas;
- definir o plano de carreira;
- melhorar a comunicação interna e;
- reconhecer o bom trabalho dos seus colaboradores.
Esse processo de gestão de pessoas deve ser responsabilidade do RH. Mas, os gestores devem saber que são figuras de liderança, portanto, devem compreender e aconselhar os funcionários. Esse processo ajuda no compartilhamento do sentimento de segurança e pertencimento.
Saber melhorar processos do negócio digital é fundamental para incentivar a equipe a buscar melhores resultados. Além, é claro, de ser uma maneira de melhorar a organização, produtividade e entregas da sua empresa. No entanto, caso encontre dificuldades com as ferramentas de aplicação dos métodos citados aqui, procure aprender mais e conte sempre com a Organize na Prática para te ajudar a otimizar seus processos!
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