Nos dias atuais, manter-se organizado pode ser um desafio, mas é de grande importância para otimizar seu tempo e melhorar a performance em suas atividades, seja na vida pessoal ou profissional. Entre muitas estratégias para produtividade e organização, destacamos o Método Kanban.
Originado no final da década de 40, o Método Kanban surgiu no ramo da produção, no processo produtivo da Toyota. Mas, ao longo dos anos se expandiu para outras áreas. Atualmente, seus princípios organizacionais aplicam-se tanto para controlar o fluxo de trabalho e organizar a produção de uma empresa, quanto para planejamento de eventos pessoais e visualização de como utilizar melhor o tempo de seu dia.
Se interessou em saber o que é Kanban e como ele pode te ajudar a organizar a vida? Então, continue no post para conhecer mais!
O que é e para que serve o Método Kanban?
O Método Kanban recebe esse nome a partir de uma nomenclatura de origem japonesa cujo significado gira em torno de “cartão” ou “sinalização”, elementos-chave no processo que ele propõe. Basicamente, o Kanban é um método de organização que utiliza elementos visuais. Tais como: cartões, colunas, quadros, dentre outros, para que fique mais fácil de compreender quais tarefas devem ser feitas. Bem como, quando elas devem ser feitas e quais estão em andamento ou quais são prioridades.
O Kanban é muito simples e qualquer um pode usá-lo, até mesmo uma criança. Aliás, é um bom método, inclusive, para começar a criar uma rotina de organização familiar, mesmo que com tarefas simples.
Mas não só isso! O Kanban é sempre uma boa ferramenta, não importa quão complexo é o processo que você deseja organizar. Pois, a tabela de organização descomplica os processos e mantém os envolvidos a par do andamento das etapas.
Como funciona o Método Kanban?
O Kanban preza pela divisão de tarefas entre três categorias principais:
- “To Do”, para as tarefas que ainda precisam ser feitas;
- “Doing”, para as tarefas que já estão em andamento;
- “Done”, para as tarefas que já foram finalizadas.
A partir dessa divisão, você consegue visualizar mais claramente o que deve realizar e monitora suas tarefas mais claramente. Assim, numa empresa, por exemplo, os funcionários podem ter acesso ao andamento de todo o processo produtivo. Ou do desenvolvimento de uma estratégia, por exemplo, e o que ainda pode ser feito por cada um. Isso otimiza o tempo de realização da tarefa, e engaja os funcionários em seu trabalho.
Com o Método Kanban fica mais fácil perceber quais atividades precisam realmente de prioridade. Assim, ajuda a estabelecer uma melhor comunicação da equipe e garante o equilíbrio nas atividades.
É possível utilizar o Método Kanban de forma física. Ou seja, com as atividades registradas em notas adesivas coloridas, quadros e outros meios visuais do tipo. Porém, também existe o Kanban online, que troca os murais físicos por softwares capazes de reproduzir tabelas de forma digital, utilizando os mesmos recursos visuais e de cores do Kanban com notas e quadros.
Como hoje em dia vários processos são realizados de forma digital, o Kanban online acaba sendo bastante procurado. Você pode editá-lo com maior facilidade, e poupar o tempo de escrever todas as atividades manualmente em post-its, por exemplo. É uma boa opção para evitar falhas, deixar o acesso da tabela mais prático e ainda obter alguns gráficos e estatísticas a partir da plataforma online utilizada para as anotações.
Como o Método Kanban pode organizar minha vida pessoal?
Por mais que esse método funcione muito bem para sistemas complexos e processos envolvendo grandes grupos e uma certa pluralidade de etapas, o Kanban é muito eficiente também na hora de organizar a vida pessoal. Ao compreender o que é Kanban, fica fácil aplicá-lo em qualquer contexto. Inclusive para nortear seu próprio dia-a-dia, tarefas de casa, prazos no trabalho, dentre outros.
O Kanban pessoal mantém a essência do método que surgiu nas linhas de produção, sendo indicado também o uso das colunas de “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Após a criação das colunas, seja de forma física ou online, é preciso pensar num esquema de cores para cada estilo de tarefa, e uma marcação especial para tarefas com prioridade. Pode ser uma cor específica, uma coluna extra apenas para elas, mas é bom para sua organização que tarefas urgentes possuam destaque, para serem administradas da maneira mais precisa possível.
É também recomendável que seu quadro pessoal do Método Kanban não possua uma quantidade grande de tarefas em andamento. Afinal, focar em várias coisas ao mesmo tempo dificulta na hora de se organizar, mesmo utilizando métodos bem estruturados. Portanto, filtre uma quantidade de tarefas por vez, e seus resultados serão mais eficientes e ágeis.
Conclusão
Em conclusão, o segredo é se adaptar ao modo mais confortável para você e sua vida pessoal. Uma das qualidades do Método Kanban é justamente a facilidade com que ele pode ser adaptado. Então, vá com calma e teste a melhor construção para organizar sua vida. Ele pode trazer bons frutos na sua rotina!
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