Para driblar problemas e tornar a rotina empresarial mais uniforme, a padronização dos processos surge como uma boa opção que pode, inclusive, tornar a atividade desempenhada mais consistente e produtiva.
O sucesso de um negócio exige esforço e muito planejamento em processos empresariais. Antes de tirar o projeto do papel, imaginamos a sua execução da mais perfeita forma. Mas, ao trazer para o plano físico, percebemos que, por mais organizado que seja, erros podem acontecer.
4 vantagens da padronização dos processos
Em primeiro lugar, padronizar processos empresariais significa desenvolver um padrão que será seguido por todos os colaboradores da empresa. Ou seja, criar um método e estabelecer uma forma padrão de realizar uma determinada atividade.
Imagine, por exemplo, uma hamburgueria com 100 funcionários, e cada um cumprindo com os pedidos como bem entender, sem seguir nenhuma orientação prévia. Aposto que você automaticamente pensou numa grande bagunça, certo? Assim, a padronização dos processos implica justamente na organização e formalização de diversas abordagens e tarefas de trabalho.
É importante que cada membro da empresa tenha em mente qual a sua função e relevância e o impacto daquele processo no produto final. Por isso, nada melhor do que ter um guia de práticas e modos de execução disponíveis para tirar dúvidas quando for necessário.
Veja, a seguir, outras 4 vantagens que você e a sua empresa podem conquistar aderindo a padronização dos processos.
1 – Mais assertividade
Quando não existem processos operacionais a seguir numa empresa, cada funcionário faz do seu jeito. Dessa forma, quando tem mais de uma pessoa executando uma tarefa é mais fácil de ocorrer falhas. Adotar um modelo de operação garante que as atividades sejam sempre bem executadas independente da pessoa ou do local.
2 – Aumento da produtividade e lucratividade
A consequência mais direta é o aumento da produtividade. Principalmente porque, com um modelo a seguir, não há necessidade de perder tempo pensando qual é o próximo passo, pois já está internalizado.
Dessa forma, a padronização dos processos confere não só mais qualidade, como também agilidade ao trabalho desenvolvido na empresa. Com uma equipe mais produtiva e assertiva, diminuem, portanto, os custos e aumentam os lucros.
3 – Clientes mais satisfeitos
São muitas as vantagens de incorporar processos otimizados e padronizados. Mas, se for para destacar apenas uma, pode-se dizer que a mais importante é a melhora na satisfação e fidelização de clientes.
Os impactos gerados são imediatos. A entrega de um trabalho com mais qualidade afeta a receptividade dos consumidores. Empresas que padronizam processos logo percebem o feedback positivo do público.
4 – Facilidade no treinamento de colaboradores
Vamos imaginar novamente o cenário caótico da hamburgueria com muitos funcionários e cada um trabalhando à sua maneira. Pense que estão chegando novos funcionários e eles precisam ser treinados, porém não existem critérios, modelos e processos definidos.
Digamos que você é o(a) dono(a) dessa empresa: como irá dizer aos novos funcionários o que devem fazer e como devem agir? A padronização dos processos oferece uma série de materiais para documentar todo o passo a passo das atividades de uma empresa. Ter um arquivo dessas instruções ajuda muito na hora de capacitar novos colaboradores. Assim, os novos membros poderão consultar esse arquivo sempre que tiverem dúvidas.
Por fim, outro ponto importante da padronização dos processos é que, com todas as etapas de trabalho registradas, a empresa não corre o risco de perder uma informação valiosa com a saída de um funcionário, por exemplo. Também há ganhos de transparência. A documentação dos processos operacionais permite que toda a equipe melhore os resultados e conheça as etapas de trabalho de cada setor.
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