As planilhas de controle são essenciais na organização e saúde financeira das pessoas e também das empresas. Isso porque elas ajudam no planejamento dos gastos e despesas durante o mês e, assim, facilitam a visualização dos setores com maiores custos.
Além disso, auxiliam na análise de determinados períodos e, consequentemente, melhoram a renda do negócio. Desse modo, a organização de gráficos é importante no ambiente de trabalho e nas contas pessoais. Dito isto, entenda melhor como funciona esse processo e como criar uma planilha.
O que são planilhas de controle?
Em resumo, a planilha de controle é uma ferramenta que contribui na manutenção do registro de receitas e gastos. Nesse sentido, permite escolhas baseadas em projeções e, assim, melhoram as tomadas de decisão. Com isso, é possível detalhar todas as despesas e receitas ao longo do mês. Em outras palavras, essa técnica funciona como um planner financeiro. Isto é, coloca de um lado as remunerações e do outro as despesas financeiras.
No entanto, essa organização não é uma solução para todos os seus problemas. A planilha de controle é apenas uma alternativa para melhorar seu planejamento financeiro. Assim, se usarmos uma analogia, ela seria um diagnóstico. Ou seja, não seria o tratamento da doença. Por isso, essa estratégia deve ser acompanhada de objetivos, metas e mudanças de hábito. Caso contrário, se a planilha de controle não mudar o seu comportamento, será apenas um documento sem nenhuma finalidade.
Em síntese, desenvolver a sua tabela de controle é essencial, porém é insuficiente para, sozinha, melhorar as suas condições financeiras.
Nesse sentido, atualmente, há diversos modelos disponíveis na internet. Em contrapartida, são apenas sugestões baseadas nos desejos, necessidades e possibilidades gerais. Por isso, não tenha medo de começar do zero, isto é, fazendo a sua própria tabela. Afinal, isso pode ser um ótimo exercício para você conseguir compreender as suas receitas e despesas.
Existem quais tipos de planilhas de controle?
Agora que você sabe o que são planilhas de controle, vamos entender quais os tipos que existem, pois, assim, você conseguirá utilizar a que mais se adequa ao seu perfil.
1. Gastos diários
Em primeiro lugar, essa planilha de controle é importante e trata principalmente de funções mais operacionais. Ou seja, as entradas e saídas do dia a dia. Portanto, ajuda na análise de pequenos gastos que podem alterar o orçamento corporativo no final do período.
Por outro lado, não é possível fazer projeções com essa estratégia. Sendo assim, são utilizadas apenas para promover a economia na companhia.
2. Gastos mensais
Essa organização contribui na obtenção de maior visão do cenário financeiro da sua empresa. Assim, por meio de relatórios produzidos, é essencial para planejar investimentos e estratégias. Ela possui controle dos gastos, reflexões e previsibilidades. Logo, auxilia na redução de gastos desnecessários e preserva o orçamento dentro daquilo que estava previsto.
3. Planilha de fluxo de caixa
Em terceiro lugar, esse sistema de planilha ajuda em maior faturamento sem precisar investir muito. Nesse sentido, oferece previsibilidade dos gastos da sua empresa. Ou seja, com ela você consegue analisar melhor o capital de giro da empresa e, consequentemente, ter segurança nas decisões, por exemplo, nas solicitações de empréstimo. Portanto, aproveite esses dados para desenvolver outras ferramentas de gestão, como, por exemplo, Estrutura Gerencial de Resultados.
4. Planilha de contas
Se a planilha de fluxo de caixa oferece previsibilidade no desempenho da empresa, o controle de contas é mais importante, pois disponibiliza uma análise mais completa. Permitindo colocar todas as contas a pagar e a receber e, assim, compreender de maneira concreta a situação financeira mesmo após os próximos recebimentos ou gastos.
5. Planilhas de controle: DRE
Por fim, o DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) é uma planilha que auxilia na organização mais detalhada em relação aos resultados financeiros do seu negócio. Ainda mais, ajuda no balanço patrimonial da empresa. Podendo, ainda, oferecer outros benefícios, como:
- indicar possíveis falhas administrativas;
- apresentar o desempenho e situação econômica;
- verificar os lucros obtidos;
- mensurar a gestão administrativa;
- bem como, tomar decisões de maneira mais assertiva e segura.
Como montar uma planilha de controle?
De antemão, se você está querendo saber como fazer uma planilha de controle, é muito simples. Para iniciar, vamos falar da ferramenta em si. A mais utilizada é o Excel, que você já deve conhecer. Porém, há outras ferramentas que também podem ajudar. Por exemplo, planilhas do Google, gratuita e funciona na nuvem.
Após a definição da ferramenta de organização, chegou a hora de montar o seu planejamento financeiro. Ou seja, mãos a obra! Por isso, a melhor maneira de começar é por meio do controle de gastos mensais. Através dela será possível analisar todos os principais gastos do ano. Por isso, pule a coluna “A” e, dali para frente, escreva todos os meses.
Em seguida, na primeira coluna, detalhe todas as despesas mensais. Nesse sentido, comece pelos custos básicos e necessários. Além disso, não esqueça da reserva financeira. Logo depois, na última linha, será destinada ao total dos gastos. Para ficar ainda mais otimizado, utilize alguma fórmula de cálculo, por exemplo, a SOMA.
Planilha de controle financeiro, modelo
JANEIRO | FEVEREIRO | MARÇO | ABRIL | |
Supermercado | 200 | 350 | 150 | 400 |
Internet | 50 | 55 | 60 | 65 |
Conta de Luz | 150 | 200 | 140 | 180 |
Poupança | 200 | 400 | 300 | 300 |
Combustível | 100 | 150 | 50 | 200 |
TOTAL | 800 | 1.055 | 700 | 1.145 |
Análise dos gastos
Outra etapa para saber como montar uma planilha de controle de estoque é fazer uma análise de seus gastos. Sendo assim, é possível saber se estão em harmonia com o quanto você ganha por mês. Portanto, some o salário com outras rendas financeiras, como:
- rendimentos;
- aluguéis;
- horas extras.
Como também, é essencial analisar os gastos e definir metas para serem alcançadas. Assim, você irá conseguir realizar mudanças no seu comportamento. Bem como, diminuir despesas e separar uma parte do orçamento para a realização de investimentos. Por isso, o recomendado é utilizar entre 10% e 30% das suas receitas para as aplicações. Para facilitar esse processo, trate essa poupança como uma despesa recorrente.
Outro ponto importante, é definir as prioridades em uma planilha. Para isso, organize uma lista colocando os gastos em grau de importância. Essa listagem deve ser constantemente atualizada.
Aprender a se motivar também é essencial para não perder o foco. Por isso, pense nos benefícios que pode alcançar com uma organização financeira melhor. Por exemplo:
- viagens;
- começar um negócio;
- iniciar um novo curso;
- ou ainda, realizar aquele intercâmbio que você tanto sonhou.
Além disso, é importante separar um tempo na semana para verificar a sua planilha de controle. E, assim, analisar se não é necessário a realização de nenhum ajuste. Ainda mais, é fundamental aprender a lidar com o cartão de crédito e estar preparado para futuras emergências.
Conclusão
Por fim, as planilhas de controle são essenciais para a concretização das suas metas pessoais e para a organização das suas dívidas. Logo, pode oferecer diversos benefícios que permitem melhores tomadas de decisão. E, consequentemente, possibilidades de investimento. Por isso, é muito importante gerenciar de maneira correta os seus orçamentos através de uma planilha, para você conseguir alcançar os seus principais objetivos.
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