Digitalizar os seus documentos pode trazer muita praticidade para a sua vida pessoal e profissional. Dessa forma, você pode enviar arquivos por e-mail com mais facilidade, além de poder acessá-los de forma muito mais rápida. Portanto, entender como fazer digitalização de documentos pode ser muito importante para a sua organização.
Nesse post, você vai descobrir as principais vantagens de fazer a digitalização de documentos, bem como fazer digitalização de documentos através do computador e do celular. Confira!
Por que digitalizar seus documentos?
Em primeiro lugar, saber como fazer digitalização de documentos pode ajudar muito nas situações burocráticas do dia a dia, além de oferecer praticidade e segurança. Dessa forma, conheça quatro principais vantagens de manter seus documentos digitalizados:
1. Redução de custos com impressão e armazenamento
Quando se sabe como fazer digitalização de documentos, há uma redução de custos considerável em uma empresa. Isso acontece pois serão poupados gastos com papel e materiais de impressão, sem contar as economias de espaço físico, como arquivos e prateleiras.
2. Acessibilidade dos documentos
Com o armazenamento de documentos na forma física, guardar os arquivos de forma desorganizada se torna muito mais provável. Dessa forma, gasta-se muito tempo procurando um único documento, sem contar com a probabilidade de perder documentos importantes.
Quando você entende como fazer a digitalização de documentos, no entanto, qualquer arquivo pode ser facilmente acessado em poucos segundos, mantendo-os em pastas no computador, o que ajuda muito na sua organização digital.
3. Melhora na segurança de dados
Sabendo como fazer digitalização de documentos, é possível controlar de maneira muito mais eficaz quem pode acessar cada documento, favorecendo a segurança das informações. Além disso, a digitalização também reduz os riscos de danos aos documentos, como no caso de algum acidente.
4. Redução do impacto ao meio ambiente
Por fim, não é novidade que o uso excessivo de papel ocasiona um grande impacto ao meio ambiente. Por isso, saber como fazer digitalização de documentos é muito importante para melhorar a pegada ecológica da sua empresa e contribuir para o meio ambiente.
Como fazer digitalização de documentos pelo computador?
Manter seus documentos digitalizados no seu computador pode ser muito útil e fazer toda a diferença no dia a dia de uma empresa. Assim, perde-se menos tempo procurando arquivos importantes, além de economizar bastante espaço.
Entenda como fazer digitalização de documentos pelo computador, além de conferir quatro dicas para fazer isso:
Como fazer digitalização de documentos pelo computador?
1. Escanear o arquivo
Primeiramente, você vai precisar escanear o arquivo. Para isso, você precisará de um equipamento específico para realizar o escaneamento dos seus documentos.
Para digitalizar de forma rápida, preste atenção em pequenos detalhes, como a ordem dos documentos, por exemplo.
O procedimento de escaneamento vai variar conforme o equipamento de scanner escolhido. Por isso, leia atentamente as instruções da sua escaneadora para realizar a digitalização.
2. Digitalizar o documento em formato PDF
Agora que você já escaneou o seu arquivo, você deve escolher o seu formato para salvá-lo no seu computador. Um dos mais práticos é o PDF, que pode ser facilmente acessado e compartilhado.
Para digitalizar o documento em formato PDF, será necessário baixar o Adobe Acrobat. Feito isso, realize as seguintes operações para digitalizar o seu documento:
- (Windows) Selecione Arquivo > Criar > PDF do scanner > Digitalização personalizada;
- (Mac OS) Escolha Arquivo > Criar > PDF do scanner;
- Selecione as opções na caixa de diálogo “Digitalizar” conforme necessário, e clique em “Digitalizar”.
3. Salvar e armazenar
Por último, você não pode esquecer de salvar o seu novo arquivo no computador, de forma acessível. Você pode fazer isso através de uma organização em pastas, para encontrar todos os documentos que você precisa de forma rápida e fácil.
Dicas de como fazer digitalização de documentos pelo computador
Agora que você já sabe como fazer digitalização de documentos através do computador, é preciso saber de algumas dicas para ganhar tempo e facilitar o processo, evitando certas dificuldades e problemas. Confira:
Escolha um bom equipamento de escaneamento
Investir em um bom scanner, bem adaptado aos seus computadores e às necessidades dentro da sua empresa, é muito importante para otimizar a tarefa de digitalizar os seus documentos. Por isso, faça uma ampla pesquisa antes de investir nesse equipamento.
Retire grampos, clipes e fitas adesivas do papel
Antes de posicionar as folhas na escaneadora, retire os grampos, clipes, fitas, e outros itens que podem estar presos ao papel. Assim, a digitalização será feita da forma correta.
Organize os documentos em ordem
Outro detalhe importante na hora de digitalizar é a ordem das folhas no arquivo, no caso dos documentos com mais de uma folha. Por isso, certifique-se que a ordem das páginas foi mantida na hora de salvar o documento no computador.
Garanta a segurança digital dos seus documentos
Depois de salvar os documentos no seu computador, é muito importante proteger os arquivos com algum programa antivírus ou ferramentas de proteção de dados. Assim, há um menor risco de vazamentos ou ataques que podem comprometer os documentos.
Como fazer digitalização de documentos pelo celular?
Embora digitalizar documentos pelo computador exige mais equipamentos e tecnologia, fazer a digitalização através do celular pode ser uma alternativa bastante prática. Entenda como fazer digitalização de documentos pelo celular nos modelos Android e iPhone:
Digitalização de documentos com um Android
Em resumo, a digitalização de documentos com um celular Android pode ser feita através do aplicativo do Google Drive. Com essa ferramenta, é muito simples de digitalizar os seus documentos. Sendo assim, confira o passo a passo de como fazer digitalização de documentos pelo Android:
- No aplicativo do Google Drive, clique no ícone Adicionar, na parte inferior direita da tela.
- Então, clique em Digitalizar Scan.
- Tire uma foto do documento que você quer digitalizar.
- Ajuste a foto, fazendo cortes conforme necessário.
- Adicione mais páginas através do ícone “Adicionar”.
- Para salvar no aplicativo, clique no ícone “Concluído”.
Digitalização de documentos com um iPhone
Já a digitalização de documentos pelo iPhone é feita através do aplicativo Arquivos, que já vem instalado no celular. Para entender como fazer digitalização de documentos no iPhone, confira o passo a passo:
- No aplicativo Arquivos, clique no ícone “Navegar”, e depois no ícone de reticências (…).
- Assim, devem aparecer algumas opções: clique na opção “Escanear documentos”
- Com isso, a câmera vai se abrir. Assim, enquadre o documento de acordo com as marcações azuis na tela, e tire a foto.
- Então, o documento aparecerá no canto inferior esquerdo da tela. Clique e verifique se ele está adequado, realizando ajustes se necessário.
- Então, basta clicar no botão “Salvar” para gravar o documento no seu aplicativo.
- Pronto! Agora você já sabe como fazer digitalização de documentos no seu iPhone.
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