Será que você é mesmo organizado com seus arquivos? Talvez sua organização digital precise de um reforço. Além disso, você costuma usar algum aplicativo de organização para te ajudar nas tarefas? É fundamental saber como tirar o máximo proveito das ferramentas digitais à nossa volta para ter organização virtual. Somente assim, conseguimos colocar eficiência na rotina de trabalho ou pessoal e lidar melhor com arquivos.
Se quiser saber como organizar arquivos digitais do jeito correto. Ou ainda, como organizar e-mail, usar o bloco de notas online da forma certa, dentre outras dicas, continue com a gente. Pois, vamos te ensinar como fazer a organização digital da maneira ideal. Ou seja,
- como coordenar os e-mail;
- usar bloco de notas online;
- bem como, outros recursos do meio digital para uma melhor organização.
Antes de começar, primeiramente, saiba que comportamentos na internet, aparentemente banais, podem prejudicar sua performance na organização. Você passa muito tempo nas redes sociais? Não abre os e-mails diariamente e não os organiza em pastas? Como, então, organizar os seus e-mail?
Mais um motivo para você ficar aqui com a gente. Em instantes, saiba o porquê. A seguir, vamos listar 9 dicas para melhorar a sua organização virtual de arquivos. Além disso, também te contamos são só como organizar arquivos digitais, como, também, arquivar documentos físicos. Para facilitar, organizamos as dicas de organização digital em três partes. Então, tenha uma excelente leitura!
O que é organização digital?
Em resumo, a organização digital é a área da organização referente ao ambiente digital. Trata-se de arrumar os arquivos digitais que estão no nosso computador, laptop, celular, tablet, pen drive e HD Externo, por exemplo. Fazendo isso, portanto, chegamos à organização virtual. E, hoje em dia, com um dia mais acelerado do que o outro, não se pode perder tempo apenas por falta de organização. Não é mesmo?
Portanto, confira alguns exemplos de arquivos digitais:
- Documentos;
- Certificados;
- Comprovantes;
- Avaliações;
- Imagens;
- Vídeos;
- Músicas;
- Softwares;
- Ícones na área de trabalho.
Em suma, a organização digital te ajuda a otimizar o seu tempo (que, por sinal, é bem valioso). Com ela, você executa mais ações em menos tempo. Assim, aumentando a sua produtividade sem você, às vezes, nem perceber. Esse é o principal objetivo dessa prática.
Além de adiantar e facilitar a sua vida, de forma significativa, a organização digital traz satisfação para a sua alma. Não tem preço olhar para a tela do seu computador ou aparelho celular e enxergar tudo em ordem, organizado e sem nenhuma poluição visual capaz de te tirar do sério. Convenhamos, a bagunça, seja ela por falta de organização virtual ou física, pode comprometer o nosso rendimento e qualidade de vida.
Nesse sentido, a organização digital também envolve programas de tarefas, como:
- bloco de notas online;
- Trello;
- Evernote;
- Todoist;
- Google Agenda;
- como organizar os e-mail;
- bem como, ferramentas de digitalização de documentos (arquivos).
A organização digital não é só um adiantamento na vida de uma pessoa. É um ponto essencial e que deve ser posto em prática o quanto antes. Imagine o tempo perdido por um funcionário cada vez que ele tem que procurar por um e-mail na caixa de entrada? Ele deixa de fazer tarefas importantes no dia por causa de falta de organização virtual. Economia de tempo impacta, de modo direto, a economia de dinheiro. Então, pense nisso!
9 dicas para uma melhor organização digital
Antes de falar como fazer a organização digital, de fato, é fundamental chamar atenção para a necessidade de, sempre que possível, fazer a importação de arquivos físicos para plataformas digitais. Desse jeito, o controle e a gestão são otimizados. E, assim, fica mais fácil de organizar as informações.
Confira dicas de como organizar os seus arquivos digitais:
1. Tecnologia nuvem
Além das ferramentas utilizadas (seja no escritório ou na sua vida pessoal em casa), utilizar a tecnologia em nuvem é um passo importante na hora de fazer a sua organização virtual. Prática com a possibilidade de criar pastas, ela confere mobilidade e segurança para seus arquivos digitais. De qualquer lugar, a qualquer hora, você acessa os seus documentos. Bem como, diminui a burocracia para dar entrada e consultar arquivos digitais.
Acesso restrito
Aproveite o recurso de restringir o acesso a determinados documentos da nuvem. Deixe, portanto, apenas alguns colaboradores com permissão de acesso/alteração dos arquivos digitais arrumados na rede. A não ser que sejam pastas referentes a um aspecto mais geral da empresa.
Pense: se todo mundo tiver a permissão concedida, maiores serão as chances de haver trocas acidentais de nome de clientes. Ou ainda, uma acidental mudança de lugar das pastas… Enfim, você não vai querer tal dor de cabeça. Não deixa de ser, também, um meio de segurança.
2. Use pastas
Pastas, uma das primeiras respostas quando alguém se pergunta como organizar arquivos digitais. Esse jeito eficiente de impulsionar a organização virtual consiste em criar níveis/estruturas de organização de acordo com o conteúdo dos arquivos digitais. Bem como a área (Recursos Humanos, Marketing, Vendas, Comunicação) a que pertencem.
Nesse âmbito, uma pasta denominada “cliente” pode armazenar sub pastas em ordem alfabética com dados pessoais dos consumidores. Como:
- bairro;
- data da primeira contratação;
- idade;
- valor da proposta;
- entre outros dados importantes.
3. Recorra a tags
Em terceiro lugar, utilize as tagas, também conhecidas como palavras-chave. Essas marcações são uma boa maneira de como organizar arquivos digitais. Portanto, usar títulos curtos/abreviações na hora de nomear uma pasta virtual em ferramentas é um recurso bastante interessante. Em vez de escrever “documento”, por exemplo, prefira “doc.”. Nesse sentido, você economiza tempo desde o momento em que está começando a organização digital.
4. Chame um profissional específico
Esta dica dedica-se, sobretudo, a empresas. Para conseguir fazer uma gestão de arquivos digitais mais eficiente, a Companhia não deve contar apenas com seus equipamentos. Portanto, pode ser uma alternativa boa contratar profissionais específicos para fazer o manejo de todos os arquivos digitais da empresa. Assim, uma pessoa fica encarregada apenas de uma ação. O que diminui as chances de falhas de comunicação e desencontros na rotina da empresa.
5. Crie um manual
Em seguida, antes de colocar em ação a sua proposta de organização digital, é importante estabelecer regras a serem seguidas por todos que frequentam o mesmo ambiente. Se puder, crie normas obrigatórias e coloque-as em uma espécie de manual. Depois de pronto, veicule o material e compartilhe-o com todos da equipe. Essa iniciativa garante ordem e deixa a produtividade em um alto nível constante.
6. Atente-se ao nome utilizado na organização digital
Nada adianta saber como organizar arquivos digitais, usar pastas, recursos de nuvem e outros se você não nomeá-los do jeito correto. Ou seja, se você nomeá-los de forma que você ou sua equipe não consiga entender depois. Os arquivos digitais, como diferencial, oferecem a opção de serem guardados, encontrados e renomeados de modo fácil.
Mas, isso só se torna realidade se você souber como usá-los. Cada um dos arquivos digitais precisam ter dados. Vamos fazer um exemplo corporativo. Nesse caso, é preciso ter os seguintes dados:
- Nome;
- Informações relevantes;
- Data de emissão;
- Operação;
- Objetivos.
Nome genérico: não faça isso
Sabe quando estamos com pressa e acabamos colocando qualquer nome em um documento do computador? Isso só para nos livrar logo daquilo e enviar o arquivo para alguém ou salvar. Então, não faça mais isso! Nunca dê um nome genérico aos arquivos digitais. Prefira inserir um nome mais compatível ao conteúdo da pasta ou do documento. Afinal, a ideia da organização é justamente facilitar a sua vida.
O título “documentonovo123” não é nada explicativo e em nada facilita a sua vida. Vamos imaginar que seja uma lista de compras do mês de julho do almoxarifado da sua empresa, por exemplo. Por que não nomear o arquivo de outra maneira? Um nome adequado seria “compras-julho-almoxarifado”. Outra alternativa para melhor organização virtual é por data. Veja um exemplo: “2021-07-02-compras-julho-almoxarifado”.
Em caso de relatórios, textos e outros arquivos, salve todas as alterações no novo arquivo. Atualize sempre, por exemplo, adicionando ao nome “versão01”, “versão02” e assim por diante. Assim, você mantém todo o histórico de alterações disponíveis, e poderá encaminhá-los com facilidade, caso alguém solicite.
7. Faça faxina
Não se engane, a faxina não existe só no mundo físico como estamos acostumados. Apesar de os arquivos digitais não causarem poeira, eles ocupam espaço na memória do seu aparelho. Mesmo você utilizando o serviço de armazenamento em nuvem. Faça uma limpeza geral na sua área de trabalho virtual de vez em quando.
No final da semana, você pode destinar alguns minutos para organizar tudo para a próxima semana. Imagens, textos, documentos, downloads, e por aí vai. Exclua o que tiver que excluir, renomeie e mude de pastas, caso seja necessário. Arquivos digitais duplicados? Para a lixeira imediatamente!
Bônus
Quando você for descarregar fotos da sua máquina fotográfica ou telefone celular, por exemplo faça uma pré-seleção. Delete logo as fotos tremidas, cortadas, desfocadas e com enquadramento ruim. Assim, quando for selecionar para valer, você economiza tempo. E, sem dúvidas, consegue uma organização muito maior das suas fotos!
8. Cuide da área de trabalho
O famoso desktop serve como ponte para acessar softwares os quais você mais usa. Dessa forma, deixe nesse espaço apenas ícones de programas editores de texto, imagem, organizadores, dentre outros. Isto é, não deixe a área lotada sem necessidade e nem salve documentos nela. Coloque todos os documentos e arquivos em pastas. Isso evitará o acúmulo de arquivos na área de trabalho e, consequentemente, evita a “bagunça digital”.
9. Bloco de notas online
Por fim, chega de anotar em pedaços de papel que ficam perdidos na sua mesa de trabalho. Isso não tem nada a ver com organização, muito pelo contrário. No bloco de notas online, você pode criar listas de tarefas, anotar compromissos e marcar lembretes. Há aplicativos, inclusive, que permitem o compartilhamento de notas com colegas, assim todos colaboram simultaneamente. O Google Keep é um ótimo exemplo de bloco de notas online.
Como organizar email?
E, agora, vamos falar dele, o tradicional e muito usado e-mail. Sem dúvidas, essa rede social é uma das que mais consomem tempo de trabalho (e de vida) de nós. Isso, pois, estamos constantemente recebendo mensagens:
- Newsletters de jornais;
- Artigos de blogs;
- Anúncios e propagandas diversos;
- Clientes entrando em contato;
- Dentre outras.
Diariamente, novos e-mails chegam à caixa de entrada. Em meio a tudo isso, chegam mensagens extremamente importantes que se perdem nesse mar de destinatários e remetentes. Sendo assim, se não tivermos organização e não soubermos como organizar o e-mail, já era. Por isso, preparamos mais 7 conselhos de organização digital. Dessa vez, focadas em como manter e como organizar e-mail! Então, confira:
Pastas
Primeiramente, elabore um sistema de arquivamento para e-mails que devem ser armazenados. Use pastas, classificando-as por categorias, clientes, projetos ou assuntos, por exemplo. Feito isso, priorize-os. É bacana fazer da forma usada no seu computador, assim, facilita a localização das mensagens arquivadas.
Boas classificações são:
- “urgente” (responder o mais rápido possível);
- “aguardar” (depende de mais pessoas para ser respondido);
- e “arquivar” (consulta/referência futura).
Resposta rápida
Se você puder responder a uma mensagem assim que ela chegar ao seu endereço, faça. Principalmente se for um email que não demande um conhecimento tão profundo sobre o assunto. Ou seja, não deixe para depois, correndo perigo de se esquecer de retornar o e-mail.
Mover e-mails
Se chegar um e-mail solicitando uma providência sua ou exija mais dados para responder, sem problemas. Mova a mensagem a uma pasta específica com um nome de “pendências” ou “aguardando resolução”. Imediatamente, marque na sua agenda um dia e horário para você lidar com tudo o que tiver nessas pendências e, claro, responder aos e-mails. O foco é tirá-lo da caixa de entrada (a área principal), para que ele não se perca nas mensagens não visualizadas. E também para que não se perca em meio às propagandas e outros.
Etiquetas coloridas
Usuários do Gmail vão adorar esta dica de como organizar e-mail. Saiba que é possível usar um sistema de cores para categorizar/marcar os seus e-mails. Visualmente, facilita muito a sua organização, e também facilita a busca.
Limpeza digital
Cá estamos nós falando novamente de limpeza. A faxina deve, sim, fazer parte do planejamento de organização virtual. Portanto, exclua e-mails que já não têm motivos de guardar. Assim, desocupando sua caixa de entrada e evitando perder-se no dia a dia.
Cancelar o cadastro
Jamais perca o seu tempo com o desnecessário. Isto é, se você recebe muitos e-mails de um determinado canal/blog e não abre, talvez seja melhor cancelar o seu registro na newsletter. Uma alternativa é acessar diretamente o site da organização quando tiver tempo. E-mails desnecessários são como arquivos que servem apenas para lotar sua caixa de entrada e fazer com que você corra o risco de deixar um e-mail importante passar despercebido por seus olhos.
Separe pessoal e profissional
Por fim, mas não menos importante: não misture sua conta pessoal de e-mail com a profissional. Assim, você evita distrações e consegue mais organização. Nesse sentido, mantenha newsletters, promoções e discussões em sua conta pessoal. E deixe sua conta profissional apenas para receber emails de parceiros, clientes e potenciais clientes.
Quais aplicativos podem ajudar na organização digital?
Além das nossas dicas de organização digital, existem aplicativos que podem te ajudar nesta missão de organizar arquivos. Sendo assim, selecionamos alguns para você! Então, confira e escolha o seu aplicativo de organização que mais se alinhe a sua rotina:
Google Agenda
Muito conhecido e com foco na organização pessoal, esse recurso da Google está disponível para desktop e mobile. Em resumo, com ele, você pode:
- marcar compromissos;
- consultas médicas;
- agendar eventos;
- bem como, compartilhar com outros usuários.
Além disso, o Google Agenda apresenta integração com outros produtos da gigante das buscas.
Evernote
Este app é bastante usado no meio empresarial. Então, por que não usar para organizar arquivos? Ele funciona como um bloco de notas virtual. Em suma, através do Evernote é possível:
- inserir imagens, áudios, vídeos, dentre outros.
- fazer listas de tarefas, compras;
- arquivar e compartilhar comprovantes bancários;
- marcar lembretes;
- e até mesmo guardar uma ideia que teve.
Mobills
Esse aplicativo é voltado, sobretudo, à organização virtual das suas finanças! Ele oferece gráficos e relatórios de acordo com os seus dados financeiros. Dá para saber onde você tem que reduzir gastos!
Organização digital: como arquivar documentos físicos?
A organização dos arquivos digitais é de extrema importância, como você observou neste artigo sobre organização virtual. No entanto, a organização dos arquivos físicos também merece atenção. As velhas conhecidas pastas e também as gavetas, são bem úteis!
Poupe tempo, aumente a produtividade, evite a poeira e a presença de bichos indesejados no escritório e nos seus arquivos. Mesmo que você tenha um grande volume de papéis para organizar, fique tranquilo, é possível colocar tudo em ordem! Saiba como:
Reserve um local
Destine um lugar específico, de sua casa ou empresa, para efetuar o armazenamento de arquivos. Nessas horas, gaveteiros de aço, para deixar os documentos seguros, são bem-vindos.
Para arquivos atuais, recentes, reserve um espaço grande. Pense, ainda, nos novos lotes de documentações que podem surgir. Organize os documentos de modo a facilitar eventuais consultas, tanto suas quanto de terceiros.
Atenção à triagem
Em segundo lugar, este momento é o mais crítico da organização de arquivos. Aqui, deve-se analisar todos os papéis. Portanto, disponha-os em pilhas e separe cada uma conforme o tema. Em seguida, separe por categorias (temas, datas, clientes, serviços), visando facilitar as suas consultas.
Arranjo dos arquivos
Arranjos ou gêneros como também são chamados. Representam os nomes das gavetas principais, local em que colocamos documentos em pastas (operação, Recursos Humanos, Marketing, Vendas). Este meio de organização ocorre de acordo com o setor da empresa.
Método de armazenamento
Alfabético
A ordem alfabética é um dos métodos mais utilizados em diversos setores da nossa sociedade. Muito presente em arquivos das secretarias de escolas. E até mesmo estão presentes nos consultórios médicos, por exemplo.
Geográfico
Este é um padrão encontrado em repartições públicas. A organização dos arquivos ocorre de acordo com o local ou origem do dado. É possível unir o método geográfico ao alfabético para uma maior organização.
Numérico
Esta ordem acontece com sistemas de prioridade, por exemplo:
- boletos;
- documento de pessoas físicas;
- dentre outros.
Ideográfica
Aqui, costuma-se fazer o uso de um vocabulário técnico (especializado). É preciso, portanto, ter um amplo conhecimento de toda a empresa. Isso, pois o documento, antes de receber determinada classificação ideográfica, precisa ser devidamente analisado de acordo com a organização.
Índice
Depois de organizar os arquivos em categorias, pastas e gavetas, elabore um índice (guia) para você encontrar cada documento com mais rapidez. Caso o arquivo físico em questão seja muito grande, considere fazer um mapa do local e anexá-lo ao guia. No mapa, sinalize:
- nomes de prateleiras;
- estantes;
- gavetas;
- e demais lugares usados para armazenar.
Mas, antes, registre os documentos de modo alfanumérico. Além disso, garanta que ao lado de cada registro há uma legenda indicando o assunto. Por exemplo: Pastas da Estante A (ao lado da entrada): Comprovantes de aquisição de materiais para banheiros.
Validade
Diversos documentos têm um prazo de validade. Na prática, isso quer dizer que depois de certo tempo ele perde a validade jurídica. Esse fator deve, portanto, ser levado em conta na hora da organização. Isso ajuda na otimização de eventuais descartes e renovações. Para isso, faz-se necessário:
- Prestar atenção em documentos de prazos vencidos e descartar do jeito certo. Ou seja, liberação de espaço no arquivo;
- Melhor organização do resto. Isto é, conservação dos arquivos sem prazo de validade.
Guarde no lugar
Estabeleça uma rotina diária de organização. Sempre que retirar um arquivo do lugar, retorne para o devido lugar. Abriu uma gaveta? Feche-a. Consultou uma pasta? Coloque-a de volta em seu lugar. Consultou o documento de um cliente? Devolva-o. A manutenção da organização é de suma relevância. Dessa forma, você evita perder tempo procurando por documentos das quais você não sabe onde colocou.
Limpeza
Com frequência, faça uma boa limpeza no ambiente. Isso reduz as chances de proliferação de fungos, traças e outros organismos indesejados. Eles podem danificar os seus documentos.
Digitalização
Esta é uma excelente forma de poupar espaço físico e facilitar a organização dos arquivos. Cada vez mais pessoas/empresas adotam a transformação de arquivos físicos em arquivos digitais. Então cogite adotá-la também!
Organização digital: abandone comportamentos prejudiciais
Por fim, mesmo aplicando nossas dicas sobre como organizar arquivos digitais, como organizar o e-mail, usando um aplicativo de organização ou bloco de notas, você não terá sucesso na organização virtual se deixar a desejar em certos aspectos.
A sua hora do trabalho é sagrada. Concentre-se apenas nisso, bem como, renove seus hábitos. Seguem comportamentos que podem prejudicar a sua organização no dia a dia, se não forem seguidos:
- Ignore notificações de outras redes sociais;
- Cronometre o tempo de lazer que passa na internet e anote;
- Desabilite notificações da chegada de novos e-mails;
- Estabeleça horários determinados para checar suas mensagens;
- Não converse assuntos paralelos enquanto trabalha;
- Não abra diversas abas referentes a variadas tarefas ao mesmo tempo;
- Por fim, foque em uma tarefa de cada vez.
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